Hoe je tijd en geld bespaart met Momice

Eva Bremer

Jij:

  • hebt ervaring met het organiseren van events
  • bent geen totale digibeet
  • verstuurt uitnodigingen via MailChimp
  • bouwt een website in Wix of Wordpress
  • maakt een enquêteformulier met Google Forms of SurveyMonkey
  • ziet het nut niet van veel geld betalen voor event software.

Begrijp ons niet verkeerd, bovengenoemde tools werken allemaal perfect. Het zijn alleen geen event-tools. Dit betekent dat ze niet gemaakt zijn voor het doel waar jij ze voor gebruikt, niet met elkaar samenwerken én dat er kans is op verborgen kosten.

In deze blog vertellen we je waarom specifieke eventsoftware als Momice jouw leven – en dat van je gasten – makkelijker maakt en hoe je onderweg ook nog geld en tijd bespaart. We nemen je mee in wat er komt kijken bij event registratie en communicatie en laten je zien hoe je met de juiste software tijd bespaart en tegelijk het proces vereenvoudigt.

De gevolgen van een (online) zakelijk event organiseren zonder Momice

Gasten uitnodigen

Laten we bij het begin beginnen. Je verstuurt een uitnodiging voor jouw evenement. Je hoopt dat mensen je mail lezen en zich massaal aanmelden voor het event waar jij zoveel tijd en moeite in stopt. Je gebruikt hiervoor MailChimp (met de optie voor eigen branding), of een vergelijkbaar email (marketing)platform. Kosten hiervoor zijn €106,- per jaar.

Registreren

Aanmelden doen gasten na de uitnodiging via een formulier. Dit kan niet in MailChimp zelf, daarom gebruik je bijvoorbeeld Google Forms (dit is systeem #2). De gegevens worden bijgehouden in Google Forms, en zijn te exporteren in een Excelbestand (systeem #3). Heb je een complexere registratie, bijvoorbeeld met workshops of verschillende doelgroepen? Dan wordt het al gauw een lastige en foutgevoelige puzzel, die uren in beslag neemt. 

In Momice is het registratieformulier gekoppeld aan de uitnodigingsmail. Met één druk op de knop gaat jouw genodigde naar zijn/haar persoonlijke formulier, waarin de bekende gegevens al vooraf ingevuld staan. Ook workshopregistratie beheer je makkelijk, inclusief maximumcapaciteit. In het registratieoverzicht wordt alle informatie verzameld en kun je eenvoudig filteren op verschillende doelgroepen.

Reminders en updates versturen

Als je vervolgens een reminder wilt sturen naar mensen die nog niet hebben gereageerd, moet je de lijsten van de genodigden vergelijken met de registratielijst. Dit betekent ouderwets namen afvinken of het maken van een nieuwe lijst in MailChimp. Met andere woorden: kans op fouten. Mensen die zich wél hebben aangemeld, wil je een bevestiging sturen, of updatemails in de aanloop naar het event. Ook dit betekent weer handmatig uitzoeken en nóg meer lijsten in je database (en dus hogere kosten). Ten slotte moeten mensen zich af kunnen melden voor het event. De afmeld-optie in Mailchimp geldt meteen voor alle marketing mailings, dus niet specifiek voor één event. Zonde, want je mag van de wet deze contacten niet meer mailen als ze zich eenmaal hebben afgemeld.

In Momice zijn alle lijsten aan elkaar gekoppeld. Van alle contacten uit de genodigdenlijst wordt automatisch bijgehouden wie zich heeft aan- of afgemeld. Alle aangemelde gasten ontvangen direct een registratiebevestiging (eventueel inclusief e-ticket, zie hieronder). Reminders maak je binnen 1 minuut door de uitnodiging te dupliceren en opnieuw te verzenden naar genodigden waarvan je geen reactie hebt gehad.

Bezoekers inchecken

Je wilt weten wie er daadwerkelijk aanwezig was op je event. Zonder goede software sta je bij de deur met een pen en een Excellijst handmatig bij te houden wie er binnen is. Denk eens aan de enorme, onverantwoorde rij-met-1,5-meter-afstand die er dan ontstaat. Dit is onprofessioneel, traag en tegenwoordig zelfs gevaarlijk. De data moet je achteraf handmatig verwerken in een CRM-systeem (#4)

Gebruik je Momice? Dan wordt er automatisch voor iedere bezoeker een persoonlijk e-ticket met QR-code aangemaakt, die je eenvoudig kunt scannen met de gratis app op iedere smartphone of tablet. Je kunt je bezoekers ook zichzelf contactloos laten in (en uit) checken, wel zo veilig!

De event website

Geloof het of niet, je hebt een website nodig waar gasten alle informatie vinden over het evenement: programma, sprekers, van parkeermogelijkheden en een gastenlijst. In de aanloop naar het event voeg je steeds nieuwe informatie toe. Denk aan sprekers of interessante programma-updates. Als je deze informatie met je gasten wilt communiceren zonder website, komt het neer op eindeloos veel mails sturen, waarvan de kans groot is dat de informatie veroudert – met alle verwarring van dien.

Een website bouw je eenvoudig met bijvoorbeeld Wix (systeem #5). Maar hoeveel tijd gaat dit je kosten? En het volgende event dat je organiseert, maak je daar weer een hele nieuwe site voor? De kosten voor een white label websites (zonder het Wix logo) en het koppelen van een eigen zijn €12 per maand, dus voor elk event. Bovendien blijf je dan vastzitten aan de andere 4 systemen voor het verzenden van uitnodigingen, het registratieproces, en het bijhouden van de aanwezigen en het bijhouden van de data.

In Momice bouw je eenvoudig je eigen website op door middel van bestaande templates voor bekende event onderdelen zoals programma, sprekers en locatie, die je aanpast naar je eigen huisstijl of de stijl van je event. De hele site is speciaal opgezet om de registratie en beleving van jouw gasten zo soepel mogelijk te maken. Heeft je event een livestream? Ook die voeg je eenvoudig in.

Programmaboekje

Het maken/drukken van programmaboekjes is duur en erg tijdrovend – je wilt immers wel dat het er een beetje leuk uitziet. Hoe vaak heb jij niet een programmaboekje laten maken of ontvangen met stickers of extra velletjes, omdat er tóch nog een last-minute wijziging was?

Als je met Momice werkt, is de event website meteen de digitale versie van het programmaboekje, die werkt als een app. Zo hebben je gasten altijd de laatste updates en de definitieve tijden bij de hand.

Enquête

Het meten van de eventresultaten wordt – ook bij zakelijke events – steeds belangrijker. De gemakkelijkste en snelste manier om feedback te verzamelen is het versturen van een enquête naar je bezoekers. Systemen als SurveyMonkey en Typeform zijn niet meer gratis. Sterker nog, ze kosten al gauw €30 per maand. Maar dan zit jij nog steeds opgescheept met het verzamelen en importeren van de juiste contactlijsten. Je wilt immers geen enquête sturen naar de mensen die niet aanwezig waren.

Momice heeft een handige, ingebouwde enquêtemodule, gekoppeld aan het registratie- en bezoekersoverzicht. Zo wordt het versturen van de enquêtelink naar de aanwezigen een koud kunstje – en draai je met één druk op de knop een professionele rapportage uit die je kunt delen met het management.

Privacy voorwaarden verschillende platforms

Je hebt nu een MailChimp, Wix en Google Forms en SurveyMonkey account. Je moet de privacyvoorwaarden accepteren voordat je de systemen kunt gebruiken. Je laat nu bij verschillende bedrijven ontzettend veel informatie achter terwijl de standaard dataverwerkersovereenkomst (DPA) helemaal niet aansluit bij wat je nodig hebt voor een event. Wat gebeurt er met deze gegevens? En wat doet het met jouw reputatie als organisator?

Je verschuilen achter andere bedrijven is niet meer mogelijk. In de huidige AVG-wetgeving staat dat je  altijd moet kunnen aantonen welke gegevens je waarvoor gebruikt en hoe lang je data opslaat. En natuurlijk heb je al deze accounts een veilig wachtwoord nodig, want jij als organisator bent verantwoordelijk in het geval van een ‘datalek’. De kosten hiervoor kunnen oplopen tot meer dan €100.000.

Bij Momice is de privacy van alle contacten gegarandeerd. We houden ons aan strenge AVG-regels en stemmen met alle gebruikers een speciale verwerkersovereenkomst af. Zodat jij je geen zorgen hoeft te maken.

Maar al die andere systemen zijn (bijna) gratis!

Klopt, dat lijkt in eerste instantie zo. Wanneer je uitgaat van de 2 systemen die hier genoemd ben je minstend €200 per jaar kwijt als je één event organiseert, in voor de meest basic versie. Maar waar de échte winst in gaat zitten, is de besparing van tijd. Zonder eventsoftware kost de online communicatie en registratie van een event organiseren 23 uur. Met Momice gemiddeld 7. Tel uit je winst.

Momice event software

Als je deze blog leest, krijg je wellicht meer gevoel bij het feit dat alles samenhangt. Door met Momice te werken vervang je in één keer MailChimp, Wix, SurveyMonkey, Excel en Google Forms vervangt. Je betaalt voor vijf gebruikers en drie events €1995 per jaar. Uitingen zijn dan volledig white label, dit is inclusief website, mailings, enquête en registratie, e-tickets en bezoekers inchecken. De verzamelde data blijven in handen van de organisator, en gaan niet over naar derden.

Dus als je misschien in eerste instantie schrok van de prijs van een Momice-licentie, heeft deze blog je hopelijk laten zien wat het je allemaal oplevert. Nu is het zaak de juiste event software te kiezen voor jouw evenement. Daar helpen we je graag mee verder.

Deel dit artikel:

Kies de juiste event software

We helpen je graag met het kiezen van de juiste event software. Neem gerust contact met ons op.