Een excellente event e-mail uitnodiging in 5 stappen

Rutger Bremer

Iedereen weet het: een 1e indruk kun je maar één keer maken. Het eerste contact met de genodigden van je event is cruciaal. In veel gevallen is dit een e-mail. Het is dus heel belangrijk hier goed over na te denken. Zo niet, dan loop je het risico dat je de aandacht van je doelgroep verliest - en dat ze zich niet registreren voor je event. In deze blog geven we je tips & tricks om de perfecte communicatieflow voor je event op te zetten.

Stap 1. Less is more!

Ga zuinig om met de tijd van je lezers (niemand zit te wachten op information overload). Vertel in de uitnodiging waarom men moet komen en wat je precies belooft. Het kan heel effectief zijn om in 3 tot 5 bullets op te sommen wat men uit het event kan halen. Verder vermeld je natuurlijk de praktische zaken zoals datum, tijd en locatie, maar houd het kort! Voor gedetailleerde informatie verwijs je jouw genodigden door naar de event website.

Stap 2. Eén boodschap per mail

Denk na over de verschillende contactmomenten in de communicatieflow van je event: save-the-date, uitnodiging, reminder, update mails, laatste (praktische) informatie, een bedankmail met enquête en eventueel een follow-up). Beperk je tot maximaal 1 ‘Call-to-Action’ (CTA) per mail — zo is de kans dat de doelgroep de juiste actie onderneemt.

  • Maak duidelijk wat je van de genodigde verwacht (bijvoorbeeld aanmelden/afmelden).
  • Gebruik buttons (klikbare knoppen) met korte teksten.
  • Zorg voor voldoende witruimte rondom je call-to-action, zodat het goed opvalt. 

Excellente email Momice

Stap 3. Maak het mooi 

Uitstraling is alles! Een mooi vormgegeven e-mail zorgt voor meer aanmeldingen. Houd in elk geval onderstaande richtlijnen in je hoofd. Wil je meer tips? Lees dan deze blog

  • Plaats een mooie mail-header in de stijl van het event
  • Gebruik in alle mailings en op de event website dezelfde stijlelementen
  • Stem de kleuren en lettertypes af op de event- of bedrijfshuisstijl
  • Deel je informatie op in verschillende (korte) paragrafen
  • Gebruik tussenkoppen en lijstjes voor de ‘scanners’ onder ons
  • Zorg voor genoeg witruimte in de mail, dit leest makkelijker
  • Maak gebruik van buttons in een opvallende kleur
  • Besteed ook aandacht aan de footer

Op zoek naar meer inspiratie? Bekijk dan het Momice Lookbook. 

Download het Momice Design Lookbook

Stap 4. Maak je event uitnodiging persoonlijk

Veel events hebben verschillende doelgroepen (gasten, VIP’s, sponsoren & partners). Zorg ervoor dat je de boodschap personaliseert, door te kiezen voor de juiste aanhef, titel en aanspreekvorm, maar vooral met de juiste inhoud. Laat je genodigden zien dat het event aansluit bij hun behoeften. 

Wil jij aan de slag met het de juiste boodschap en doelgroep voor jouw event? De Momice Event Blueprint kan je hierbij helpen!

Naar de Event Blueprint

Stap 5. Stuur een duidelijke bevestiging

Zorg voor een duidelijke bevestiging, die automatisch verstuurd wordt zodra de genodigde zich geregistreerd heeft. In deze bevestiging komen (in elk geval) de volgende onderdelen aan bod:

  • Details van het event (datum, tijd, locatie)
  • Registratiegegevens
  • De mogelijkheid om gegevens te wijzigen
  • Agendalink
  • Een link naar de event website
  • Optioneel: e-ticket 
  • Afmeldlink

De uitnodiging is pas het begin!

De uitnodiging is pas het begin van de communicatie met de deelnemers van jouw event. Houd je deelnemers betrokken, door ze regelmatig op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen rondom jouw event. Met behulp van goede event software kun je de mails van tevoren klaarzetten en linken aan andere belangrijke elementen, zoals bezoekersregistratie, een event website en het meten van je event resultaten.

Benieuwd hoe je dit doet met Momice? 

Bekijk de demo video

Deel dit artikel:

Ontdek hoe Momice werkt!

In een korte demo video laten we je zien wat er allemaal mogelijk is met Momice. Ervaar zelf of Momice bij je past.