Een excellente event e-mail uitnodiging in 5 stappen

Rutger Bremer

Iedereen weet het: een 1e indruk kun je maar één keer maken. Het eerste contact met de genodigden van je event is cruciaal. In veel gevallen is dit een e-mail. Het is dus heel belangrijk hier goed over na te denken. Zo niet, dan loop je het risico dat je de aandacht van je doelgroep verliest - en dat ze zich niet registreren voor je event. In deze blog geven we je tips & tricks om de perfecte communicatieflow voor je event op te zetten.

Stap 1. Less is more!

Er is een groot verschil tussen wat relevant is voor jou als event organisator en wat de ontvanger van de mail wil weten. Zorg dat je je doelgroep begrijpt, dat de informatie altijd relevant is en ga zuinig om met de tijd van je lezers (niemand zit te wachten op information overload).

Stap 2. Eén boodschap per mail

Het kan handig zijn om meerdere contactmomenten te creëren in de communicatieflow van je event: van een save-the-date tot de bedankmail. Neem ‘call-to-action’ (CTA), zo is de kans dat de boodschap overkomt het grootst.

  • Maak duidelijk wat je van de genodigde verwacht (bijvoorbeeld aanmelden/afmelden).
  • Gebruik buttons (klikbare knoppen) met korte teksten.
  • Zorg voor voldoende witruimte rondom je call-to-action, zodat het goed opvalt. 

Tabel_Voorbeeld_Mailings


Stap 3. Leesbaarheid boven alles

Stap 4. Maak je event uitnodiging persoonlijk

Veel events hebben verschillende doelgroepen (gasten, VIP’s, sponsoren & partners). Zorg ervoor dat je de boodschap personaliseert, op een passende manier (aanhef, titel, voornaam of juist achternaam). Laat je genodigden zien dat je ze begrijpt!

Stap 5. Stuur een duidelijke bevestiging

Wanneer je de genodigde vraagt om zich te registreren, zorg voor een duidelijke bevestiging. In deze bevestiging komen de volgende onderdelen aan bod:

  • Details van het event (datum, tijd, locatie)
  • Agenda link
  • De mogelijkheid tot afmelden of gegevens wijzigen
  • Event website link
  • Optioneel: e-ticket 
  • Afsluiting en afzender

De uitnodiging is pas het begin!

Zorg dat er geen twijfel bestaat over wat jij van de lezer verwacht. Eén duidelijke call-to-action per mail helpt hierbij. Maar let op: de uitnodiging is pas het begin van de communicatie met de deelnemers van jouw event. Goede event software kan je helpen alle onderdelen goed in te richten. Denk hierbij aan bezoekersregistratie, een event website en het meten van je event resultaten

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice®.