Eventregistratie. De ultieme gids voor elke event professional.

Waarom registratiesoftware?

Veel event professionals voeren event registratie nog altijd handmatig uit, met een combinatie van Excel-lijsten, een mailingprogramma als MailChimp of Outlook voor de uitnodigingen en een online formulier, bijvoorbeeld Google Forms voor het inrichten van hun registratieproces. Deze software is niet specifiek ontwikkeld voor events en heeft daarom flink wat beperkingen.

01.Momice_systemen@2x

Wanneer je verschillende deelsessies of workshops aanbiedt en/of verschillende doelgroepen uitnodigt (bijvoorbeeld VIP’s of sponsors), wordt de registratie van een event direct een stuk complexer. 

Door het registratieproces te automatiseren met specifieke event software, behoud je eenvoudig het overzicht: één systeem voor al je uitnodigingen, registraties, ticketverkoop, publieksinteractie, event website inclusief livestream voor events en een enquêtetool voor het meten van de resultaten.

De stappen van eventregistratie

Het eventregistratieproces is voor veel events vergelijkbaar.
1. De organisator stuurt een save-the-date of uitnodiging.
2. De genodigde kan zich registreren (op de event website) of koopt een ticket.
3. de genodigde ontvangt een registratiebevestiging (met e-ticket) als de registratie geslaagd is.
4. Heeft de genodigde zich niet aan- of afgemeld, dan stuurt de organisator een reminder.
5. In de aanloop naar het event plaatst de organisator alle relevante event informatie op de event website.
6. De organisatie stuurt regelmatig update mails om de deelnemers betrokken te houden bij het event.
7. Op de dag zelf worden de deelnemers ingecheckt door de QR-code op het e-ticket te scannen.
8. Na het event deelt de organisator interessante content met de aanwezigen. 
9. Het event wordt geëvalueerd met een korte bezoekersenquête. 

02.Regisgratie_Proces@2x

Zonder specifieke eventregistratiesoftware heb je hiervoor 5 verschillende systemen nodig: 

  • emailprogramma voor uitnodiging, bevestiging, reminders en updatemails
  • form builder voor het registratieformulier
  • CMS voor event website
  • ticketingplatform voor ticketverkoop 
  • enquêtetool voor evaluatie

Hoewel er veel goede tools beschikbaar zijn voor alle verschillende onderdelen heeft deze aanpak 1 groot nadeel: de systemen zijn niet met elkaar verbonden. Het gevolg is dat jij als event organisator handmatig lijsten moet importen en exporteren en moet zorgen dat de informatie op alle plekken wordt bijgehouden. Hier is veel winst te behalen! 

Bij goede event registratiesoftware zijn de verschillende onderdelen met elkaar verbonden. Dit bespaart jou als event manager veel tijd, geld en energie – en helpt fouten voorkomen.

Registratie

Registratieformulier

Jouw genodigde kan zich registreren voor het event en eventueel direct een ticket aanschaffen. Jij als organisator bepaalt de registratievragen en stelt eenvoudig en snel een formulier samen. De persoonlijke gegevens die al bij jou als organisator bekend zijn, kun je van tevoren inladen, zodat de registratie voor jouw genodigde zo soepel mogelijk verloopt.

Registratieoverzicht

Een overzicht waarin wordt bijgehouden wie zich heeft aangemeld (en afgemeld!) voor het event, en wie nog niet gereageerd heeft (handig voor het versturen van een reminder mail). Gebruik verschillende lijsten voor verschillende doelgroepen (leads, klanten, partners, VIPS) om gepersonaliseerde emails te sturen.

03.Registratie@2x

Contacten / database

De contactgegevens van jouw genodigden, inclusief extra velden voor bedrijfsinformatie, voorkeuren of bijvoorbeeld workshopkeuze. 

Introducéregistratie

Voor sommige events wil je jouw genodigde de mogelijkheid geven om iemand mee te nemen (een +1). Door ook de registratie van introducees te automatiseren weet je exact hoeveel mensen je kunt verwachten – en wie bij wie hoort. 

Reservelijst 

Voor populaire events kan het slim zijn om een reservelijst te activeren. Als het maximumaantal bezoekers bereikt is, wordt de reservelijst geactiveerd. Wanneer iemand zich afmeldt voor het event, kun je de lege plekken opvullen met mensen van de reservelijst. 

04.Reservelijst@2x

Workshopregistratie

Laat genodigden direct een workshop selecteren vanuit het registratieformulier, zodat jij als organisator precies weet welke workshops populair zijn, en ook hier de maximum aantallen kunt beheersen. 

Event mailings

Save the date/uitnodiging

Een save-the-date of uitnodigingsmail is het eerste contact met je genodigde. Zorg er daarom voor dat het er professioneel en aantrekkelijk uitziet en zorg voor een duidelijke boodschap: meld je aan!

Registratiebevestiging

De genodigde ontvangt een registratiebevestiging per email wanneer de registratie is afgerond. In deze mail vindt de geregistreerde een overzicht van de registratiegegevens en de belangrijkste event-info (locatie, tijden etc), een e-ticket met QR-code, een agendalink, een afmeldlink en een link naar de event website.

05.Malings@2x

Reminders

Heeft jouw genodigde zich niet aan- of afgemeld voor het event? Dan kan het zijn dat de uitnodiging aan de aandacht is ontsnapt. Stuur daarom een iets aangepaste versie van de uitnodiging als reminder, zodat hij/zij zich alsnog kan aanmelden. 

Updatemails

In een updatemail kondig je nieuwe of relevante informatie aan over het event, om je bezoeker betrokken te houden. Verwijs hierbij altijd naar de event website, zodat de lezer altijd de nieuwste informatie te zien krijgt. 

Bedankmail

Na het event kun je foto’s, video’s of presentaties van sprekers op de event website plaatsen en de deelnemers hiervan op de hoogte stellen in een bedankmail. Neem hiermee ook een link mee naar de event enquête om zo het succes te evalueren

Online events

Livestreams & online programmas

Bij het organiseren van online events komt een hoop kijken. Het is prettig als jouw bezoekers vanuit de event website direct kunnen deelnemen aan de livestream. Door de livestreampagina te koppelen aan het (persoonlijke) online programma zorg je voor een soepele deelname.

06.Online_events@2x

Interactie

Bij online events is publieksinteractie onmisbaar. Hiervoor zijn verschillende interactietools beschikbaar. Geef deelnemers de kans om vragen te stellen, met elkaar te chatten, of houd zelf polls onder het publiek.

Kijkcijfers bijhouden 

Ook bij een livestream wil je weten wie er heeft deelgenomen. Het is dus slim om deelnemers ook bij online events vooraf te registreren. Op deze manier kun je via een persoonlijke link bijhouden wie er gekeken heeft – en hoe lang. Dit geeft waardevolle inzichten in jouw online event. 

Ticketing

Event tickets 

Door het maken van event tickets voor betaalde of gratis onderdelen van je event houd je grip op de bezoekersstromen. Verdeel het event in verschillende onderdelen (dagprogramma, diner, workshop) maak tickets aan voor een meerdaags event, of bied tickets gefaseerd aan (Early bird, Regular etc.)

07.Tickets_@2x

Veilig betalen 

Organiseer je een betaald event? Dan wil je je bezoeker vanuit het registratieformulier direct kunnen doorverwijzen naar een betrouwbaar betaalplatform. Jouw genodigde heeft dan één soepele aankoopervaring, en alle gegevens blijven op 1 plek. Lees meer over de voordelen van ticketingsoftware

E-tickets & QR-codes

Om bij te kunnen houden wie aanwezig is en wie niet, moet je bezoekers kunnen inchecken. Hiervoor heeft elke bezoeker een persoonlijk e-ticket nodig, dat meegestuurd kan worden met de registratiebevestiging. Elk ticket heeft een unieke QR-code die kan worden gescand bij de ingang van het event. 

On-site registratie

Aanwezigheidsregistratie

Op de dag van het event wil je weten wie er binnen is. En dan het liefst zonder handmatig Excellijsten bij te houden aan de deur. Scannen de QR-code op het e-ticket van je bezoeker met een smartphone of tablet. In het registratieoverzicht zie je precies wie aanwezig is – en wie niet. 

Contactloos in- en uitchecken 

Om de hygiëne op het event zo goed mogelijk te waarborgen is het prettig als deelnemers zichzelf kunnen in- en uitchecken. Door de camera van een device op ‘selfiestand’ te zetten, kunnen bezoekers hun eigen tickets scannen en is tussenkomst van een host(ess) niet meer nodig! 

08.Check_in@2x

Inchecken bij deelsessies 

Wanneer je meerdere tickets aanmaakt voor de verschillende onderdelen van jouw event (bijvoorbeeld een lunch of workshop) kun je bij elk afzonderlijk onderdeel de tickets van je bezoekers scannen om zo inzicht te krijgen wie waar aan heeft deelgenomen. Handig bij verplichte events of trainingen! 

Badges

Als je jouw deelnemers een naambadge wilt geven, kun je kiezen om deze van tevoren te laten drukken door een drukker, of om het zelf (te plekke) te doen. Een slimme oplossing hiervoor is lege badges te bestellen en op de dag van het event labels te printen die direct op de badge geplakt kunnen worden. Zo heb je het hele proces zelf in de hand. 

09.Badges@2x

 

Event website

Centrale plek voor alle event info

Een website als centrale plek voor alle bezoekersinformatie is onmisbaar voor je event. Toon het programma, sprekers, informatie over locatie en parkeergelegenheid en vertel de genodigde waarom zij het event niet mogen missen. Uiteraard is dit de plek waar jouw genodigde zich registreert voor het event. 

10.Event_website_check_in

Een excellente event beleving

De eventbeleving begint bij het eerste bezoek aan de event website. De kans dat jouw genodigde zich registreert voor het event is groter als de website en professioneel en aantrekkelijk uit ziet. Vergroot de betrokkenheid bij het event door regelmatig nieuwe, prikkelende content op de event website te plaatsen. De kans op no-show wordt dan verkleind.

Op zoek naar inspiratie voor mooie website designs?Download het Momice Design Lookbook

Community & netwerken

Breng jouw genodigden met elkaar in contact door een gastenlijst te tonen op de event website. Op de dag van het event kun je de website gebruiken met interactie met het publiek – en zelfs na het event kun je de event website gebruiken om presentaties, foto’s en video’s te delen met de event community

Event resultaten en ROI

Hoe heeft jouw event gepresteerd? Waren de bezoekers tevreden?Door het event te evalueren met een event enquête ontdek je hoe jouw bezoekers het event hebben ervaren. Stel verschillende vragen (open, gesloten, ratings of sterren) of meet het enthousiasme met een Net Promoter Score (NPS). 

11.Event_resultaten@2x

Net Promoter Score

De Net Promoter Score (NPS) is een van de krachtigste indicatoren voor het succes van het event. Deze score geeft het enthousiasme van jouw bezoekers weer. De NPS is te berekenen door 1 specifieke vraag te stellen (Hoe groot is de kans dat je dit event zou aanbevelen aan iemand uit je netwerk) en geeft precies aan wie je grootste fans (en de grootste critici) zijn.

Event doelstellingen

Het event resultaat kan alleen worden gemeten als er van tevoren meetbare event doelstellingen zijn opgesteld. Denk na over wat je met het event wilt bereiken (doelstellingen), wie erin de (online) zaal zit (doelgroep), en hoe je ervoor kunt zorgen dat je aan de verwachtingen voldoet en eventuele belemmeringen wegneemt (actiepunten). 

12.Blueprint_v2@2x

 

Waar je op moet letten bij je keuze

White label software

‘White label’ betekent dat je de software kunt gebruiken zonder vermelding van het product. Bij sommige (gratis) software aanbieders is het niet mogelijk om het logo van de aanbieder weg te halen. Dit hoeft geen probleem te zijn, maar als je wilt gaan voor een professionele uitstraling is het wel fijn als je de keuze hebt. Momice software is volledig white label.

Je eigen design

Om te zorgen voor een optimale beleving, besteed jij als event professional veel aandacht aan uitstraling van het event. Op locatie, maar ook vooraf in de communicatie. Daarom is het belangrijk dat je weet welke styling opties jouw event software biedt. Kun je de event website gemakkelijk vormgeven? En hoe zit het met de uitnodiging en andere mailings? En hoe zijn de mogelijkheden voor een helemaal custom design met CSS? Onderzoek de opties van tevoren goed. 

13.Lookboek@2x

Wil je vast wat inspiratie opdoen voor jouw event website of mailings?

Download het Momice Design Lookbook

Gebruiksvriendelijkheid

Als je gebruik maakt van een SaaS (Software as a Service) oplossing voor jouw events, is het belangrijk dat jij als event pro er snel zélf mee aan de slag kunt. Niemand zit te wachten op ingewikkelde systemen. De software moet gebruiksvriendelijk zijn en intuïtief werken. Wel is het handig als er iemand met je meekijkt of alles werkt zoals het moet (zie service & support). 

Service & support

Als je begint te werken met nieuwe software, moet je het systeem leren kennen. Professionele softwarebedrijven zoals Hubspot, Trello en Momice hebben daarom een Customer Success Manager klaarstaan. Dit is iemand die zorgt dat elke klant het maximale uit de software haalt. Verder is het fijn als je in een help center terecht kunt voor je vragen of voor Tutorials over de software. Ook zie je steeds vaker dat bedrijven webinars organiseren over de software of gerelateerde onderwerpen, om hun klanten te helpen groeien.

Benieuwd wat je van Momice kunt leren?

Bekijk de Momice Academy

Prijs

Het is belangrijk dat je weet hoe de prijs van een product is opgebouwd. Er zijn verschillende modellen mogelijk. Sommige software aanbieders bieden de basisversie van hun software gratis aan (het freemium model). Je gaat dan pas betalen wanneer je meer features of grotere aantallen gaat gebruiken. Onderzoek hierbij altijd heel goed hoe het model in elkaar zit: in sommige gevallen ‘betaal’ je door data beschikbaar te stellen. Vaak zie je een licentiemodel (net als bij Momice), waarbij je een (jaar)abonnement op de software afsluit. De licentie is dan vaak afhankelijk van het aantal gebruikers en het aantal events. In sommige gevallen is het mogelijk om losse events af te nemen. 

Veiligheid & privacy

Als event professional heb je te maken met persoonsgegevens van genodigden. Deze informatie is privacygevoelig. Sinds een aantal jaren zijn de regels aangescherpt in de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG of GDPR). Het is daarom belangrijk dat jouw event software leverancier voldoet aan de voorwaarden, zodat de gegevens van jouw klanten goed beschermd zijn. Ook de software zelf moet goed beveiligd, verdiep je vooraf in de voorwaarden. 

Lees meer over privacy in de GDPR whitepaper.

Download de whitepaper

Zelf doen of uitbesteden?

Bepaal voor jezelf hoeveel je zelf wil kunnen doen en of je eventueel ook de onderdelen wilt uitbesteden. Hoe meer je zelf doet, hoe goedkoper het wordt. Bij SaaS producten (Software as a Service) kun je zelf aan de slag in de software. Andere, zogenaamde managed systemen kun je niet zelf bedienen. Beide hebben voor en nadelen. Managed services hebben vaak veel expertise voor complexere events, maar zijn al gauw duurder en minder snel bij kleine wijzigingen. Bij SaaS ben je flexibel en heb je het proces zelf in de hand.

De scope van het product

Om erachter te komen of het aansluit bij jouw wensen, is het belangrijk te weten wat de kern van het product is. Sommige producten lossen een deel van jouw ‘probleem’ op, maar bieden geen passende features voor alle onderdelen van het event. Dit kan ertoe leiden dat je voor elk klein onderdeel een los systeem gebruikt. Deze systemen zijn niet onderling verbonden en zorgen allemaal opgeteld voor meer werk. Of anders gezegd, als ze wél verbonden zijn, kun je tijd en geld besparen. 

Een aantal voorbeelden maken dit duidelijk:

Betaalde events
Stel je hebt een betaald zakelijk congres. Een ticketing software bedrijf kan dat oplossen. Maar heb je ook wensen als mailings versturen, een event website maken en enquête sturen? Dan is het ticketing platform wellicht niet de juiste keuze. Zij lossen wel de transactie op, maar voor je andere wensen heb je andere producten ernaast nodig. 

Online events
Je zoekt software om zakelijk online events, webinars of meetings te hosten. Er zijn tal van meeting, streaming of video platformen waar je (live) video’s kunt tonen. Ze bieden dit onderdeel specifiek aan maar hebben vaak geen oplossing voor registratie, ticket verkoop en uitnodigingen. Dus dit zul je dan op moeten lossen met een andere tool. 

Mailings en uitnodigingen
Er zijn veel goede mailprogramma's op de markt. Het importeren van lijsten en contacten gaat eenvoudig, en je hebt veel mogelijkheden voor mooie designs. Toch levert het veel werk op als je vanuit een mailingprogramma de hele communicatie verzorgt. Hier wordt immers niet bijgehouden wie zich heeft aan- of afgemeld – en de software biedt geen mogelijkheden voor de andere onderdelen zoals ticketing, en enquête of event website.