Een excellente email uitnodiging voor je evenement in 6 stappen

Een excellente email uitnodiging voor je evenement in 6 stappen

Iedereen weet het: een 1e indruk kun je maar één keer maken. Het eerste contact met de genodigden van je event is cruciaal. In veel gevallen is dit een email. Het is dus heel belangrijk hier goed over na te denken. Zo niet, dan loop je het risico dat je de aandacht van je doelgroep verliest - en dat ze zich niet registreren voor je event. In deze blog geven we je tips & tricks om de perfecte communicatieflow voor je event op te zetten.

Stap 1. Wat heeft je lezer eraan? Less is more!

Er is een groot verschil tussen wat relevant is voor jou als event organisator en wat de ontvanger van de mail wil weten. Zorg dat je je doelgroep begrijpt, dat de informatie altijd relevant is en ga zuinig om met de tijd van je lezers (niemand zit te wachten op information overload).

Stap 2. Eén boodschap per mail

Het kan handig zijn om meerdere contactmomenten te creëren in de communicatieflow van je event. Neem per email uitnodiging maximaal één ‘call-to-action’ mee; zo is de kans dat de boodschap overkomt het grootst. Een voorbeeld:

 Mailing

 Call-to-action

 Inhoud

Save-the-date Nog geen event details, alleen save-the-date in je agenda.

Datum, tijd, agenda link

 

Uitnodiging Registreer of meld je af voor het evenement. Introductie tekst, aanmeld- en afmeldlink
Bevestiging Alle registratie- en ontvangstinformatie vind je hier. Registratie details, e-ticket, agenda link, afmeldlink
Reminder Laat weten of je erbij aanwezig bent of niet.

Notificatie reminder + uitnodiging

 

Update (s) Nieuwe informatie over het event. Agenda, sprekers, event website link
Last minute informatie

Belangrijke informatie of aanpassingen in het programma + afmeldlink.

E-ticket, afmeldlink, website link

 

Recap evenement We hebben je feedback nodig. Bedankt bericht + enquêtelink

 

Stap 3. Leesbaarheid boven alles

  • Houd de mail zo kort en bondig mogelijk.
  • Deel je informatie op in verschillende (korte) paragrafen.
  • Gebruik tussenkoppen en lijstjes voor de ‘scanners’ onder ons.
  • Zorg voor genoeg witruimte in de mail, dit leest makkelijker.
  • Wees consistent in uitlijning zodat het geheel prettig oogt.
Opbouw van je email uitnodiging

Stap 4. Maak je event emails persoonlijk

Veel events hebben verschillende doelgroepen (gasten, VIP’s, sponsoren & partners). Zorg ervoor dat je de boodschap personaliseert, op een passende manier (aanhef, titel, voornaam of juist achternaam). Laat je genodigden zien dat je ze begrijpt!

Stap 5. Beloon je deelnemer met een duidelijke bevestiging

Wanneer je de genodigde vraagt om zich te registreren, zorg voor een duidelijke bevestiging. In deze bevestiging komen de volgende onderdelen aan bod:

  • Details van het event (datum, tijd, locatie).
  • Agenda link.
  • De mogelijkheid tot afmelden of gegevens wijzigen.
  • Event website link.
  • Optioneel: e-ticket. 
  • Afsluiting en afzender.

NB. Let erop dat de je consistent bent in de lay-out van je event emails!

Stap 6. Help je doelgroep naar je call-to-action

  • Maak duidelijk aan je doelgroep wat je van ze verwacht (bijvoorbeeld aanmelden/afmelden).
  • Presenteer de call-to-action duidelijk en dikgedrukt.
  • Gebruik HOOFDLETTERS, korte woorden en buttons (klikbare knoppen) met teksten.
  • Zorg voor voldoende witruimte rondom je call-to-action, zodat het goed opvalt. Bijvoorbeeld: 'KLIK HIER OM JE AAN TE MELDEN!'

Conclusie

Een goede communicatieflow is het begin van een succesvol event. Zorg ervoor dat je informatie altijd uniek en relevant is en maak het je doelgroep zo gemakkelijk mogelijk. Dit leidt uiteindelijk tot een hogere opkomst en scheelt je een hoop extra werk.

Download de mailings white paper