Hoe je tijd en geld bespaart met Momice

Deze blog past bij jou als je je herkent in het volgende profiel:

• je hebt ervaring met het organiseren van events
• je bent geen totale digibeet
• je bent altijd op zoek naar manieren om beter en efficiënter te werken
• maar je bent nog niet bekend met – of overtuigd van het gebruik van event software.

Bij de organisatie van een event: 

• houd je aanmeldingen handmatig bij in Excel
• verstuur je uitnodigingen via MailChimp, Outlook of een andere mail client
• gebruik je Google Forms voor het aanmeldproces
• bouw je een website in Wix of Wordpress
• maakt een enquêteformulier met SurveyMonkey of Typeform

Benieuwd naar de voordelen van event software? Wij hebben er 10 voor je op een rijtje gezet.

Begrijp me niet verkeerd, bovengenoemde tools werken op zichzelf heel goed. Het zijn alleen geen event-tools. Dit betekent dat ze niet gemaakt zijn voor het doel waar jij ze voor gebruikt, niet met elkaar samenwerken én dat er kans is op verborgen kosten.

In deze blog vertel ik je waarom specifieke eventsoftware als Momice jouw leven – en dat van je genodigden – makkelijker maakt. Ik neem je mee in wat er komt kijken bij event registratie en communicatie en laat je zien hoe je met de juiste software tijd bespaart en tegelijk het proces vereenvoudigt.

Vergelijking: Een (online) zakelijk event organiseren met of zonder Momice 

Gasten uitnodigen

Zonder Momice. Laten we bij het begin beginnen. Je verstuurt een uitnodiging voor jouw evenement. Je hoopt dat mensen je mail lezen en zich massaal aanmelden voor het event waar jij zoveel tijd en moeite in stopt. Je gebruikt hiervoor MailChimp (met de optie voor eigen branding), of een vergelijkbaar email (marketing)platform. Kosten hiervoor zijn €106,- per jaar.

Met Momice. In de Mail Module maak je een mail op, op dezelfde manier als in de andere mail clients: je kiest zelf de header, knoppen, kleuren, fonts en afbeeldingen. Je voegt een directe en persoonlijke registratielink toe, zodat jouw relatie zich met één druk op de knop kan inschrijven. Genodigden selecteer je eenvoudig één of meerdere genodigenlijsten, die direct geïmporteerd worden in het registratieoverzicht. Handig!

Registreren

Zonder Momice. Aanmelden doen gasten na de uitnodiging via een formulier. Dit kan niet in MailChimp zelf, daarom gebruik je bijvoorbeeld Google Forms (dit is systeem #2). De gegevens worden bijgehouden in Google Forms, en zijn te exporteren in een Excelbestand (systeem #3). Heb je een complexere registratie, bijvoorbeeld met workshops of verschillende doelgroepen? Dan wordt het al gauw een lastige en foutgevoelige puzzel, die uren in beslag neemt. 

Met Momice. Het is registratieformulier gekoppeld aan de uitnodigingsmail. Met één druk op de knop gaat jouw genodigde naar zijn/haar persoonlijke formulier, waarin de bekende gegevens al vooraf ingevuld staan. Ook workshopregistratie beheer je makkelijk, inclusief maximumcapaciteit. In het registratieoverzicht wordt alle informatie verzameld en kun je eenvoudig filteren op verschillende doelgroepen.

Reminders en updates versturen

Zonder Momice. Als je vervolgens een reminder wilt sturen naar mensen die nog niet hebben gereageerd, moet je de lijsten van de genodigden vergelijken met de registratielijst. Dit betekent ouderwets namen afvinken of het maken van een nieuwe lijst in MailChimp. Met andere woorden: kans op fouten. Mensen die zich wél hebben aangemeld, wil je een bevestiging sturen, of updatemails in de aanloop naar het event. Ook dit betekent weer handmatig uitzoeken en nóg meer lijsten in je database. Ten slotte moeten mensen zich af kunnen melden voor het event. De afmeld-optie in MailChimp geldt meteen voor alle marketing mailings, dus niet specifiek voor één event. Zonde, want je mag van de wet deze contacten niet meer mailen als ze zich eenmaal hebben afgemeld.

Met Momice. Alle lijsten zijn aan elkaar gekoppeld. Van alle contacten uit de genodigdenlijst wordt automatisch bijgehouden wie zich heeft aan- of afgemeld. Alle aangemelde gasten ontvangen direct een registratiebevestiging (eventueel inclusief e-ticket, zie hieronder). Reminders maak je binnen 1 minuut door de uitnodiging te dupliceren en opnieuw te verzenden naar genodigden waarvan je geen reactie hebt gehad. Wil je een updatemail sturen? Selecteer dan alle geregistreerde contacten uit de lijst en stuur ze nieuwe informatie over het event. 

Bezoekers inchecken

Zonder Momice. Je wilt weten wie er daadwerkelijk aanwezig was op je event. Zonder goede software sta je bij de deur met een pen en een Excellijst handmatig bij te houden wie er binnen is. Denk eens aan de enorme, onverantwoorde rij-met-1,5-meter-afstand die er dan ontstaat. Dit is onprofessioneel, traag en tegenwoordig zelfs gevaarlijk. De data moet je achteraf handmatig verwerken in een CRM-systeem (#4)

Met Momice. Er wordt  automatisch voor iedere bezoeker een persoonlijk e-ticket met QR-code aangemaakt, die je eenvoudig kunt scannen met de gratis app op iedere smartphone of tablet. Je kunt je bezoekers ook zichzelf contactloos laten in (en uit) checken, wel zo veilig!

De event website

Zonder Momice. Geloof het of niet, je hebt een website nodig waar gasten alle informatie vinden over het evenement: programma, sprekers, van parkeermogelijkheden en een gastenlijst. In de aanloop naar het event voeg je steeds nieuwe informatie toe. Denk aan sprekers of interessante programma-updates. Als je deze informatie met je gasten wilt communiceren zonder website, komt het neer op eindeloos veel mails sturen, waarvan de kans groot is dat de informatie veroudert – met alle verwarring van dien.

Een website maken met bijvoorbeeld Wix (systeem #5) is niet moeilijk. Maar hoeveel tijd gaat dit je kosten? En het volgende event dat je organiseert, maak je daar weer een hele nieuwe site voor? De kosten voor een white label websites (zonder het Wix logo) en het koppelen van een eigen zijn €12 per maand, dus voor elk event. Bovendien blijf je dan vastzitten aan de andere 4 systemen voor het verzenden van uitnodigingen, het registratieproces, en het bijhouden van de aanwezigen en het bijhouden van de data.

Met Momice. Je bouwt razendsnel je eigen website op door middel van bestaande templates voor bekende event onderdelen zoals programma, sprekers en locatie, die je aanpast naar je eigen huisstijl of de stijl van je event. De hele site is speciaal opgezet om de registratie en beleving van jouw gasten zo soepel mogelijk te maken. Heeft je event een livestream? Ook die voeg je eenvoudig in.

Programmaboekje

Zonder Momice. Het maken/drukken van programmaboekjes is duur en erg tijdrovend – je wilt immers wel dat het er een beetje leuk uitziet. Hoe vaak heb jij niet een programmaboekje gezien met stickers of extra velletjes, omdat er tóch nog een last-minute wijziging was?

Met Momice. Nu de event website meteen de digitale versie van het programmaboekje, die werkt als een app. Zo hebben je gasten altijd de laatste updates en de definitieve tijden bij de hand. Dit scheelt jouw printkosten én een hoop hoofdpijn want je hoeft je niet meer druk te maken om deadlines en last-minute wijzigingen. Lees ook deze blog over het Programmaboekje 2.0.

Enquête

Zonder Momice. Het meten van de eventresultaten wordt – ook bij zakelijke events – steeds belangrijker. De gemakkelijkste en snelste manier om feedback te verzamelen is het versturen van een enquête naar je bezoekers. Systemen als SurveyMonkey en Typeform zijn niet meer gratis. Sterker nog, ze kosten al gauw €30 per maand. Maar dan zit jij nog steeds opgescheept met het verzamelen en importeren van de juiste contactlijsten. Je wilt immers geen enquête sturen naar de mensen die niet aanwezig waren.

Met Momice. Momice heeft een handige, ingebouwde enquêtemodule, gekoppeld aan het registratie- en bezoekersoverzicht. Je stuurt dus de enquete alleen naar degenen die ook daadwerkelijk aanwezig waren. Ook handig: je draait met één druk op de knop een professionele rapportage uit die je kunt delen met het management.

Privacy voorwaarden verschillende platforms

Zonder Momice. Je hebt nu een MailChimp, Wix en Google Forms en SurveyMonkey account. Je moet de privacyvoorwaarden accepteren voordat je de systemen kunt gebruiken. Je laat nu bij verschillende bedrijven ontzettend veel informatie achter terwijl de standaard dataverwerkersovereenkomst (DPA) helemaal niet aansluit bij wat je nodig hebt voor een event. Wat gebeurt er met deze gegevens? En wat doet het met jouw reputatie als organisator?

Je verschuilen achter andere bedrijven is niet meer mogelijk. In de huidige AVG-wetgeving staat dat je  altijd moet kunnen aantonen welke gegevens je waarvoor gebruikt en hoe lang je data opslaat. En natuurlijk heb je al deze accounts een veilig wachtwoord nodig, want jij als organisator bent verantwoordelijk in het geval van een ‘datalek’. De kosten hiervoor kunnen oplopen tot meer dan €100.000.

Met Momice. De privacy van alle contacten is gegarandeerd. Momice houdt zich aan strenge AVG-regels en stemt met alle gebruikers een speciale verwerkersovereenkomst af. Zodat jij je geen zorgen hoeft te maken over de privacy van jouw contacten. 

Maar er zijn zoveel (bijna) gratis systemen!

Klopt, dat lijkt in eerste instantie zo. Zonder Momice ben je met de 3 systemen die hier genoemd worden (MailChimp, Wix, SurveyMonkey) ben je minstens €590 per jaar kwijt als je één event organiseert, met de meest basic versie. En dan heb ik de de kosten voor een eventuele on-site registratiepartner en het last-minute drukken van programmaboekjes nog buiten beschouwing gelaten. Maar waar de échte winst in gaat zitten, is de besparing van tijd. Zonder eventsoftware kost de online communicatie en registratie van een event organiseren 23 uur. Met Momice gemiddeld 7. Tel uit je winst.

Momice event software

Als je deze blog leest, krijg je wellicht meer gevoel bij het feit dat alles samenhangt. Door met Momice te werken vervang je in één keer MailChimp, Wix, SurveyMonkey, Excel en Google Forms. Je betaalt voor vijf gebruikers en drie events €2.195 per jaar. Uitingen zijn dan volledig white label, dit is inclusief website, mailings, enquête en registratie, e-tickets én bezoekers inchecken. De verzamelde data blijven in handen van de organisator, en gaan niet over naar derden.

Benieuwd naar wat er allemaal nog meer kan met Momice? 

Waarom Momice? Lees hier meer:

• Alle Momice features op een rij
• Handige onepager met de voordelen van Momice in één overzicht
• FAQ: de meestgestelde vragen en antwoorden 
• Reviews van tevreden Momice-klanten