Succesvolle workshopregistratie voor jouw event met Momice

Rutger Bremer

Workshops en break-outs zijn vaak een belangrijk onderdeel van B2B events. Ze maken de bezoekersregistratie een stuk complexer. Vaak is er een gelimiteerd aantal plekken beschikbaar, wil je alle sessies zoveel vullen en wil je de genodigde zelf een keuze laten maken. Als je niet werkt met flexibele event registratiesoftware voor jouw event, wordt dit al gauw een ingewikkelde puzzel.

Geautomatiseerde workshopregistratie

Het beheren van de registraties voor workshops, cursussen, presentaties of trainingen in Excel is ontzettend tijdrovend. Met Momice kun je complexe en minder complexe workshopregistratie volledig automatiseren, door in het registratieformulier kun je een speciale workshop-vraag toevoegen. Je kunt zoveel workshops of break-outs toevoegen als je wilt.

Workshops beheren

Per workshop kun aangeven hoeveel personen zich maximaal kunnen aanmelden. In het registratie overzicht zie je precies hoe de aanmeldingen per workshop verdeeld zijn.

Wanneer de workshop bijna vol is, krijg jij als organisator een melding per mail. Zodra het maximum aantal bereikt is, kunnen jouw bezoekers kunnen de betreffende workshop niet meer selecteren. Komt er een plek vrij omdat iemand zich afmeldt voor het event? Dan wordt die plek automatisch weer vrijgegeven. Je kunt een workshop ook  (tijdelijk) deactiveren, zodat hij niet meer in het overzicht verschijnt. 

Eenvoudige workshopregistratie voor je bezoekers

Momice maakt het aanmelden voor een workshop gemakkelijk voor de bezoeker. De bezoeker klikt op de persoonlijke registratielink in de uitnodigingsmail. In het registatieformulier, kiest de bezoeker de gewenste workshop(s) en ontvangt automatisch een bevestigingsmail zodra de registratie is voltooid.

In de bevestiging staan nogmaals de registratiegegevens en een overzicht van de gekozen workshop(s). Met de link uit de mail kan de bezoeker ook terugkeren naar de persoonlijke pagina om daar het overzicht terug te vinden en/of te wijzigen.

Geef per deelsessie het maximaal aantal deelnemers aan

Zo werkt het

Het beheren van workshops is met Momice software een koud kunstje: 

  • Stap 1. Bedenk hoe je de workshops wilt indelen: welke ruimte, tijdslots en hoeveel tijd je wilt overhouden tussen de workshops.

  • Stap 2. Voeg voor elke workshopronde een aparte vraag toe, bijvoorbeeld "Workshop A | Ochtend" en "Workshop A | Middag". Zo houd je als organisator het overzicht.

  • Stap 3. Geef dan het maximaal aantal personen aan. Je ontvangt meldingen als het maximum bijna bereikt is en wanneer de workshop vol is. 

  • Stap 4. Passen er toch meer mensen in de zaal dan je eerst had gedacht? Verhoog dan het maximum aantal deelnemers  in Momice.

  • Stap 5. Voeg een overzicht van de gekozen workshops toe aan de registratie-bevestiging. Dit gaat eenvoudig via een speciale tag in de mailmodule.
  • Stap 6. Neem de tijd om het hele registratieproces te testen, ook de workshopvragen en de bevestiging.
  • Stap 7. Verstuur een laatste mail naar de genodigden, de dag voor het event. Laat hierin het workshop-overzicht nogmaals terugkomen.


Conclusie

De registratie van meerdere deelsessies en workshops tijdens je event kan snel complex worden voor jou als organisator. Door het inzetten van Momice event software is het een stuk eenvoudiger om workshops te beheren. Bepaal van te voren het proces en neem de tijd om het te testen.
 
Bekijk alle Momice features

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice®.