Zo organiseer je een online event of livestream

Online events zijn populairder (en noodzakelijker) dan ooit. De coronacrisis zorgt voor een enorme boost aan deze markt, die voor veel eventmanagers nog onbekend terrein is. De kans dat de verhouding tussen online en offline events blijvend verandert, is groot. Zowel de particuliere als de zakelijke eventmarkt is volop in beweging.

In de Momice Huiskamergesprekken op YouTube gaat Momice-oprichter Rutger Bremer daarom elke week vanuit zijn huiskamer in gesprek met verschillende stakeholders uit de eventbranche over hun kijk op de transitie en toekomst van events.

Abonneer op ons YouTube kanaal

01_Mockup_Livestream_pillar

 

Wat is livestream?

Een livestream is het rechtstreeks (online) uitzenden van een gebeurtenis of evenement. Door apps als TikTok, Instagram en YouTube ligt livestreamen binnen handbereik, al zal je wel goed na moeten denken over welk platform het beste bij de doelstellingen en het publiek van jouw event past.

Livestream is geen makkie, want eenmaal live is er geen weg terug.

Zowel inhoudelijk als technisch moet je zeker zijn van je zaak, want eenmaal live is er geen weg terug. En het moet een toegevoegde waarde hebben voor jouw organisatie of merk, maar zeker ook voor de kijker. Wanneer je op zoek bent naar het interactieve element, zijn er met creativiteit zat hybride vormen te bedenken.

 

Waarom livestream een goed idee is

Er zijn een aantal heel goede redenen om je event online te laten plaatsvinden.

Lagere kosten
De kosten van een online event kunnen fors lager uitvallen dan bij een offline event. Locatiekosten zijn niet altijd nodig, en er is geen catering. Uiteraard komen er wel andere kosten bij, zoals de huur van professionele livestream-apparatuur en tools.

Besparing van tijd, geld en energie
Livestreams zijn vaak korter dan offline events en het bijwonen van een event kost daarom minder tijd. Ook kunnen jouw deelnemers besparen op energie en bijvoorbeeld reiskosten.

Hergebruik van content
Als je het slim aanpakt, kun je 1 event gebruiken voor héél veel content (blogs, video’s, podcasts, foto’s etc.).

Groter bereik
Het aantal mensen dat je kunt bereiken met een livestream is onbeperkt. Op het moment zelf, maar ook achteraf. De kosten per bezoeker/deelnemer kunnen daardoor omlaag.

Laagdrempeligheid
Deelnemen aan online events is vaak goedkoper en gemakkelijker dan aan offline events. De drempel voor je bezoeker om zich in te schrijven is daarom vaak lager.

Veiligheid
In de huidige situatie zijn online events bij uitstek geschikt, omdat de bezoekers hierbij geen gezondheidsrisico’s lopen.

Extra service
Wanneer iemand aangeeft niet in de gelegenheid te zijn de livestream bij te wonen, kun je achteraf de opname delen als extra service.

 

Waar moet je op letten bij live online events?

Livestream expert We Are Live noemt in de whitepaper “The power of live video” een aantal criteria waar een livestream in elk geval aan moet voldoen:

  • Urgent
    Of je nu afstemt op een persconferentie in Den Haag of een talkshow met een prominente gast bekijkt, de content heeft nieuwswaarde. Je wilt het niet missen.
  • Interactief
    Om ervoor te zorgen dat men blijft kijken, moet je interactie creëren met het publiek. Bijvoorbeeld door het stellen van vragen, het houden van een poll of het doen van een quiz met je publiek.

Wil je meer whitepapers lezen over livestreams op verschillende platformen? Je vindt ze hier.

 

Doel en doelstellingen

Een livestream organiseren doe je niet zomaar. Je wilt er iets mee bereiken, je doelgroep in beweging brengen. Maak voor jezelf helder wat het doel van het online event is – en formuleer meetbare doelstellingen. Alleen als de volgende elementen helder zijn, kun je écht impact maken met je event:

  • Doel: bijvoorbeeld leads genereren of relatiemanagement

  • Doelstelling: SMART geformuleerd en met het oog op de doelgroep

  • Doelgroep: met bijbehorende motivatie en belemmeringen

  • Kernboodschap: bedenk wat je de bezoeker wilt meegeven

  • Subdoelen: vóór, tijdens en na het event

Match de event- en marketingdoelstellingen

Het is slim om de eventdoelstellingen aan te laten sluiten op de marketingdoelstellingen van een event. Hoe zorg je ervoor dat het event bijdraagt aan de online zichtbaarheid en de marketingdoelstellingen van jouw organisatie? Slimme tips en tricks hiervoor vind je in ‘Content Online events slim (her)gebruiken’.

02_BluePrint_1+illiu

Wil je meteen aan de slag met het maken van doelstellingen voor jouw (online) event? Momice ontwikkelde een handige tool om event professionals hierbij te helpen: de Event Blueprint.

Maak jouw eigen Event Blueprint

 

Behoefte van de doelgroep

Onderzoek waar je kijkers behoefte aan hebben en pas de content en de vorm van het online event hierop aan. Het gaat hierbij om de beweegredenen en de belemmeringen van jouw doelgroep. Gedragswetenschapper Gert Slob heeft veel nuttige tips over hoe je dit kunt aanpakken in de tweede editie van Connecting the Dots.

Bekijk de video's

 

Programma

Het programma van een online event is anders dan van een offline event. Hier zijn een aantal belangrijke verschillen: 

Online events zijn korter dan offline events. Volgens livestream expert We Are Live duurt een online event maximaal anderhalf uur. Heb je veel te vertellen? Deel dan je event op in kortere sub-thema’s.

Time-management is online nog belangrijker dan offline. Beschouw jouw programma-overzicht daarom als een TV-gids en begin (en eindig!) op de minuut nauwkeurig.

Online kijkers zijn tussendoor bovendien gemakkelijk afgeleid. Jouw online event concurreert niet alleen met andere events, maar ook met andere soorten tijdsbesteding zoals (thuis)werk, social media of Netflix.

Publieksinteractie is vaak juist gemakkelijker bij online events. Met goede tools kan het publiek gemakkelijk vragen stellen of beantwoorden. Maak vooraf duidelijk hoe het publiek kan deelnemen – en zorg voor een moderator die de vragen screent.

Het aanbieden van workshops is online minder makkelijk dan offline, maar niet onmogelijk. Je kunt bijvoorbeeld kleinere sessies aanmaken voor waar kleinere groepen of teams opdrachten, brainstorms of discussies kunnen (uit)voeren. Zoom en Adobe Connect bieden hiervoor de optie.

 

Dagvoorzitter, presentator en sprekers

De spreker en dagvoorzitter staan bij een online event niet voor een volle zaal, maar voor één of meerdere camera’s. Ze ‘missen’ het publiek. Maar let op: een camera kan afstandelijk voelen, maar de kijker beleeft een online event vaak als veel persoonlijker dan in een grote congreszaal. 

In een online event verandert wordt verandert de dagvoorzitter in een presentator. Het is slim om de volgende in je achterhoofd te houden.

  • Niet alle dagvoorzitters hebben ‘beeldervaring’. Het is belangrijk dat jouw presentator zich comfortabel voelt voor de camera. 
  • Online events zijn kort, daarom is er weinig ruimte voor improvisatie. Een minutieus draaiboek is daarom geen luxe, maar een must.
  • Kies een presentator die sprekers kan helpen tot de kern te komen. De aandacht van de online kijker verslapt sneller. 
  • Besteed aandacht aan de publieksinteractie en zorg voor een ‘back-up vragenset’ bij weinig vragen uit het publiek.

Ook de rol en de ruimte van de spreker is online anders dan offline.

  • Talks of presentaties duren offline gemiddeld 45 minuten tot een uur. Online is dit maximaal 15-20 minuten.
  • Spreken voor een camera is anders dan voor een zaal. Ook hier is beeldervaring daarom een pré. 
  • Pas het format aan op het verhaal van de spreker. Kies voor een webinar, een interview, of een talk/presentatie. 
  • Benut de expertise van de spreker maximaal in de communicatie, zowel vóór, als tijdens en na het event.

 

Tools

Er zijn verschillende manieren om een livestream op te zetten – van heel basic tot een professionele productie. De keuze hangt af van je budget, het doel en de complexiteit van het programma.

03_Tools_pillar

4 vormen

Grofweg kun je de tools of platforms opdelen in 4 vormen:

  • Alles-in-een platform zoals YouTube, Instagram of Facebook. Op deze kanalen kun je de livestream direct uitzenden of opnemen en later uploaden. Omdat je gebruik maakt van de camera en de microfoon van je computer of smartphone, ben je binnen mum van tijd live.
  • Conference tools bijvoorbeeld Zoom. Hiermee neem de je beelden live op om ze vervolgens op een online platform (zie optie 1) uit te zenden met een druk op de knop. Het voordeel is dat je meerdere sprekers in beeld kunt brengen. Ideaal voor een interessante kennissessie of talkshow met meerdere gasten.
  • Encoder (bijvoorbeeld OBS). Een encoder is een softwareprogramma waarmee je kunt bepalen wat er in beeld komt. Een regie-tool dus. Je schakelt hiermee eenvoudig tussen sprekers, verschillende camera’s of beelden uit een presentatie. Met een encoder kun je rechtstreeks op een platform als YouTube, Facebook of Vimeo uitzenden, maar ook op je eigen (event) website. De beleving voor de kijker wordt hiermee verrijkt, maar het werken met een encoder vraagt om de nodige kennis en ervaring.
  • Een livestreampartner die voor jou de registratie en uitzending van het event verzorgt. Dankzij de professionele apparatuur en vakkennis van de partner til je de kijkerservaring naar het hoogste niveau.

Praktische tips

In deze blog geven we praktische tips gaan we iets dieper in op waar je op moet letten bij de selectie van de juiste tool. Ook vonden wij een handig overzicht dat je kunt gebruiken bij de keuze van je videoconferencing tool. (Let op: deze checklist geldt voor conferencetools, dus niet alle livestreamtools zijn meegenomen.)

E-Book_Illustatie_Momice_Cheklist

Wil je je breder oriënteren op handige tools die je kunt gebruiken voor het organiseren van (online) events? Wij schreven er een e-book over.

Download het e-book

 

Format 

Nadat je goed hebt nagedacht over het doel, de doelgroep en wat je wilt bereiken bij je publiek, kun je bepalen welk format hier het beste bij past.

04_Formats_V4

 

Verschillende formats

  • 'Iedereen zit thuis': laagdrempelige setting, waarbij je in gesprek gaat met één of meerdere mensen, die zich ieder op een eigen locatie bevinden. Goed te realiseren met een conferencing tool waarbij alle aanwezigen gebruik maken van eigen smartphone of laptop voor de opname. 
  • Keynote (bekend voorbeeld is TED): één spreker vertelt een verhaal. Meestal volgen meerdere sprekers achter elkaar.
  • Verslag: registratie van een live event, zoals een concert of een bijeenkomst (bijvoorbeeld een persconferentie of productpresentatie).
  • Studio nieuws uitzending: balie, met daaraan 2 of 3 mensen die met elkaar in gesprek gaan. Wordt begeleid door de presentator.
  • Interview: 1 gast wordt geïnterviewd over een bepaald onderwerp of thema.
  • Talkshow: een rondetafelgesprek in een DWDD-achtige setting. Een studio met verschillende tafelgasten. Goed geschikt voor publieksinteractie.
  • ‘Kampvuurgesprekken’. Een intieme setting waar mensen met elkaar in gesprek gaan in huiselijke setting (op dezelfde locatie). Het liefst een echt kampvuur uiteraard.

Bekijk hoe Momice het doet

Wil je zien hoe Momice de verschillende formats tot leven brengt? Bekijk de video’s van:

 

Techniek

Net als offline events, vragen online om goede techniek en AV-middelen.

Camera en geluid
Je wilt dat jouw kijkers alles goed kunnen horen en zien. De camera’s die je gebruikt moeten daarom van goede kwaliteit zijn. Ook loont het de moeite om gebruik te maken van een externe microfoon – zeker als je uiteindelijk ook een podcast wilt maken van jouw event.

Decor/studio
Denk goed na over wat je in beeld wilt brengen op jouw event. Besteed dan aandacht aan een professioneel decor, zeker als je de content later gaat hergebruiken. Stem ook de kleding van de aanwezigen af op de kleuren van het decor. Nog een tip: planten in beeld werkt altijd goed.

Licht
Investeer in goed licht. Dit lijkt misschien wat ‘over de top’, maar goede belichting is heel prettig voor de kijker. Zorg ervoor dat je het licht in de ruimte/studio goed kunt regelen en test van tevoren bij daglicht, zon en bewolking. Let op! Het goed belichten van een decor of studio is een vak apart. Overweeg om een lichtman in te huren voor een next level event.

Regie
Wanneer je gebruik maakt van meerdere camera’s, is het verstandig om te werken met een encoder (programma waarmee je kunt bepalen wat er in beeld komt) en een regisseur. Zo zorg je voor soepele overgangen en een prettige kijkerservaring.

Livestreampartner
Bij een online event organiseert voor meer dan 100 mensen, is het eigenlijk altijd aan te raden om samen te werken met een professionele partner, bijvoorbeeld We Are Live. Zo  ben je verzekerd van goed beeld, licht en geluid en een soepele regie.

 

Interactie

Interactie is bij online events misschien nog wel belangrijker dan bij offline events – er is immers geen borrel of ander moment waar de deelnemers van zich kunnen laten horen. Je kunt met het online publiek interacteren door middel van polls of vragen. Er zijn verschillende tools beschikbaar om publieksinteractie te faciliteren, bijvoorbeeld Sendsteps* en Kahoot!.

11_Tool_Sendsteps

Sendsteps: zeer geschikt voor stellingen, meerkeuzevragen, word cloud en vragen van kijkers. Sendsteps interacteert met PowerPoint en is eenvoudig toe te voegen aan de presentatie van je event. 

Kahoot!: gamification tool voor het onderwijs, maar heel goed inzetbaar voor events. Maak speelse vragen en voeg het quiz-element of een challenge toe aan je event.

* Tijdens de coronacrisis stelt Sendsteps haar interactietools gratis beschikbaar voor groepen tot 20 personen.

Tips voor publieksinteractie

Het inzetten van een interactietool is geen garantie voor interactie met je publiek. Denk daarom goed na over hoe je publieksinteractie wilt faciliteren en houd hier rekening mee in je concept. 

  • Begin met een paar simpele ‘opwarmvragen’ om het publiek bekend te maken met de tool en contact te maken met de kijkers. 
  • Zorg voor een goede side-kick die de relevante vragen eruit kan filteren en door kan spelen naar de moderator, presentator of gespreksleider
  • Bereid een set met vragen voor die je kunt gebruiken wanneer er geen vragen uit de ‘zaal’ komen.
  • Plan in het programma vaste momenten om stil te staan voor de vragen uit het publiek.
  • Leg duidelijk uit hoe kijkers mee kunnen doen – en herhaal deze boodschap een aantal keren gedurende de uitzending.
  • Deel de antwoorden van de polls tijdens de uitzending met het publiek of deel ze tijdens of na het event op social mediakanalen.
  • Zet een chatfunctie open, waar de side-kick praktische vragen kan beantwoorden of extra informatie kan delen. Zo komt niet alles op de presentator neer en kan het plenaire programma gewoon doorgaan.

Ben jij benieuwd hoe Momice publieksinteractie inzet? Je kunt het zien in de video’s van de online editie van Connecting the Dots.

Bekijk de video's

 

Uitnodiging en registratie

Bij zakelijke online events wil je de kijkers persoonlijk uitnodigen. Er is dan sprake van een besloten livestream. Jouw bezoekers ontvangen dan na de registratie een persoonlijke link waarmee zij kunnen deelnemen aan de livestream.

Voor het uitnodigen van jouw online publiek gelden dezelfde ‘regels’ als voor een offline event. Hierover kun je alles lezen in de whitepaper Mailings (Engelstalig) en de whitepaper Registratie.

05_Registratie_Uitnodiging

Zorg voor een duidelijke, professionele uitnodiging. Het loont de moeite om zorg en aandacht te besteden aan het uiterlijk van de mailing. In deze blog geven onze designers je 7 tips voor een mooi design. Afhankelijk van hoe complex jouw online event of livestream is, kan het handig zijn om een event website op te zetten, met daarin een registratieformulier en het online programma. De software van Momice biedt een speciale, geïntegreerde livestreampagina.

Bekijk alle Momice whitepapers

Online events promoten

Als er sprake is van een openbare livestream (lees: iedereen kan meedoen), dan kun je de sociale kanalen van jouw organisatie inzetten om het event te promoten. Wel is het altijd slim om de deelnemers zich te laten registreren, zodat je weet hoeveel kijkers je kunt verwachten én achteraf kunt zien wie er wel/niet heeft gekeken.

06_Registratie_Livestream

 

Bezoekers inchecken

Het bijhouden van registraties en deelnemers bij een online event levert veel interessante informatie op. Zorg er daarom voor dat je weet wie er kijkt. Dit doe je als volgt: 

  • Zorg dat deelnemers zich van tevoren registreren voor het online event
  • Geef de deelnemers toegang via een persoonlijke link
  • Houd (automatisch) bij wie er deelneemt 

07_Bezoekers_inchekken_Registratie_Overzicht


Op deze manier weet je precies wie er heeft deelgenomen – en wie niet. Hiermee kun je niet alleen jouw eventdoelstellingen meten, maar kun je ook een mooi contactmoment plannen voor degenen die niet gekeken hebben. Je kunt hen bijvoorbeeld later de link toesturen om de livestream terug te kijken, of interessante info uit het event delen.

08_Bezoekers_inchekken_Registratie_Overzicht_

Kijkersgedrag

Het kijkersgedrag levert veel interessante informatie op. Wanneer je bijvoorbeeld ook bijhoudt wanneer een deelnemer de sessie verlaat, kun je de kwaliteit van het programma evalueren – en de volgende keer verbeteren. 

Maar het kan nóg slimmer. Je kunt het programma opdelen in verschillende onderdelen, met elk een eigen livestreamlink. Deelnemers kunnen in de registratie aangeven welk onderdeel zij willen bijwonen – en alleen met hun persoonlijke link krijgen ze toegang. Zo krijg je informatie over hun interessegebieden van de doelgroep en kun je jouw (online) events beter personaliseren en de relatie versterken.

Ontdek hoe je dit doet met Momice

 

Evalueren en analyseren

Net als bij een offline event is heel belangrijk om ook online events te evalueren. Dit kan alleen als je duidelijke, meetbare doelstellingen formuleert (bijvoorbeeld met de Momice Event Blueprint). Vervolgens zijn er verschillende bronnen om de resultaten te meten. 

09_Evalueren&analyseren_Enquete+statistieken

Als je hebt bijgehouden wie de livestream heeft bijgewoond, kun je de deelnemers achteraf een enquête sturen om feedback te vragen.

  • Als je hebt bijgehouden wie de livestream heeft bijgewoond, kun je de kijkers achteraf een enquête sturen om feedback te vragen.
  • De livestreamsoftware biedt veel informatie over kijkersgegevens: hoeveel kijkers waren er? Welke onderdelen scoorden goed? Welke minder? Als je jouw programma hebt opgedeeld in meerdere livestreams, kun je zien welke onderdelen populair waren. 
  • Jouw event software geeft inzicht in de statistieken van de event website, de mailings en de registraties van het online event. Door goed te kijken naar deze cijfers kun je veel leren over de interesse van de doelgroep. 

Leer alles over event enquêtes

 

Content online events slim (her)gebruiken

Als je het slim aanpakt, kun je heel lang plezier hebben van de content uit jouw online event. Natuurlijk kun je de livestream in zijn geheel later aanbieden. Maar je kunt ook delen van de inhoud gebruiken voor het creëren van allerlei interessante content. Zowel voor, als tijdens en na het event.

10_Kennis_Demo

Vooraf

  • Schrijf één of meerdere blogs over het thema van het event
  • Vraag jouw fanbase om input te geven voor het programma
  • Interview van tevoren de sprekers van jouw (online) event 
  • Kondig regelmatig nieuwe programma-onderdelen, sprekers en info over de locatie aan
  • Benader klanten en leads persoonlijk om deel te nemen aan het event
  • Zet een of meerdere polls uit op social media

Tijdens het event

  • Zend de livestream uit op je eigen (event) website of videokanaal
  • Deel interessante inzichten en mooie foto’s direct op social media
  • Stel vragen aan het publiek in de chat of op andere kanalen voor live interactie

Na het event

  • Maak een podcast van de livestream
  • Deel ‘snippets’ (kleine fragmenten of quotes) uit het event op social media
  • Schrijf een of meerdere blogs over de interessantste info van het event
  • Maak een podcast van de livestream
  • Deel de presentaties van de sprekers op de eventwebsite
  • Gebruik foto’s of stills uit de livestream als toekomstig beeldmateriaal

Concrete tips

Denk van tevoren vast na over op welke manier je jouw content later wilt hergebruiken. Een aantal concrete tips:

  • Bedenk welke beelden, fragmenten of onderdelen zich lenen om te delen op verschillende kanalen. Houd hiermee rekening in de keuze van format.
  • Zorg voor een mooi decor als je screenshots, stills of foto’s wilt delen op (sociale) kanalen.
  • Wil je een podcast maken? Zorg dan in elk geval voor goede geluidskwaliteit.

Het is slim om vooraf actiepunten te formuleren die in lijn zijn met het marketingplan van de organisatie. Heb je hulp nodig bij het maken van een (digital) marketingplan? Onze partner NXTLI kan je hierbij begeleiden. Oprichter Denis Doeland was te gast in ons online event Connecting the Dots en gaf vast wat slimme tips & tricks.

Bekijk de video's

 

Partners

Momice wil graag samenwerken met fijne spelers uit het online veld. De afgelopen maanden hebben we een mooie partnership opgebouwd met de volgende bedrijven:

12_Partners_01

We Are Live livestream | format | techniek

NXTLI marketing | contentstrategie

Sprekershuys presentatoren | dagvoorzitters

Sendsteps interactie tools