10 Tips om supersnel deelnemers in te checken op je event

10 Tips om supersnel deelnemers in te checken op je event

Als event professional werk je maanden toe naar die éne dag - en je wilt dat alles vlekkeloos verloopt. Een belangrijk onderdeel van jouw event is aanwezigheidsregistratie: het in- en uitchecken van je genodigden bij aankomst en vertrek. Het is van groot belang dat dit soepel verloopt: je wilt dat de ervaring van je bezoeker zo positief mogelijk is!

Inchecken leidt tot inzichten

Voor welk type zakelijke events is het interessant om deelnemers in- en uit te checken? Eigenlijk is het voor ieder event interessant om precies te weten wie er wel en niet aanwezig is. Achteraf kun je de aanwezigen een enquête sturen om relevante eventdata te verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan de kwaliteit van workshops, welke keynote spreker het populairst was, of andere elementen die de volgende keer beter kunnen. Daarnaast kun je eenvoudig het no-show percentage van jouw event berekenen wanneer je bijhoudt wie zich heeft aangemeld - en wie daadwerkelijk aanwezig was. Wat veel bedrijven tegenwoordig doen is een (kleine) vergoeding vragen aan de personen die zich niet netjes hebben afgemeld in de laatste 24/48 uur.

Inchecken maakt personalisatie mogelijk

Ook kan je de communicatie naar jouw deelnemers personaliseren. Naar de aanwezigen stuur je een ander bericht naar dan de afwezigen. Vertel afwezigen dat je ze gemist hebt en vraag naar de reden van hun afwezigheid. Dit kan nuttige informatie opleveren voor de volgende keer! De respons op bedankmails en enquêtes voor feedback is over het algemeen hoger bij een persoonlijke benadering. Ook kun je jouw contacten gerichter benaderen voor toekomstige events, wanneer je weet welke events ze hebben bijgewoond. Indirect zal het in- en uitchecken van genodigden er dus voor zorgen dat jij uiteindelijk je event doelstellingen (nog) beter kan meten.

Inchecken is ideaal voor betaalde events

Bij betaalde events ligt het no-show percentage over het algemeen lager dan bij gratis events. Toch is het ook hier belangrijk om je bezoekers in te checken. Je wilt immers alleen mensen binnenlaten die betaald hebben voor hun ticket. Betaalde tickets kunnen worden ingezet bij conferenties, congressen, symposia of seminars. Lees hier meer over het inzetten van (betaalde) tickets voor je event.

In- en uitchecken voor bijscholings-events

Het in- en uitchecken is waarschijnlijk het meest cruciaal voor bijscholings-events zoals een BHV cursus of symposia voor zorg professionals, waarbij accreditatiepunten toekennen een belangrijk onderdeel is. Deelname is vaak verplicht en om fraude te kunnen voorkomen is in- en uitchecken van groot belang. Jij als event manager hebt immers andere dingen te doen dan in Excel bijhouden wie er wel en geen punten heeft verdiend. Met een goede incheck app houd je eenvoudig het overzicht.

Een overzicht van alle aanmeldingen en aanwezigen op je evenement

In het Momice registratie-overzicht kun je filteren op registratiestatus. Deze lijst kun je selecteren en exporteren voor een gerichte emailcampagne.


Gebruik event registratiesoftware

Wanneer je gebruikt maakt van event registratiesoftware wordt vaak een e-ticket inclusief QR-code automatisch meegestuurd met de registratiebevestiging. Je kunt deze QR-code eenvoudig scannen, gewoon met je eigen smartphone (iPhone en Android) - zo kun je realtime zien wie er binnen is en wie niet.

Bereid je goed voor

Op de dag van het event is het belangrijk dat het inchecken soepel verloopt: je wilt voorkomen dat bezoekers in een lange rij moeten wachten om naar binnen te gaan. Dit is irritatiepunt nummer 1! Hier volgen 10 tips om ervoor te zorgen dat jouw bezoekers ontspannen aan de dag kunnen beginnen.


10 Tips om snel deelnemers in te checken op je evenement

  • Tip 1:  Beperk het aantal handelingen per check-in. Zet meer mensen in, of reduceer het aantal uit te voeren handelingen (bijvoorbeeld: print geen badges op locatie) zoveel mogelijk.

  • Tip 2: Test alle stappen van het registratieproces op voorhand, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Meet ook hoeveel tijd 1 check-in in beslag neemt.

  • Tip 3: Zorg voor voldoende scanpunten om het inchecken zo vlot mogelijk te laten verlopen. In onze white paper 'Bezoekersregistratie' staat een formule voor het berekenen van het aantal scanpunten.

  • Tip 4: Stel de scanpunten bij de entree altijd zo breed mogelijk op, zodat je meerdere deelnemers tegelijkertijd kunt inchecken.

  • Tip 5: Versnel het incheckproces door de deelnemers in de rij erop te attenderen hun e-ticket gereed te houden. Met een goede event check-in app kun  je deelnemers snel handmatig opzoeken en inchecken.

  • Tip 6: Niet iedere deelnemer heeft zijn/haar e-ticket bij de hand. Haal deze mensen zo snel mogelijk uit de rij en verwijs ze door naar een medewerker die ze verder kan helpen.

  • Tip 7: Zorg voor een gedegen QR-code scanner: Momice biedt vanaf september haar eigen event Check-in app aan.*

  • Tip 8: Zorg voor een stabiele internetverbinding, het liefst kabel of 4G. Vertrouw niet blind op de WIFI van de locatie - deze kan minder stabiel zijn wanneer er veel bezoekers aanwezig zijn.

  • Tip 9: Gebruik volledig opgeladen smartphones voor scannen en houd laders bij de hand. Neem eventueel powerbanks mee voor een outdoor event!

  • Tip 10: Print badges zoveel mogelijk van tevoren. Badges printen op locatie kost tijd en geld. Bedenk eventueel een andere oplossing voor last-minute gasten. Als je toch badges wilt printen op locatie, doe het dan op een aparte plek, zodat de event check-in stroom niet verstoord wordt.

 

*Update: Op 10 september lanceert Momice de splinternieuwe Check-in app! Bezoekers in- en uitchecken wordt makkelijker, overzichtelijker en veiliger (GDPR compliant) met deze app, speciaal gemaakt voor Momice gebruikers. Je kunt de incheck app gratis downloaden in de Apple App Store voor iPhones en Google Play Store voor alle Android toestellen. 

 

start-scherm-momice-check-in-app-apple .  gebruik-de-zoekfunctie-in-de-event-incheck-app .  event-deelnemer-is-succesvol-ingecheckt

Met de Momice Check-in app kun je QR-codes van automatisch gegenereerde e-tickets scannen. Wanneer een bezoeker de e-ticket vergeten is, zoek je de genodigde eenvoudig op in de app.  

Conclusie

Bij ieder event is het belangrijk om te weten wie er aanwezig of afwezig was. Het inchecken van bezoekers leidt tot waardevolle inzichten over je event. Met bovenstaande tips voorkom je wachtrijen en zorg je dat het incheckproces soepel verloopt.

Lees hier meer over deelnemers inchecken met Momice, om je evenement nog meer te stroomlijnen.

Download de registratie white paper