Excellente event emails in 6 stappen

Iedereen weet het: een 1e indruk kun je maar één keer maken. Het eerste contact met de genodigden van je event is cruciaal. In veel gevallen is dit een email. Het is dus heel belangrijk hier goed over na te denken. Zo niet, dan loop je het risico dat je de aandacht van je doelgroep verliest - en dat ze zich niet registreren voor je event. In deze blog geven we je tips&tricks om de perfecte communicatieflow voor je event op te zetten.

Stap 1. Wat heeft je lezer eraan? Less is more!

Er is een groot verschil tussen wat relevant is voor jou als organisator en wat de ontvanger van de mail wil weten. Zorg dat je je doelgroep begrijpt, zorg dat je informatie altijd relevant is en ga zuinig om met de tijd van je lezers (niemand zit te wachten op information overload).

Stap 2. Eén boodschap per mail.

Het kan handig zijn om meerdere contactmomenten te creëren in de communicatieflow van je event. Neem per mail maximaal één ‘call to action’ mee; zo is de kans dat de boodschap overkomt het grootst. Een voorbeeld:

Creeer een call-to-action

Stap 3. Leesbaarheid boven alles

  • Houd de mail zo kort en bondig mogelijk.
  • Deel je informatie op in verschillende (korte) paragrafen.
  • Gebruik tussenkoppen en lijstjes voor de ‘scanners’ onder ons.
  • Zorg voor genoeg witruimte in de mail, dit leest makkelijker.
  • Wees consistent in uitlijning zodat het geheel prettig oogt.
Opbouw email

Stap 4. Maak je event emails persoonlijk

Veel events hebben verschillende doelgroepen (gasten, VIP’s, sponsoren, partners). Zorg ervoor dat je de boodschap personaliseert, op een passende manier (aanhef, titel, voornaam of juist achternaam). Laat je gasten zien dat je ze begrijpt!

Stap 5. Beloon je deelnemer met een duidelijke bevestiging

Wanneer je de genodigde vraagt om zich te registreren, zorg voor een duidelijke bevestiging. In deze bevestiging komen de volgende onderdelen aan bod:

  • Details van het event (datum, tijd, locatie).
  • Agenda link
  • De mogelijkheid tot af melden of gegevens wijzigen.
  • Event website link
  • Optional: E-ticket. 
  • Afsluiting en afzender

NB. Let erop dat de je consistent bent in de lay-out van je event emails!

Stap 6. Help je doelgroep naar je Call to Action

  • Maak duidelijk aan je doelgroep wat je van ze verwacht (bijvoorbeeld aanmelden/afmelden).
  • Presenteer de Call to Action duidelijk en dikgedrukt.
  • Gebruik HOOFDLETTERS, korte woorden en buttons (klikbare knoppen) met teksten.
  • Zorg voor voldoende witruimte rondom je Call to Action, zodat hij goed opvalt.
  • Voorbeeld: KLIK HIER OM JE AAN TE MELDEN!

Conclusie

Een goede communicatieflow is het begin van een succesvol event. Zorg ervoor dat je informatie altijd uniek en relevant is en maak het je doelgroep zo gemakkelijk mogelijk. Dit leidt uiteindelijk tot een hogere opkomst en scheelt je een hoop extra werk.

Lees ook onze volgende blog over het belang van een goede layout in je event emails!

 

Bekijk alle Momice features