Momice Event Blueprint
De methode voor succesvolle events

Events zijn geen doel op zich, maar een manier om bestaande relaties te versterken of nieuwe relaties aan te gaan.

Jij als event professional hebt misschien niet altijd invloed op het formuleren van de groei-, marketing-, of salesdoelstellingen van de organisatie. Toch vormen ze de basis van elk event. Daarom is het goed om hiervan wel op de hoogte te zijn.

Wie zijn de belangrijkste relaties van jouw organisatie? En welke events zijn er nodig om deze mensen te zien of spreken?

Door al deze momenten in te plannen, ontstaat een samenhangend (jaar)plan, waarin al je events samenkomen. De relatie is dus het startpunt, niet het event!

Een goed event begint met een duidelijke, meetbare (SMART) doelstelling , die aansluit op de (relatiemanagement)strategie.

Specifiek
Meetbaar
Acceptabel
Realistisch
Tijdsgebonden

Bedenk ook van tevoren hoe je achteraf het resultaat wilt gaan meten.

Wat weet jij écht van je doelgroep? Wie zijn het precies, wat zijn hun drijfveren en welke uitdagingen komen ze tegen?

Hoe specifieker je deze vragen kunt beantwoorden, hoe krachtiger de belofte die je kunt maken naar de doelgroep. De kernboodschap vormt de rode draad door jouw event.

In de whitepaper vind je handige tips voor doelgroepanalyse.

Pas als je weet wat het event moet opleveren, kun je bepalen wat het waard is. Een event budget is dus meer dan een optelsom van kostenposten (catering, locatie, sprekers, AV), maar een investering die de organisatie wil maken in het bereiken van de doelgroep.

Neem in de eventbegroting wel een inschatting mee voor jouw dreamteam en -tools (óók eventsoftware)!

De doelstellingen, doelgroep en bijbehorend budget geven richting aan het concept of format. Wordt het event fysiek, online of hybride? En hoe ga je er voor zorgen dat de kernboodschap overkomt en de doelgroep na het event daadwerkelijk in beweging komt?

Onthoud: creativiteit is niet altijd het belangrijkste bij het overbrengen van de kernboodschap.

Stel een programma op dat qua inhoud en vorm gaat bijdragen aan de ambities van de doelgroep. Kies de juiste werkvormen, netwerkmomenten en sprekers om de doelgroep maximaal te bedienen.

Houd hierbij in het achterhoofd dat een programma voor een online event anders is dan voor live of hybride events.

Een aantal momenten om de dialoog met je publiek aan te gaan en de betrokkenheid te verhogen:

• uitnodiging & registratie
• reminders & updatemails
• publieksinteractie
• event enquête

Goede eventsoftware helpt om deze onderdelen goed in te richten. In de whitepaper vind je meer tips!

Een script van minuut tot minuut is onmisbaar voor een strak event. Wie zegt wat, wanneer? Wanneer wordt welke slide of video getoond? En hoe weten eventuele online kijkers wie er in beeld verschijnt?

Stel een uitgebreid script samen, door de bril van de regisseur. Download de whitepaper voor de vaste onderdelen van het script.

Verzamel alle data uit de registratie, communicatie, interactie en enquête om het gedrag binnen het event te meten. Gebruik deze inzichten  om de doelstellingen te toetsen en te beoordelen of het event een succes was. En hoe het volgende event beter kan.

De evaluatie van het ene event is het startpunt van het volgende event. De learnings zorgen dat jouw events steeds beter bijdragen aan de groeidoelstellingen van de organisatie.