Online events nemen een grote vlucht door de coronacrisis. Eerder gaf Momice-oprichter Rutger Bremer handige tips en tricks voor het organiseren van een eenvoudig online event zoals een webinar. Wil je een stap verder naar een next level livestream? Dan helpt dit artikel je op weg!
Programma/inhoud
Voorlopig zal vooral vraag zijn naar een online variant van een al gepland event. Maar ook al stond het hele programma al vast, toch zul je voor een online event terug moeten naar de tekentafel. From scratch beginnen, dus.
Minder tijd
Online events moeten korter, véél korter dan offline events. Volgens livestream expert We Are Live duurt een online event maximaal anderhalf uur. Kijkers hebben een kortere aandachtsspanne en zijn tussendoor bovendien gemakkelijk afgeleid – zéker nu we thuis zitten.
Formats
Er zijn verschillende formats voor online events. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een talkshow (zoals DWDD), een keynote/masterclass (bijvoorbeeld TED), of een kampvuurgesprek (mensen spreken elkaar in een huiselijke setting). De inhoud van het programma en het format hangen nauw samen. Bespreek dit dus altijd met je livestreampartner.
Interactie
Bezoekers mogen niet fysiek bij elkaar komen. Toch zijn er mogelijkheden om het ‘samen-gevoel’ te bereiken bij een online event. Gebruik de juiste tools voor publieksinteractie (bijvoorbeeld Sendsteps, Kahoot of Mentimeter) voor vragen uit de (online) zaal, polls of een quiz.
Presentator en sprekers
De dynamiek bij online is heel anders dan voor een zaal. Een goede presentator of moderator voegt vaak veel toe. Sommige dagvoorzitters hebben al ‘camera-ervaring’ dus informeer hier vooraf naar. Voor sprekers geldt: vraag hen om hun verhaal zo beknopt mogelijk te vertellen en zorg voor ondersteunend beeldmateriaal (afbeeldingen, modellen etc.).
Beleving
De beleving is een van de moeilijkste onderdelen om te vertalen naar een een online setting. Jij als organisator kunt hierin veel betekenen. Zorg bijvoorbeeld voor duidelijke ‘spelregels’ (geluid uit, camera aan) en voor een trouble shooter die kijkers kan helpen als het misgaat (bijvoorbeeld via live chat. Ook kun je de online ‘experience’ verrijken door bijvoorbeeld vooraf een opdrachten/deelnemerspakket op te sturen met vragen of andere leuke items die een rol spelen tijdens de livestream.
Techniek
De techniek bij een livestream is super belangrijk. Wanneer kijkers een aantal keer ‘gestoord worden’ doordat de techniek niet helemaal soepel loopt, haken ze af. Je concurreert immers om kostbare tijd van de kijker.
Camera en geluid
Je wilt dat jouw kijkers alles goed kunnen horen en zien. De camera’s die je gebruikt moeten daarom van goede kwaliteit zijn. Ook loont het de moeite om gebruik te maken van een externe microfoon – zeker als je uiteindelijk ook een podcast wilt maken van jouw event.
Decor/studio
Denk goed na over wat je in beeld wilt brengen op jouw event. Besteed aandacht aan een professioneel decor, zeker als je de content later gaat hergebruiken. Stem ook de kleding van de aanwezigen af op de kleuren van het decor. Nog een tip: planten in beeld werkt altijd goed.
Licht
Investeer in goed licht! Dit lijkt misschien wat ‘over de top’, maar goede belichting is heel prettig voor de kijker. Zorg ervoor dat je het licht in de ruimte/studio goed kunt regelen en test van tevoren bij daglicht, zon en bewolking. Let op! Het goed belichten van een decor of studio is een vak apart. Overweeg om een lichtman in te huren voor een next level event.
Regie
Wanneer je gebruik maakt van meerdere camera’s is het verstandig om te werken met een encoder (programma waarmee je kunt bepalen wat er in beeld komt) en een regisseur. Zo zorg je voor soepele overgangen en een prettige kijkerservaring.
Livestreampartner
Bij een online event organiseert voor meer dan 100 mensen, is het eigenlijk altijd aan te raden om samen te werken met een professionele partner of ‘online specialist’. Zo ben je verzekerd van goed beeld, licht en geluid en een soepele regie.
Content team
Als je het slim aanpakt, kun je heel veel content genereren met één online event. Stel daarom een team samen dat voor, tijdens en na het event aan de slag kan met het materiaal.
Moderator
Een moderator of sidekick monitort en beoordeelt vragen die binnenkomen vanuit het publiek. Hij/zij kan vragen voor de spreker doorspelen aan de presentator. Als gebruik wordt gemaakt van een live chat kan de moderator ook antwoorden op technische vragen, of aanvullende informatie delen over het thema van het event.
Live content
Doe tijdens het event live verslag op social media of in een liveblog. Maak foto’s of screenshots – en noteer interessante inzichten en quotes. Uiteraard creëer je een #hashtag voor het event, die ook de kijkers kunnen gebruiken.
Livestream 'hergebruiken'
Als je de livestream opneemt, kun je hier ook na het event onbeperkt plezier van hebben. Deel de link met klanten, leads, of andere geïnteresseerden, maak een podcast, schrijf een blog of gebruik fragmenten op social media. De mogelijkheden zijn eindeloos!
Gebruikersdata
Online events zijn een uitgelezen kans om jouw doelgroep beter te leren kennen, mits je ervoor zorgt dat het meetbaar is.
Registratie
Ook bij een online event is het verstandig om deelnemers zich te laten registreren, zelfs als het gaat om een gratis event. Zo krijg je niet alleen inzicht in de populariteit van het thema, maar verzamel je ook de e-mailadressen van potentiële klanten. Daarnaast kun je de techniek en het content team aanpassen aan de grootte van de groep.
Kijkers 'inchecken'
Als je alle geregistreerden voorziet van een persoonlijke link, kun je precies bijhouden wie heeft deelgenomen en wie niet. Door jouw event op te in verschillende deelsessies kun je de persoonlijke interesse van de doelgroep goed meten. Ook de livestreamsoftware kan veel informatie geven over kijkcijfers en gemiddelde kijkduur.
Evalueren
Als je het succes van jouw online event wilt meten, moet je van tevoren duidelijke doelstellingen bepalen. Deze kun je achteraf meten door middel van de cijfers (registratie, deelname, kijkduur). En met een korte enquête aan de deelnemers verzamel je eenvoudig inhoudelijke feedback.
Online event software
Door gebruik te maken van goede (online) event software, kun je veel tijd besparen. Bedenk van tevoren wat jij nodig hebt voor de communicatie, registratie (eventueel met ticketverkoop), livestreaming en evaluatie van jouw online event, en zorg voor een next level beleving voor de kijker.
Hulp bij jouw online events
Heb jij hulp nodig bij jouw online events? Momice Agency staat klaar om jouw online event van A tot Z te begeleiden. Zij geven advies over tools, interactie, strategie en concept. Laat je gegevens achter, dan nemen we contact met je op!
