Personalisatie = de toekomst (ook voor events!)

Personalisatie = de toekomst (ook voor events!)

Bedrijven doen er alles aan om de aandacht van de potentiële klant te trekken. En we weten allemaal: harder schreeuwen helpt niet. Wat wel werkt is een relevante boodschap. Hiervoor je moet weten tegen wie je praat - en wat diegene wil horen is het codewoord. Ook bij events!

Targeted marketing

Targeted marketing is dé manier om jouw boodschap over te brengen. Het verkondigen van 1 boodschap aan heel veel mensen - ofwel schieten met hagel - is niet effectief. De lezer is immuun geworden voor schreeuwerige ‘reclame’ en leest moeiteloos over niet-relevante emails, banners en aankondigingen heen. De kunst is jouw doelgroep  datgene te vertellen wat ze wil horen. Schieten met scherp, dus!

De schatten van het CRM

Het loont dus de moeite om te weten wat jouw doelgroep interessant vindt. Het verzamelen van klantdata is daarom belangrijker dan ooit. Het is daarom een goed idee om de afdelingen Marketing, Sales en Events met elkaar in contact te brengen. Alle 3 brengen zij een stukje van de puzzel. Het goed bijhouden van de klantgegevens in het CRM van je organisatie levert je een schat aan informatie op!

Personalisatie binnen events

Events werden lange tijd ingezet voor ‘de massa’. De organisatie koos vaak voor programma’s met generieke onderwerpen, zodat zoveel mogelijk mensen zich aangesproken zouden voelen. Het punt is alleen: als je niemand specifiek aanspreekt, voelt niemand zich aangesproken. Dit leidt uiteindelijk tot middelmatige betrokkenheid van de aanwezigen, een hoog no-show percentage en een lage event ROI. Events die georganiseerd worden voor een specifieke doelgroep blijken vele malen effectiever! De mogelijkheden tot personalisatie van een event worden vaak onderschat. Toch is er op ieder onderdeel van de event communicatie winst te behalen:

Om jouw event goed te kunnen personaliseren, is het nodig dat je data van je klanten verzameld. Weet jij zeker dat jouw databeleid voldoet aan de AVG wetgeving (GDPR)? Download hier de white paper over dit onderwerp!

Uitnodigingsmails

Gepersonaliseerde uitnodigingen worden beter gelezen dan ‘algemene’. Maar let op: personalisatie gaat verder dan het toevoegen van de naam van je genodigde. Stem inhoud en vormgeving af op de behoefte van de genodigde en nodig jouw contacten alleen uit voor events of onderdelen die bij zijn/haar voorkeuren past. Experimenteer met stijlen, afbeeldingen, subject lines, tone-of-voice en natuurlijk de call-to-action. Open- en click rates leveren interessante informatie op voor een volgende keer!

Tickets

Met het inzetten van een gepersonaliseerde ticketstrategie stimuleer je de kaartverkoop voor jouw event. Creëer meerdere tickets voor de verschillende doelgroepen van jouw event. Denk hierbij aan tickets voor een specifiek programma-onderdeel of spreker, of een specifieke workshop. VIP-arrangementen doen het ook altijd goed. Tot slot kun je onderscheid maken in betaalde of gratis onderdelen van je event - en daarmee de ticketverkoop aan laten sluiten bij de doelgroep.

Programma

Wanneer je de kaartverkoop, registraties, email response en de enquêteresultaten van eerdere events goed analyseert, krijg je meer feeling met wat jouw doelgroep interessant vindt. Een event met een relevant programma kan gegarandeerd rekenen lagere no-show percentages en meer aanmeldingen! In de aanloop naar het event kun je gepersonaliseerde updates sturen met bijvoorbeeld een persoonlijk programma of informatie over de workshop waarvoor jouw genodigde zich heeft aangemeld.

Communicatie tijdens het event

Wanneer je weet wie er aanwezig is, kun je de communicatie gedurende het event hierop afstemmen. Je kunt gepersonaliseerde berichten sturen over programmaonderdelen die voor hen interessant zijn. Door je bezoekers in te checken bij de ingang, weet je exact wie er binnen is. Check ze ook weer uit als ze weggaan: ook dit levert relevante informatie op!

Enquête 

Meten is weten! Een goede enquête levert veel inzichten op die je helpen het volgende event nog beter af te stemmen op de behoefte van je doelgroep(en). Stuur daarom na elk event een enquête aan de aanwezigen om erachter te komen wat ze interessant vonden. Met de NPS-vraag kun je erachter komen wie je grootste fans zijn. Hier kun je leuke dingen mee doen in je communicatie! Vraag je gasten wat ze gemist hebben of welke onderwerpen zij graag de volgende keer op het programma zien, zodat je hen nog beter kunt servicen. Ook kun je overwegen een enquête te sturen aan afwezigen. Vertel hen dat je gemist hebt - en vraag ze waarom ze besloten hebben niet te komen.

Synergie

Zoals eerder gezegd leveren Marketing, Sales en Events  inzichten, zowel voor als na het event. Of deze informatie goed gebruikt kan worden voor een volgende keer hangt af van het slim inzetten van het CRM-systeem in de organisatie. Alleen als de data goed wordt bijgehouden kun je er écht je voordeel mee doen. Daarom is het belangrijk om systemen onderling met elkaar te verbinden, bijvoorbeeld door een koppeling te maken tussen het CRM-systeem en jouw eventsoftware. Gegevens over aanmeldingen, aanwezigheid en bijvoorbeeld workshopkeuze worden automatisch ingeladen in het CRM, zodat de kennis over de klant weer een stukje completer wordt! 

Conclusie

Personalisatie van events kan op heel veel manieren. Het valt of staat met zorgvuldig bijhouden van relevante klantdata. Hoe beter je de doelgroep kent, hoe relevanter je het event kunt maken. Uiteindelijk zorgt dit voor een lagere no-show en een hogere event ROI.

 

Download de event enquête white paper