Event registratie

Online aanmeldingen & betalingen

Event registratie

Wat is event registratie?

Het bijhouden van de aan- of afmeldingen voor je event wordt ‘event registratie’ genoemd. Het inchecken van je bezoeker op de dag van het event heet on-site registratie.

Event registratie wordt nog (te) vaak ‘handmatig’ uitgevoerd - een tijdrovende en zeer onoverzichtelijke klus! Vooral wanneer je grote events organiseert zoals congressen, productlanceringen met honderden genodigden, kan het lastig zijn om bij te houden wie wel en niet komt - en voer je teveel herhalende taken uit. Maar vergis je niet, ook het bijhouden van aanwezigen bij kleine events (netwerk events, partnerbijeenkomsten, seminars, trainingen, etc.) kan meer tijd in beslag nemen dan gewenst.

Veel event professionals gebruiken nog altijd een combinatie van Excel-lijsten, uitnodigingen verstuurd met MailChimp of Outlook en een online formulier, bijvoorbeeld Google Forms voor het inrichten van hun registratieproces. Deze software is niet specifiek ontwikkeld voor events en heeft daarom flink wat beperkingen.

Voor sommige events kan het registreren van genodigden ingewikkeld worden, zeker wanneer je verschillende deelsessies aanbiedt en/of verschillende doelgroepen uitnodigt (VIP’s, Early birds of sponsors).

Door het registratieproces te automatiseren met specifieke event software, behoud je gemakkelijk het overzicht. Kies daarom liever voor een systeem waar je uitnodigingen mee kunt versturen, online registraties kunt bijhouden én achteraf een enquête mee kunt afnemen.

Het is slim om voor jezelf het registratieproces van tevoren uit te denken. Veel keuzes die jij maakt hebben betrekking op hoe je het proces inricht. Als je bijvoorbeeld na je event een bedankmail wilt sturen naar de groep genodigden die ook aanwezig waren, dan kan dat alleen wanneer je jouw genodigden incheckt: alleen dan weet je wie er aanwezig was op je event!

Een voorbeeld event registratieformulier

Een voorbeeld registratieformulier: sommige velden zijn verplicht zoals naam en emailadres om een registratiebevestiging te kunnen versturen.

Voordat je begint met het maken van je registratieformulier stel jezelf de volgende vragen:

  • Wil je alleen je eigen relaties uitnodigen of is het event toegankelijk voor iedereen?
    Deze keuze beïnvloedt het registratieproces, en de manier waarop jij je uitnodigingen verzendt.
  • Hoeveel mensen wil je uiteindelijk ontvangen op je event?
    Geef zo nodig een limiet aan voor het aantal registraties of het aantal te verkopen kaarten.
  • Mag jouw genodigde iemand meenemen?
    Bedenk of je introducées wilt toelaten en zorg dat jouw software dit faciliteert.
  • Zijn er deelsessies met een maximum capaciteit?
    Houd controle over je workshopinschrijvingen door mensen al bij de registratie te vragen om hun keuze. Voeg zo nodig een maximum aantal inschrijvingen toe.
  • Ga je de genodigden inchecken op het event?
    Als je jouw bezoekers on-site wilt registreren door hun e-ticket te scannen, zorg dan dat deze tickets automatisch worden meegezonden met de registratiebevestiging.

Door de vijf bovenstaande vragen vooraf te beantwoorden, maak je het event registratieproces een stuk eenvoudiger!

Event registratie is slechts één onderdeel van Event Management Software. Uitnodigings- en update mails, ticketverkoop, event website en een event enquête vallen ook onder event communicatie - en deze elementen horen daarom thuis in Event Management Software.

Wat is on-site registratie?

On-site registratie is het inchecken van je genodigden op het evenement zelf bij binnenkomst. Dit kan eenvoudig door het scannen van een barcode of QR-code op het (e-)ticket van jouw aangemelde deelnemer. Wanneer je jouw deelnemers incheckt krijg je onmiddellijk inzicht in het aantal aanwezigen - en het aantal mensen dat je nog kunt verwachten.

Achteraf is gemakkelijk in te zien wie er wel of niet was - handig wanneer je een bedankmail, enquête of andere follow-up wilt versturen naar de aan- of afwezigen. Ook kun je hiermee achteraf de show- en no-show percentages berekenen.

Wanneer je deelnemers tijdens je event wilt inchecken, denk dan eerst na over wie dit gaat doen? Doe je dit zelf als organisatie, of huur je een externe registratiepartner in? Registratiepartners verzorgen vaak niet alleen het inchecken, maar ook de bemanning van de registratiebalie, de naambadges en de bijbehorende software.

Overzicht aanmeldingen event

Zie in één overzicht wie er is uitgenodigd, zich heeft geregistreerd, registraties die zijn geannuleerd, aanwezigen & afwezigen of van wie je geen reactie hebt ontvangen.

Als je beschikt over Event Management Software, dan is het de moeite waard om te kijken of je het ook zelf kunt doen. Dit scheelt aanzienlijk in de kosten, zeker wanneer er voor het scannen geen aparte apparatuur nodig is.

Je gebruikt dan een smartphone met QR-reader of een specifieke app (bijvoorbeeld de Momice Check-in app. Je kunt de incheck app gratis downloaden in de Apple App Store voor iPhones (binnenkort beschikbaar) en Google Play Store voor alle Android toestellen. 

Wanneer je het inchecken niet uitbesteedt aan een registratiepartner, wil je ook het aantal scanpunten berekenen om lange wachtrijen bij de ingang te voorkomen. Deze ontstaan vaak doordat er te weinig scanpunten zijn uitgezet. 

Met deze formule bereken je eenvoudig het aantal scanpunten dat nodig is voor jouw evenement:

FORMULE: # bezoekers / # minuten inlooptijd = # scanpunten

Voorbeeld 1: 100 bezoekers / 50 minuten inlooptijd = 2 scanpunten

Voorbeeld 2: 250 bezoekers / 50 minuten inlooptijd = 5 scanpunten

Registratie tools en andere B2B tools: een overzicht

Het is dus verstandig om te kiezen voor geïntegreerde Event Management Software. Maar hoe verhoudt deze software zich tot andere bekende namen, zoals MailChimp en SurveyMonkey? En wat is Marketing Automation precies? En - het belangrijkste - welke software is geschikt voor jou?

Laten we beginnen met het uitleggen van de term SaaS (Software as a Service), een veel voorkomende term als het gaat om digitalisering. SaaS betekent: je hoeft niet eenmalig de software aan te schaffen, maar je kunt er gebruik van maken in de vorm van een abonnement of licentie.

Er zijn veel verschillende typen software, met elk hun eigen afkorting. Als event manager of marketeer loop je het risico te verdwalen in al deze termen. Hier is een handig overzicht:

B2B tools overzicht CMS, CRM, ESP, MAP & EMS

Alleen event management software (EMS) is specifiek ontwikkeld voor het organiseren van events.

De truc is om slimme connecties te maken tussen de verschillende applicaties, door middel van een Application Programming Interface, ofwel API (ja, nóg een afkorting). Bijvoorbeeld door jouw EMS te koppelen aan een CRM systeem als Salesforce. Dit bespaart jou als organisator een hoop tijd doordat je geen lijsten meer hoeft te importeren en exporteren - en je weet zeker dat je (contact)informatie altijd up-to-date is.

Welk event registratiesysteem past bij jou?

Wanneer je opzoek gaat naar een nieuw systeem kom je in Google zoekresultaten niet alleen ‘event management software’ tegen, maar ook:

  • Event registratiepartners;
  • Event ticketing software;
  • On-site registratiepartners;
  • Event registratieformulier (en enquête tool)
Diverse registratie systemen

Interne partners hebben zelf software ontwikkeld, terwijl externe partners gebruik maken van software van een externe leverancier.

Een belangrijke vraag bij het maken van je keuze is: “Wil ik werken met een externe leverancier of met mijn eigen* software?” In sommige gevallen zijn ook combinaties mogelijk. Elk type aanbieder heeft zijn eigen specialiteit. Lees meer over de type aanbieders in deze blog.

We willen even stilstaan bij een speciale categorie: Event Management Software  Bij dit type software worden Registratie, Mailings, Event Website, Tickets, Enquête en Statistieken onderling met elkaar verbonden, zodat je efficiënter kunt werken. Je bespaart tijd en maakt minder fouten.

We hebben de belangrijkste voor- en nadelen voor je op een rijtje gezet:

Event registratiepartners

Je bent minder tijd kwijt aan het registratietraject.
Het registratietraject is in handen van ervaren professionals.
De kosten per event zijn relatief hoog, daarom is deze optie minder geschikt voor kleine events.
Je hebt minder overzicht en inzage in de status van je aanmeldingen.*
Je bent afhankelijk van de planning van de eventregistratie partner, hierdoor heb je veel minder controle over je event.*
Geen integratie met je CRM (dit betekent handmatige invoer of import en is daarmee foutgevoelig en tijdrovend). Sommige partners bieden wél deze integratie.*

Event Management Software (EMS)

1 systeem voor al je event communicatie (Registratie, Email, Event Website, Tickets, Enquête).
1 up-to-date database voor alle contactgegevens.
Altijd direct inzicht in statistieken en resultaten (event ROI) van je event.
Mogelijkheid om alles zelf te beheren.
Bij sommige (SaaS)* aanbieders laat de gebruiksvriendelijkheid te wensen over, naarmate de trajecten complexer worden.**
Niet alle aanbieders zijn flexibel genoeg om oplossingen op maat te bieden, in het geval van complexe registratietrajecten.**

Event ticketing software

Voor betaalde events met eenduidige registratie is dit een eenvoudige, betaalbare oplossing.
De websitepagina om tickets te verkopen is vaak eenvoudig te integreren in je eigen event website.
Niet alle ticket software is white label (dus niet aan te passen aan de huisstijl van je event). Houd hiermee rekening bij het kiezen.*
Aparte ticket software biedt beperkte mogelijkheden voor het versturen van mailings, waardoor het lastig is om deze twee elementen aan elkaar te koppelen. Kies daarom voor geïntegreerde software.*

Event registratieformulier (en enquête tools)

Vaak eenvoudig en snel op te zetten en te embedden in een (event) website.
De software is niet altijd specifiek ontwikkeld voor registratie of event enquêtes en daardoor beperkt in mogelijkheden.**
Vaak niet white label, dus in een andere stijl dan de rest van jouw event communicatie.**
Stand-alone tools voor formulieren zijn niet gekoppeld aan genodigden- of aanwezigenlijsten, voor het selecteren voor de juiste doelgroep of mailing.**

On-site registratiepartners

Het is mogelijk om grote aantallen bezoekers moeiteloos in te checken.
Je betaalt zowel voor de apparatuur als voor de personele bezetting. Hierdoor is het voor kleinere events vaak al gauw (te) kostbaar.
Geen automatische koppeling met je database (registratieoverzicht). In de meeste gevallen kan wel een handmatige export worden gedraaid.

Nog meer criteria voor een goede keuze

Je weet nu het verschil tussen de verschillende type leveranciers. Let ook op de volgende criteria, die gelden voor alle aanbieders.

White label software

De meeste organisaties hebben duidelijke richtlijnen over de externe communicatie, zo blijft het professioneel, consistent en herkenbaar. Bij het kiezen van event software is het belangrijk om te checken of de software white label is. Dit betekent dat je event website, uitnodigingen en alle communicatie naar je genodigden in de huisstijl is van je organisatie en er dus nergens een logo verschijnt van je leverancier. Daarnaast kan je bij een white label oplossing ook de kleuren en lettertypes (fonts) kiezen die in de stijlgids van jouw organisatie zijn bepaald.

Support en custom oplossingen

Het is fijn wanneer je zelf aan de slag kunt met het gebruik van de software - zo houd je zelf de controle over jouw events. Toch is het belangrijk dat je ergens terecht kunt met je vragen. En wanneer je te maken krijgt met meer complexe (registratie)trajecten, kan het zelfs slim zijn om jouw software-aanbieder te vragen om hun expertise.

Momice biedt een dergelijke service aan in de vorm van Momice Agency: een team van ervaren projectleiders, designers en copywriters staat voor je klaar. Geen stress voor jouw als event manager meer!

Privacy: hiermee heb je te maken als event professional

De nieuwe privacywetgeving, die is ingegaan op 25 mei 2018 heeft veel impact op de werkzaamheden van event professionals. Event managers verwerken namelijk veel (gevoelige) persoonsgegevens. Als event professional moet je dus nagaan welke persoonsgegevens jij verwerkt en of je dat veilig genoeg doet zodat deze gegevens niet op straat komen te liggen. Je leveranciers spelen hierin een grote rol. Wie krijgen toegang tot de gegevens en gaan ze daar zorgvuldig genoeg mee om? Je dient met al je leveranciers die persoonsgegevens verwerken een verwerkersovereenkomst af te stemmen waarin je afspraken maakt over het verwerken van die gegevens. Denk aan (on-site) registratiepartners en registratie software.

Een overzicht van leveranciers waar de GDPR betrekking op heeft

Momice heeft met al haar leveranciers een verwerkersovereenkomst en met alle organisaties die Momice afnemen. 

Let op bij het opstellen van je vragen voor je registratieformulier welke persoonsgegevens je mag vragen. Normale persoonsgegevens (naam, bedrijf, email) vragen een ander beveiligingsniveau dan bijzondere persoonsgegevens (BSN nummer, creditcard of medische gegevens).

Deel ook niet zomaar registratielijsten met collega’s of leveranciers. Probeer daarom het versturen van lijsten met grote aantallen persoonsgegevens per mail te voorkomen. Als je met registratiesoftware werkt, kun je de lijst importeren of een koppeling maken met je CRM systeem (Salesforce & Pipedrive).

Event Ticketing Software

Vaak wordt de verkoop van event tickets benaderd als een afzonderlijk proces, zonde! Toegangstickets zijn onlosmakelijk verbonden aan event registratie.

Het is steeds gebruikelijker om je bezoeker een bijdrage te vragen voor een toegangskaartje. De tijd van ‘gratis events’ lijkt geweest (al blijven sommige events altijd gratis, zoals een personeelsfeest). Deze ontwikkeling zorgt er niet alleen voor dat jij als organisator omzet genereert uit kaartverkoop - betaalde ticketverkoop draagt bij aan de kwaliteit van je event én leidt tot een hogere event ROI.

Het bepalen van een goede ticketprijsstrategie zorgt ervoor dat de kaartjes van jouw event in een razend tempo uitverkopen. Wanneer je gebruik maakt van slimme software, creëer je eenvoudig verschillende toegangstickets voor diverse doelgroepen, zoals Early Birds of partners/sponsors. Door VIP tickets aan te bieden zonder wachtrijen incl. lunch en diner haal je extra omzet binnen. En Early Bird tickets helpt twijfelaars over de streep te trekken!

Creêer early bird tickets, vip tickets en standaard tickets

Creëer verschillende type tickets voor diverse doelgroepen en laat zien hoeveel er nog beschikbaar zijn.

Ticketing software staat niet op zichzelf. Wanneer je gebruik maakt van specifieke software voor events, dan is de ticketing software gekoppeld aan een mailmodule, een registratiemodule en een enquête- of statistieken module. Deze integratie levert tijdswinst op, zorgt voor minder fouten en geeft jou inzicht in de (verschillende) doelgroep(en) van jouw event.

White paper registratie

Event registratie is slechts één onderdeel van je totale ‘event communicatie flow’. Toch is het een van de meest besproken onderwerpen. Niet genoeg gelezen over dit onderwerp? Mooi, want dan hebben we hier een complete white paper voor jou.


Download nu