Tips & tricks voor jouw webinars

Tips & tricks voor jouw webinars

De nieuwe coronavirus-maatregelen liegen er niet om: de tijd om events van offline naar online te verschuiven is nú. De eventindustrie wordt getest op flexibiliteit en creativiteit om events te verzetten of alsnog te laten plaatsvinden in een ander format. Zeker de informatieve events kunnen heel goed verplaatst worden naar online, maar hoe doe je dat precies? In deze blog delen Britt en Chaim van Momice Customer Success hun tips & tricks voor het organiseren van een succesvolle webinar.


Een steady format

De afgelopen maanden is Momice begonnen met het organiseren van webinars. De eerste webinar op 10 december 2019 – over het ontwerpen van mooie headers voor je event website – was gelijk een succes. Britt: “Sindsdien zijn er drie webinars georganiseerd met ieder een ander onderwerp en een andere doelgroep: een mooi header design ontwerpen, events opzetten met meerdere doelgroepen en tips & tricks voor event mailing. We hebben nu een behoorlijk steady format om de webinars van A tot Z soepel te laten verlopen. Daarom delen we graag onze learnings: waar moet je rekening mee houden en wat heb je allemaal nodig?”

De voorbereiding

Een goed begin is het halve werk. De voorbereiding voor een webinar neemt veel tijd in beslag wanneer je het goed en overzichtelijk wilt opzetten, aldus Chaim. “Tijdens de voorbereiding zetten we in grote lijnen de webinar op. Daarnaast bepaalden we het doel, de doelgroep, het onderwerp, de datum, het communicatieplan en de tools en benodigdheden.”

Britt en Chaim gebruiken de Momice Event Blueprint voor de voorbereiding van de webinar. Britt: “We zetten de Event Blueprint in om effectieve meetings te organiseren (live en online). Het helpt je doelstelling te formuleren op basis van de gewenste gedragsverandering van je doelgroep na het event of de webinar. Door een uitgebreide doelgroepanalyse, kernboodschap (wat nemen ze mee naar huis?), subdoelstellingen (voor, tijdens en na) wordt duidelijk wat je moet communiceren, welke tools je nodig hebt en welke KPI’s je gaat meten.”

Volgens Britt en Chaim is het belangrijker dan je zou denken om in de voorbereiding de organisatie en communicatie te bepalen. Chaim: “Dit geeft je namelijk houvast gedurende de aanloopperiode naar de webinar toe. Qua organisatie is het belangrijk om vast te stellen wie de webinar gaat geven, wie de vragen van aanwezigen beantwoordt, waar en wanneer de webinar plaatsvindt, wie er verantwoordelijk is voor de communicatie met de doelgroep en hoe die communicatie vormgegeven wordt.”

Zelf aan de slag met jouw doelstellingen? Ga naar de Event Blueprint!

Materiaal en software

Na de voorbereiding gingen Britt en Chaim ook gelijk nadenken over de tools en benodigdheden voor de webinar. Daarbij waren de volgende aspecten belangrijk:

Beeld: Een goede camera.
“Wij hebben de built-in van onze MacBook gebruikt omdat deze voldoet aan alle eisen en makkelijk in gebruik is.”

Geluid: Een microfoon.
“Wij gebruiken de Samson Meteor Mic USB Microfoon, een portable microfoon die je kan inpluggen via de USB-poort en daardoor direct te verbinden is met de MacBook.”

Licht: Grote lampen.
“Twee grote foto- videografie lampen zorgden voor een consistente beeldkwaliteit van onze webinars.”

Omgeving: Houd het rustig.
“Zorg voor een neutrale achtergrond, mooie lichtinval en geluidsdemping.”

tipsentrickswebinarBritt en Chaim met hun set-up voor een van de webinars.

Bij de keuze van een tool voor de webinars waren een aantal zaken belangrijk om rekening mee te houden. Zo moeten er veel personen aanwezig kunnen zijn, wilden ze iedereen op mute kunnen zetten zodat alleen de host hoorbaar is en de camera’s van de deelnemers moeten uitgeschakeld kunnen worden door Britt en Chaim. Britt: “Daarnaast wilden we een tool met een chatfunctie, de mogelijkheid om het scherm te delen en een automatische recording optie. Onze keuze is gevallen op Zoom, omdat we daar al mee bekend waren en het voldoet aan onze eisen voor de webinars.”

Het doel en de opzet

In de opvolgende fase hebben Britt en Chaim het doel en de opzet verder uitgewerkt. Chaim: “Het doel uitwerken is belangrijk om te begrijpen waar je het over gaat hebben, maar ook om mensen te enthousiasmeren in de uitnodiging. Door het doel van de webinar duidelijk aan te geven in de uitnodiging, kunnen genodigden een goede afweging maken of de webinar voor hen interessant is.”

Daarnaast hebben ze in deze fase ook de webinar inhoudelijk uitgewerkt. Britt: “Hierbij stelden we onszelf de volgende vragen: wie is onze doelgroep en waar kunnen wij ze mee helpen, waar ligt het focuspunt, hoe kunnen we dit het beste overbrengen en welk format (presentatie, interactief, interview setting, etc.) past het beste bij het onderwerp?”

De communicatie

Als de tools gekozen zijn en het doel en de boodschap zijn bepaald, is het tijd om te starten met de communicatie. Britt en Chaim verzenden de uitnodiging voor de webinar doorgaans 1 week van tevoren. Britt: “De uitnodiging is hét moment om de interesse van onze doelgroep te wekken. Om een goede eerste indruk te maken, maken we de uitnodiging visueel aantrekkelijk – met o.a. een mooie header en duidelijke leesbaarheid – en houden we de tekst kort maar krachtig. In de uitnodiging moet meteen duidelijk worden wat het onderwerp van de webinar is, wanneer het gaat plaatsvinden, wat de deelnemers gaan leren en hoe ze mee kunnen doen.”

Webinar_mailingDe registratiebevestiging van de event mailing webinar.

Voordat de uitnodiging eruit gaat, wordt ook de registratiebevestiging vast klaargezet. Chaim: “Deze bouwen we vrijwel hetzelfde op als de mailing: we zorgen voor een passende header, een regel dat de registratie is gelukt, een herhaling van de tijd en datum van de webinar en CTA-knoppen naar de Zoom link en om de webinar aan de agenda toe te voegen.”

Uitwerken, oefenen en finetunen

“Na het uitzenden van de uitnodiging gaan we aan de slag met de vormgeving van de webinar”, aldus Britt en Chaim. “Daar waar nodig maken we een presentatie en degene die de webinar zal geven bereidt zijn/haar tekst voor.”

Daarna gaan ze door met de oefenronde.  Chaim: “Deze proberen we altijd zo voorbereid mogelijk in te gaan. De eerste oefenronde voeren we zo professioneel mogelijk uit, we zetten de hele set-up klaar, gaan aan de slag in Zoom en oefenen de introductie meermaals voordat we van start gaan. Zo krijg je een goed gevoel bij hoe de webinar er daadwerkelijk uit komt te zien. Zowel het beeld, geluid en licht als de relevantie en opvolging van onderwerpen die aan bod komen zijn goed te testen.”

Tenslotte hebben ze een evaluatie om te zien wat er goed ging en wat nog beter kan. Britt: “Ook kijken we de eerste auto-recording – de opname van beeld en geluid die automatisch wordt gegenereerd door Zoom en de Samson Meteor – terug. Dit terugkijken geeft ons ook inzicht in hoe de webinar ontvangen zal worden en hoe wij overkomen op beeld.”

De herinneringsmail en laatste puntjes op de 'i'

Het allerlaatste wat Britt en Chaim doen voor ze live kunnen gaan, zijn de herinneringsmail versturen en de laatste puntjes op de ‘i’ zetten. Chaim: “24 uur voor het event toe versturen we een update mail met praktische informatie. Dit doen we om ze aan de webinar te herinneren en een laatste uitleg te geven over hoe ze het event kunnen bijwonen.”

Webinarmailing_2Herinneringsmail voor de webinar.

Aansluitend doen ze een generale repetitie van de webinar en bereiden we de laatste dingen voor. Denk hierbij aan het nalopen van de gastenlijst (wat voor events organiseren ze en bij wat voor soort organisatie?), het opschonen van de browser, documenten en de laptop en het informeren van de omgeving over de webinar – het is wel zo prettig als je collega’s even willen opletten met herrie maken.

Britt: “Het nalopen van de gastenlijst doen we met name om een indruk te hebben van wie er deelneemt aan de webinar. Zo kunnen we goed inspelen op hun behoefte en interesses. De browser, documenten en laptop opschonen is een belangrijk onderdeel en zeker niet eentje om te vergeten. Iedereen kijkt mee op je scherm, daarom wil je een zo opgeruimd mogelijk beeld tonen met zo min mogelijk afleiding. Dit geeft ook gelijk een professionele indruk.”

Ready, set, go!

Op de dag van de webinar begint de voorbereiding. Deze begint voor Britt en Chaim eigenlijk al thuis, zodat ze rekening kunnen houden met hun kledingkeuze. Britt: “De kleur van je outfit moet goed zichtbaar zijn op de achtergrond. In ons geval is de muur achter ons blauw. Dan trekken we dus geen blauw, groen of lichtgeel aan, omdat dat erg flets wordt. Daarnaast vermijden we ook kleine ruitjes en streepjes, dat gaat vaak een beetje flikkeren op het beeld.”

Naast hun kledingkeuze, moeten ze ook aan de technische aspecten denken. Chaim: “We checken of de lampen goed staan en het beeld consistent is, testen het beeld en geluid in de tool, controleren of de auto-recording, chat en de ‘scherm delen’ functie goed werken en brengen nog een laatste keer de omgeving – collega’s – op de hoogte.”

Tijdens de webinar is het van belang om het beeld en geluid goed te monitoren. Chaim: “Daarnaast houdt één persoon consequent contact met de aanwezigen via de chat om eventuele vragen te beantwoorden. Diegene geeft ook de aanwezigen de juiste status in het registratieoverzicht.”

Evaluatie

Na afloop van het event sturen Britt en Chaim direct een enquête naar de personen die aanwezig waren bij de webinar. Daarin stellen ze de volgende vragen:

  1. Welk cijfer zou je de webinar over {onderwerp} geven? (1-10 rating)
  2. Kan je jouw cijfer toelichten? (open vraag)
  3. In hoeverre sloot de inhoud van de webinar aan op wat je had verwacht? (Helemaal, goed, neutraal, niet echt, helemaal niet) 
  4. (In het geval van neutraal, niet echt of helemaal niet komt een opvolg vraag:)
    Wat was er anders in je verwachtingen? 
  5. Heb je tips voor een volgende webinar?

Lees meer over enquêtes in onze whitepaper

Britt: “De rapportage van de Event Blueprint, opkomst tijdens de webinar, uitkomst van de enquête en data van vorige edities nemen we mee in de nabespreking van de webinar. De gegevens voor de webinar verzamelen in een Google Drive folder. Van de gegevens uit Momice (genodigd, afgemeld, aangemeld, aanwezig) maken we een export en slaan deze op. Daarnaast hebben we een overkoepelend Excel bestand om de statistieken te vergelijken.”

Conclusie

Informatieve events, zoals webinars, lenen zich perfect om online plaats te vinden. En dat deze events enorm succesvol kunnen zijn, bewijzen Britt en Chaim. Door goed na te denken over jouw doelgroep, doelstellingen, tools en technieken én met een goede voorbereiding, creëer jij impact – zowel met jouw online als offline event.

Connecting the Dots

Op donderdag 16 april kun je kijken naar een speciale online editie van Connecting the Dots. Special guest is expert Denis Doeland, de man die ID&T hielp groeien tot een miljoenenbedrijf. Hij deelt zijn ervaring en geeft praktische tips die jouw bedrijf helpen overleven in de huidige tijd.

Meld je aan


Momice Huiskamergesprekken 

Kijk en luister tijdens jouw lunchbreak naar de Momice Huiskamergesprekken. Tijdens deze livestream gaat Momice-oprichter Rutger Bremer vanuit zijn huiskamer in gesprek met verschillende stakeholders uit de eventbranche over hun kijk op de transitie en toekomst van events. 

Momice Huiskamergesprekken is elke dinsdag en donderdag om 12:30 te zien op YouTube. Abonneer je op ons kanaal en ontvang een melding wanneer we beginnen!

Abonneren op ons YouTube kanaal