Tips & tricks voor jouw webinars

Laura Beukers

Veel eventprofessionals hebben inmiddels ervaring opgedaan met online events. Ook bij Momice hebben we sinds maart 2020 veel geleerd. We delen graag onze kennis met jullie in deze blog.


De voorbereiding

Chaim, Customer Succes Manager bij Momice vertelt: “Tijdens de voorbereiding zetten we in grote lijnen de webinar op. We bepalen het doel, de doelgroep, het onderwerp, de datum, de kernboodschap en de tools en benodigdheden.

We maken hierbij gebruik van de Momice Event Blueprint. Een handige tool voor de voorbereiding van jouw webinar." De Blueprint helpt je bij: 

  • Het formuleren van doelstellingen op basis van de gewenste gedragsverandering
  • Een uitgebreide doelgroepanalyse
  • Het formuleren van de kernboodschap (wat neemt het publiek mee naar huis?)
  • Het bepalen van subdoelstellingen (voor, tijdens en na het event)
  • Het vaststellen van de juiste KPI's om het succes te meten

Maak je eigen Event Blueprint

Techniek

De techniek bij een livestream is heel belangrijk. Wanneer kijkers een aantal keer ‘gestoord worden’ doordat de techniek niet helemaal soepel loopt, haken ze af. Je concurreert immers om kostbare tijd van de kijker.

Camera en geluid
Je wilt dat jouw kijkers alles goed kunnen horen en zien. De camera’s die je gebruikt moeten daarom van goede kwaliteit zijn. Ook loont het de moeite om gebruik te maken van een externe microfoon – zeker als je uiteindelijk ook een podcast wilt maken van de uitzending.

Decor/studio
Denk goed na over wat je in beeld wilt brengen op jouw event. Besteed aandacht aan een professioneel decor, zeker als je de content later gaat hergebruiken. Stem ook de kleding van de aanwezigen af op de kleuren van het decor. Nog een tip: planten in beeld werkt altijd goed.

Licht
Investeer in goed licht! Dit lijkt misschien wat ‘over de top’, maar goede belichting is heel prettig voor de kijker. Zorg ervoor dat je het licht in de ruimte/studio goed kunt regelen en test van tevoren bij daglicht, zon en bewolking. Let op! Het goed belichten van een decor of studio is een vak apart. Overweeg om een lichtman in te huren voor een next level event. 

tipsentrickswebinar


Regie
Wanneer je gebruik maakt van meerdere camera’s is het verstandig om te werken met een encoder (programma waarmee je kunt bepalen wat er in beeld komt) en een regisseur. Zo zorg je voor soepele overgangen en een prettige kijkerservaring.

Livestreampartner
Bij een online event voor meer dan 100 mensen, is het eigenlijk altijd aan te raden om samen te werken met een professionele partner of ‘online specialist’. Zo ben je verzekerd van goed beeld, licht en geluid en een soepele regie.

Software
Houd bij de software-keuze voor jouw webinar rekening met:

  • Capaciteit (hoeveel mensen kunnen er in de webinar) 
  • Functionaliteiten (iedereen op mute, camera's aan/uitzetten, scherm delen etc.)
  • Recording mogelijkheden
  • Integratie met andere tools of software (bijvoorbeeld Momice)
  • Publieksinteractie (chat, polls etc.)

Ben jij op zoek naar de juiste software voor jouw online events? Download de keuzegids

Communicatie

Design
Maak een goede eerste indruk door ervoor te zorgen dat de uitnodiging en de event website er geweldig uitzien. Kies een mooie header en zorg voor duidelijke leesbaarheid, door voldoende 'wit'. Het is mooi als je de stijl van de organisatie of het event kunt doorvoeren in alle communicatie. 

03_Blog_Tips_&_Tricks_Webinars@2x

Service
Maak het je deelnemer zo makkelijk mogelijk! Stuur ze bijvoorbeeld een duidelijke bevestigingsmail en een uur voor de webinar nogmaals een mail met de deelnamelink. Vertel duidelijk hoe men kan deelnemen. Je kunt de webinar bijvoorbeeld alvast starten met een presentatie-slide waarop de je de deelnemers welkom heet en de richtlijnen voor deelname nog een keer uitlegt.

Duidelijke CTA
Zorg in alle communicatie voor een duidelijke Call-to-Action (CTA): een aanmeldknop in de uitnodiging en een knop met 'Naar de webinar' in de laatste mail voordat je live gaat. Zo is direct duidelijk wat de deelnemer moet doen en verhoog je de betrokkenheid. 

02_Blog_Tips_&_Tricks_Webinars@2x

Timing
De aanloop naar een online event is anders dan naar een fysiek event. Deelnemers hoeven minder tijd in hun agenda vrij te maken en kunnen een webinar gemakkelijker bijwonen. De uitnodiging kan daarom doorgaans iets later verzonden worden dan bij een fysiek event. 

De dag van tevoren

De dag voor de webinar kun je al veel dingen voorbereiden: 

  • Doorlopen van de gastenlijst: wie kijken er en klopt de content nog?
  • Opschonen van de browser en bureaublad
  • Informeren van collega's over de tijdstippen van uitzending
  • Nadenken over kledingkeuze (stem af op decor en vermijd streepjes of ruitjes)
  • Generale repetitie: onderschat de waarde hiervan niet!

04_Blog_Tips_&_Tricks_Webinars@2x_03_Blog_Tips_&_Tricks_Webinars copy

Ready, set, go!

Op de dag van de uitzending komt het vooral aan op het (dubbel)checken van lichten, beeld en geluid, auto-recording, chat en ‘scherm delen’ in de tool. Vergeet niet om voor de laatste keer de collega's te informeren. Als je alle punten hebt gecheckt, kun je live. It's showtime!

Momice heeft een checklist gemaakt die je kunt gebruiken voor de laatste puntjes op de 'i'. Handig!Download de checklist voor online events

Bepaal het succes van jouw webinar

Tot slot wil je weten hoe de webinar gescoord heeft. Zo kun je het succes van een event bepalen:

Blueprint rapport
Pak het rapport van de Event Blueprint erbij, met daarin de doelstellingen en bijbehorende KPI's, die je geformuleerd hebt tijdens de voorbereidingen. Leg de KPI's uit het Blueprint rapport naast de verschillende indicatoren en bepaal het succes van het event.

Kijkersdata
Als je alle geregistreerden voorziet van een persoonlijke link, kun je precies bijhouden wie heeft deelgenomen en wie niet. Door jouw event op te in verschillende deelsessies kun je de persoonlijke interesse van de doelgroep goed meten. Ook de livestreamsoftware kan veel informatie geven over kijkcijfers en gemiddelde kijkduur.

Event-enquête
Met een korte enquête kun je eenvoudig meten hoe jouw deelnemers het event hebben ervaren. Hier zijn een paar voorbeeldvragen die een goed beeld geven van de beleving:

  • In hoeverre zou je de webinar aanbevelen binnen jouw netwerk: 0 - 10 (NPS-vraag)
  • In hoeverre sloot de inhoud van de webinar aan op wat je had verwacht?
    (Helemaal, goed, neutraal, niet echt, helemaal niet) 
  • (In het geval van neutraal, niet echt of helemaal niet komt een opvolg vraag:)
    Wat was er anders je verwacht had? 
  • Heb je tips voor een volgende webinar?

Team-evaluatie
Nu je de gegevens op een rij hebt, kun je samen met het team kijken naar het resultaat. Kijk daarbij naar elementen als inhoud, productie, presentatie, kijkersdata en feedback, maar ook naar de grotere doelstellingen als nieuwe leads of omzetstijging. 

Deel dit artikel:

Ontdek hoe Momice werkt!

In een korte demo video laten we je zien wat er allemaal mogelijk is met Momice. Ervaar zelf of Momice bij je past.