Feilloze event registratie in 5 stappen

Registratie is slechts één onderdeel van je totale ‘event communicatie flow’. Toch is het een van de meest besproken onderwerpen. De event registratie groeit niet zelden uit tot een tijdrovende klus met meerdere Excel-lijsten, waardoor het overzicht moeilijk te bewaren valt.

B2B event managers weten dat registratie in veel gevallen veel meer is dan een simpele ‘RSVP’ - door verschillende doelgroepen en complexe schema's met meerdere subsessies heeft het registratietraject soms veel weg van een Sudoku-puzzel voor gevorderden… Goed nieuws: wij helpen je de puzzel op te lossen met een aantal eenvoudige stappen.

Het raamwerk van je event registratie

Voordat je begint met het maken van je registratieformulier met behulp van je favoriete event software, is het slim om even terug te gaan naar de tekentafel - en vast te stellen hoe het raamwerk van je event registratie eruit moet komen te zien. Dit doe je door de volgende 5 vragen te beantwoorden voor jouw event.

1. Wie kan zich registreren?

Wanneer je alleen je eigen relaties uitnodigt is persoonlijke registratie de veiligste optie: in dit geval kunnen alleen degenen met een persoonlijke link of code zich aanmelden voor je event. 

Is je event toegankelijk is voor een breder publiek? Dan past open registratie waarschijnlijk beter. Bijvoorbeeld wanneer je je event op Social Media publiceert: iedereen kan de registratiepagina invullen. Een goede oplossing om meer leads te genereren!

Event registratie open en gesloten

2. Hoeveel mensen verwacht je?

Het is belangrijk om het totale aantal aanwezigen vast te stellen - en te berekenen hoeveel mensen je uit moet nodigen om op dit getal uit te komen. Hoeveel mensen wil je uiteindelijk ontvangen op je event? Wat is de beschikbaarheid van de locatie en de verschillende zalen? Wat gebeurt er als het maximum bereikt is? En wat doe je als niet voldoende mensen zich aanmelden? De ervaring leert dat gemiddeld slechts 50% van de genodigden zich registreert voor een B2B event. En van het aantal geregistreerden kun je ervan uitgaan dat een no-show van ongeveer 20% geen slechte score is.

Met deze gegevens kun je het aantal genodigden eenvoudig berekenen. Organiseer je een gewild event? Dan is het wellicht een goed idee om een wachtlijst in het leven te roepen, zodat uiteindelijk zoveel mogelijk mensen de gelegenheid hebben om naar jouw event te komen!

3. Mag jouw genodigde iemand meenemen?

Wanneer je je genodigde de mogelijkheid biedt om een relatie of collega mee te nemen is het verstandig om dit proces goed door te denken: welke gegevens heb je nodig van de ‘extra’ persoon? Krijgt hij/zij een aparte e-ticket? Of wil je deze liever naar jouw eigen relatie sturen? En wie verzorgt de uiteindelijke aanmelding? Bedenk deze stappen op voorhand en bespaar jezelf de extra rompslomp van het achteraf aanpassen van de settings. 

4. Zijn er subsessies met een maximum capaciteit?

Veel B2B events hebben workshops, subsessies of andere flexibele programma-elementen met een beperkt aantal plaatsen. Schrijf het registratietraject voor deze sessies uit. Vooral het werken met verschillende tijds-slots kan een uitdaging zijn, zeker wanneer je niet beschikt over flexibele event registratie software.

5. Ga je je gasten inchecken op het event?

Bij Momice geloven we dat het inchecken van je gasten een must is. Het is de enige manier om te weten wie er bij was en wie niet. Deze gegevens zijn essentieel voor je follow-up: bedank de mensen die er waren en vraag ze om feedback. En overweeg degenen die er niet waren te bellen. Zo verbeter je de relatie met je genodigden en kom je meer te weten over hun beweegredenen en behoeftes! Meer weten over slim inchecken? In onze laatste whitepaper besteden we aandacht in het opzetten van de optimale registratiebalie.

E-ticket event.svg

Denk vast na over de vervolgstappen

Als je deze 5 vragen voor jezelf hebt beantwoord, wordt het opzetten van je registratie een stuk eenvoudiger. Schrijf vervolgens alle communicatie-momenten op en zorg dat je alle benodigde informatie boven tafel krijgt. Bedenk de uitnodigingstekst, de details van de registratiepagina, de bevestigings-mail, eventueel e-ticket, reminders, updates en eventuele bedank-mails. Wil je meer weten over het sturen van mailings? Lees dan onze whitepaper mailings.

Het registratieformulier volgt vanzelf

Als dit allemaal in kannen en kruiken is, kun je de registratiepagina opzetten en testen. Vraag ook je collega’s om mee te kijken of de teksten en de registraties soepel lopen. 2 paar ogen zien altijd meer dan 1! Tot slot: vergeet niet om ook een ‘afmeld’ optie op te nemen! In de volgende blog vind je tips & tricks om registraties te blijven managen nadat de uitnodiging verzonden is.

 

Bekijk alle Momice features