Hoe organiseer je een workshop?

Workshops en sub-sessies zijn vaak een belangrijk onderdeel bij het organiseren van B2B events, maar tegelijkertijd kunnen ze je bezoekersregistratie een stuk ingewikkelder maken. Vaak is er een gelimiteerd aantal plekken beschikbaar en wil je alle tijdslots vullen. Dit kan lastig zijn wanneer je niet werkt met flexibele registratiesoftware voor jouw event.

Hoe organiseer je een workshop?

Werk je niet met flexibele registratiesoftware, dan loop je een groot risico veel tijd kwijt te zijn met het beheren van je workshop registratie in Excel. Dit geldt niet alleen voor workshops, maar voor alle programmaonderdelen met tijdslots: cursussen, presentaties en trainingen. Met Momice kun je complexe en minder complexe workshop registratie volledig automatiseren.

Bij het opmaken van het registratieformulier kun je een speciale ‘workshop-vraag’ toevoegen. Vervolgens kun je per workshop aangeven hoeveel personen zich maximaal kunnen aanmelden - en ontvang je een mail als organisator wanneer de workshop bijna vol zit. In het registratie overzicht zie je precies hoe de aanmeldingen per workshop verdeeld zijn.

Workshops beheren

Wanneer de workshop vol is, krijg jij als organisator een melding per mail. Jouw bezoekers kunnen de betreffende workshop nu niet meer selecteren. Komt er een plek vrij omdat iemand zich afmeldt voor het event? Dan kan de eerstvolgende zich weer voor die workshop registreren. Het is daarnaast ook mogelijk een workshop in zijn geheel te verbergen in het overzicht door deze (tijdelijk) te deactiveren. 

Het is een goed idee om de reeds aangemelde personen in de aanloop naar het event een mail te sturen met daarin hun workshop keuze(s). Het is mogelijk doelgroepen te selecteren op basis van hun workshopkeuze.

Soepele workshop registratie voor je genodigden

Momice maakt het aanmelden voor een workshop gemakkelijk voor de bezoeker: Vanuit de uitnodiging klikt de bezoeker op de registratie link, kiest in de registratiepagina de gewenste workshop(s) en ontvangt een bevestigingsmail wanneer de registratie is voltooid. In de mail staan nogmaals de registratiegegevens en een overzicht van de gekozen workshop(s). Met de link uit de mail kan de bezoeker ze ook terugkeren naar de persoonlijke registratiepagina om daar het overzicht terug te vinden. Een duidelijk proces voor de bezoeker, zonder gedoe.

Screen Shot 2017-06-09 at 11.36.29.pngDoor een duidelijke interface in Momice, kan je gemakkelijk je workshops organiseren op je event website.

Zo werkt het

Een workshop organiseren met Momice is eenvoudig aan te passen aan jouw behoeftes.

  • Stap 1. Bedenk hoe je de workshops over de dag wilt indelen, bijvoorbeeld: welke ruimte, tijdslots en hoeveel tijd je wilt overhouden tussen de workshops.

  • Stap 2. Bepaal hoe je omgaat met meerdere rondes. Voeg per ronde een vraag toe, met de mogelijke workshops als antwoorden. Hiermee houd je als organisator overzicht over de inschrijvingen.

  • Stap 3. Is er een maximum aantal deelnemers voor een workshop? Geef dan het maximaal aantal personen aan. Hierdoor worden de workshops gelijkmatiger gevuld en hebben je geen overvolle zalen op het event zelf.

  • Stap 4. Stippel het hele registratieproces uit en controleer of het klopt met het programma tijdens het event. Neem de tijd om het hele proces te testen.  

  • Stap 5. Passen er toch meer mensen in de zaal dan je eerst had gedacht? Dan kun je tussentijds het maximum aantal deelnemers makkelijk aanpassen in Momice.

  • Stap 6. Met behulp van persoonlijke registratie-tags kan je in de bevestigingsmail de workshop keuze per persoon terug laten komen.

  • Stap 7. Verstuur je een laatste mail naar de genodigden (vlak voor het event)? Laat hierin dan het workshop overzicht nogmaals terugkomen.

Conclusie

De registratie van meerdere deelsessies en workshops tijdens je event kan snel complex worden voor jou als organisator, maar ook voor je bezoeker. Door het inzetten van slimme event software is het een stuk eenvoudiger om een workshop te organiseren. Bepaal van te voren het proces van workshop registratie en neem de tijd om het te testen. Dan heb je er tijdens de organisatie er geen omkijken meer naar.

NB: Workshop organiseren is een onderdeel van je bezoekersregistratie. Wil je hier meer over weten? Download onze Engelse whitepaper over event registratie hier. 

 

Bekijk alle Momice features