Software as a Service: What the SaaS?

Wanneer je in de eventbranche het begrip SaaS (Software as a Service) gebruikt, krijg je vaak een vragende blik. Het is een nog relatief onbekende term in de eventbranche, terwijl het ondertussen een veelgebruikt bedrijfsmodel is geworden. SaaS is software die als online dienst wordt aangeboden. Bekende voorbeelden van SaaS applicaties zijn Trello, Slack, Salesforce en Momice.

SaaS biedt ontzettend veel voordelen voor eventorganisatoren: Je hoeft de software niet aan te schaffen, maar je kunt er door middel van een abonnement gebruik van maken. Met de software kun je veel processen automatiseren.

Ook krijg je waardevolle informatie wanneer je de software voor al je events gebruikt, en dat terwijl je zelf de controle houdt. Maar waar moet je als event manager op letten wanneer je met SaaS aan de slag wilt gaan?

Software as a Service (SaaS)

Bijna alle bedrijven zitten op dit moment in een digitale transformatie. Processen worden gedigitaliseerd en daar is goede software voor nodig. De software wordt steeds minder vaak ontwikkeld door bedrijven zelf, maar wordt aangeschaft in de vorm van SaaS.

Inmiddels gaat 34% van het software budget van Nederlandse bedrijven naar SaaS: Voorbeelden zijn CRM, marketing-, projectmanagement-, en communicatietools om werkzaamheden te stroomlijnen en inzichten te verkrijgen. SaaS leveranciers voeren zelf updates en onderhoud uit. Dat hoeft nu niet meer door het bedrijf zelf te gebeuren.

De belangrijke voordelen van Software as a Service volgens Bynder zijn:

  • Korte implementatietijd
  • Schaalbaarheid
  • Geen lange termijn investeringen
  • Makkelijkere samenwerking met derden
  • Vermindering IT uitgaven
  • Betere support

De werkzaamheden van event managers schreeuwen om SaaS

De registratie en communicatie rondom een event kan snel tijdrovend en onoverzichtelijk worden. Als event manager heb je behoefte aan tijdsbesparing, meer controle en inzicht in je events. Toch wordt er nog vaak gebruik gemaakt van software die niet geschikt is voor events: Outlook voor uitnodigingen en Excel om de aan- en afmeldingen bij te houden.

Bij grotere events wordt vaak een externe (registratie)partner ingezet om de bezoekersregistratie uit te laten voeren. Wanneer je met verschillende systemen of partners werkt, loop je het risico het overzicht te verliezen, waardoor de kosten flink kunnen oplopen.

Momice biedt SaaS oplossingen voor events: software waarmee je zelf een event opzetten, registraties kunt beheren, mailings en enquêtes versturen en statistieken beheren.

Kijk verder dan alleen de features

Wanneer je zelf op zoek gaat naar SaaS software, dan is het raadzaam om vooraf te checken of de leverancier ook echt aanbiedt wat je zoekt. Bedenk vooraf welke functionaliteiten must-haves en nice-to-haves zijn. Bij een selectie van event software voor jouw organisatie, zijn naast de features ook de volgende 5 elementen belangrijk:

1. Beveiliging

Je gaat gebruik maken van een online dienst waarbij data van jou en je klanten wordt opgeslagen en verwerkt. Je wilt zeker weten dat de SaaS oplossing er alles aan doet om om jouw data zo goed mogelijk te beveiligen. Vraag daarom het beveiligingsbeleid en rapportages van beveiligingstesten op. Deze documenten worden al snel erg technisch, dus betrek er IT / security collega’s bij die je kunnen helpen deze processen te controleren. 

2. SaaS licentiemodel

SaaS oplossingen worden vaak geleverd op basis van een licentiemodel dat je op maand- of jaarbasis kunt afsluiten. Betalen voor een heel jaar is vaak voordeliger. Regelmatig zijn in het licentiemodel verschillende pakketten samengesteld, gebaseerd op het aantal gebruikers en functionaliteiten. Bedenk wie de software gaat gebruiken binnen je organisatie en welke features nodig zijn.

3. Algemene gebruiksvoorwaarden

Een gangbaar onderdeel van de overeenkomst is de algemene voorwaarden. Hierin wordt beschreven hoe er wordt omgegaan met support, openingstijden, contactpersonen, onderhoud en wat er gebeurt in geval van calamiteiten.

In het geval van SaaS zijn de termen uptime (online) en downtime (offline) van belang: wanneer is de service niet beschikbaar vanwege bijvoorbeeld onderhoud? Een service garandeert vaak een uptime van 99,7%. Ook calamiteiten zoals aanvallen op het serverpark of technische mankementen kunnen invloed hebben op de beschikbaarheid van de software. Verdiep je in de algemene voorwaarden voordat je een contract afsluit.

4. Privacy

Bespreek met de SaaS leverancier hoe wordt omgegaan met de data die jij in de software verwerkt. Dit wordt vaak uiteengezet in een aparte bewerkersovereenkomst (Vanaf mei 2018 verwerkersovereenkomst). Wie kan er bij de data? Waar staat de data?

De locatie van datacenter(s) is erg belangrijk. Staan de servers op Europese grond (EU), dan gelden er beter beschermende wetten op het gebied van privacy dan wanneer de servers op bijvoorbeeld Amerikaanse grond staan.

5. Koppelingen met andere SaaS oplossingen

Omdat SaaS oplossingen online zijn, is het mogelijk om systemen onderling te koppelen. Bedenk welke andere SaaS oplossingen je wilt aansluiten op je event software. Koppel bijvoorbeeld je CRM en event software aan elkaar. Aan- en afmeldingen worden in je event software bijgehouden en teruggestuurd naar je CRM.

Zo blijft al je klantinformatie up-to-date zonder dat je Excel-lijsten hoeft te importeren en exporteren. Ook de Marketing- en Sales afdelingen kunnen zo de gegevens en inzichten rondom de events gebruiken voor hun doeleinden.

Conclusie Software as a Service

SaaS diensten kunnen de werkzaamheden van een event manager een stuk makkelijker maken. Het is veel goedkoper, efficiënter én eenvoudiger te beheren. Bijkomende specificaties met betrekking tot beveiliging, privacy en support moeten vooraf goed worden afgestemd.

Twijfel je om gebruik te maken van een SaaS oplossing of zelf je software te bouwen als organisatie? Lees hier: “6 redenen om NIET je eigen event software te (laten) bouwen”.

 

Vraag een demo aan