Begin 2020 sprak Rutger Bremer vanuit zijn huiskamer met verschillende tafelgenoten uit de event industrie over hun ervaringen en de kansen die zij zien in corona-tijd. In deze blog lees je de belangrijkste tips en take-aways uit de negen Momice Huiskamergesprekken.
Aflevering 9: Anouk Bienefelt
Een spreker moet het verlengde zijn van de boodschap die je wilt overbrengen.
Take-aways
- Als je een livestream opneemt, kun je het opdelen in verschillende delen en online aanbieden als ‘miniserie’ korte cursus.
- Voor deelnemers kan het event persoonlijker ervaren worden omdat ze direct contact kunnen hebben met een spreker.
Tips
- Integreer de expertise van de spreker in je hele communicatietraject; vooraf, tijdens en na het event.
- Pas het verhaal van de spreker aan op het format, en thema van het event. Dit betekent vaak afwijken van het ‘standaard’ verhaal.
- Houd voor een online lezing 15-20 minuten aan. Kort het verhaal van de spreker dus in, of hak het op in kleinere delen.
- Bied veel ruimte voor Q&A, dat is prettiger om naar te kijken.
- Deel de thema’s op in tafelgesprekken na het plenaire deel voor de toepassing van de theorie.
- De meeste dagvoorzitters hebben camera-ervaring, maar ze niet allemaal comfortabel zijn op beeld. Ga in gesprek met je dagvoorzitter en vraag naar voorbeelden.
- Door de deelnemers via de chat vragen te laten stellen is het laagdrempelig en minder ‘eng’ dan in een zaal.
- Betrek zowel de dagvoorzitter als de sprekers bij de vorming en voorbereiding van het programma van het online event.
Aflevering gemist?
Aflevering 8: Kevin van der Straeten
De creativiteit die ik nu op zie borrelen geeft heel veel hoop voor de toekomst van de eventbranche.
Take-aways
- Het gaat veel creativiteit vergen om de 1,5 meter afstand te hanteren op evenementen.
- Online events staan echt nog in de kinderschoenen. Voorheen was het soms een leuk aspect om toe te voegen, of kon het simpelweg niet anders door grote (internationale) afstanden, maar het is nooit een eerste keuze geweest.
- Het is niet nodig om ons zorgen te maken over het verdwijnen van banen bij de transitie naar online events. Als je online events tot een succes te brengen, hebben we namelijk goede eventmanagers, technici en creatieven nodig.
- De eventindustrie zet steeds vaker hun kennis in op een manier die nu bijdraagt aan de maatschappij, bijvoorbeeld door communicatietechnieken toe te passen in verpleeghuizen waardoor (digitaal) bezoek meer mogelijk wordt. De eventindustrie kan hier weer inkomsten uit halen. Een win-win situatie dus!
- De eventindustrie moet niet meteen proberen te streven naar perfectie, maar vooral eerst blijven experimenteren met de mogelijkheden.
Tips
- Denk na over vaste looproutes op je event. Zeker op grotere events, zoals beurzen en congressen, is zo’n looproute een goede manier om de 1,5 meter afstand tussen bezoekers te waarborgen.
- Neem leiderschap in je rol als eventprofessional: we moeten zelf uit gaan vinden wat voor protocollen we gaan hanteren en hoe we events inrichten in de toekomst.
- Denk eens na over een samenwerking met een leuke cateraar, door bijvoorbeeld pakketten samen te stellen en op te sturen naar jouw online publiek. Zo help jij de cateraar én kom je een stapje dichterbij de beleving van een fysiek event.
- Vergelijk het organiseren van een online event met het opzetten van een tv-show. Alles wordt groter uitgelicht en het publiek raakt sneller afgeleid. Let dus goed op alle details.
- Experimenteer met een talkshow format. Dit format voorkomt dat de presentator continu recht in de camera moet kijken en creëert een natuurlijke gespreksdynamiek.
- Neem voorafgaand aan jouw online event een aantal clips op die je in de uitzending kunt gebruiken als intermezzo. Zo houd je het beeld afwisselend en verlies je minder snel de aandacht van de kijkers.
- Doe een beroep op experts die zich al langer bezighouden met online events. Door elkaar te helpen geven we elkaar opdrachten en komen we samen door deze tijd heen.
Aflevering gemist?
Aflevering 7: Denis Doeland en Marcel Pantera
Er zijn zat mensen die nu wel linksvoor bij de box willen staan, maar ook daar kun je een programma op aanpassen.
Take-aways
- Veel event formats draaien om het publiek. Je bent pas succesvol als het publiek tevreden is.
- Naast de uitdagingen in een post-corona tijdperk, liggen er ook heel veel nieuwe kansen.
- Heel veel informatieoverdracht kan online en dat levert veel meer data op dan de ‘traditionele’ manier.
- Lokaliteit wordt een grotere factor, want: hoe verder weg, hoe minder je weet. We gaan waarschijnlijk niet meer helemaal naar Landgraaf om naar muziek te luisteren, maar houden het liever dichter bij huis.
- Nederland is festivalland bij uitstek. Er zal dus zeker op internationale schaal naar ons gekeken worden hoe wij omgaan met een 1,5 meter maatschappij bij de organisatie van events.
- De toekomst van events zal veranderen, maar de behoefte om elkaar te zien zal altijd blijven bestaan.
Tips
- Neem altijd, en zeker nu, je publiek mee in beslissingen. Vraag ze waar zij straks behoefte aan hebben.
- Leer je publiek beter kennen. Door vragen aan ze te stellen (via enquêtes, op social media, in mailings, etc.) kom je er redelijk eenvoudig achter wat hen beweegt en waaraan ze behoefte hebben.
- Als organisator moet je online netwerken goed faciliteren en regisseren. Houd hierbij echter wel altijd in je achterhoofd dat je te maken hebt met mensen, dus cijfer je intuïtie en ‘onderbuikgevoel’ bij het matchen van mensen niet compleet weg!
- Ga op zoek naar een format waarbij je de 1,5 meter afstand op events in kunt passen.
- Stel je bij het vraagstuk “Hoe straks verder?” soms ook kwetsbaar op door het toe te geven als je als organisator ook niet goed weet hoe je veiligheid helemaal kunt waarborgen. Door in gesprek te gaan met je doelgroep, kom je dan samen bij oplossingen.
- Mensen worden in het post-corona tijdperk selectiever bij het kiezen van de te bezoeken events. Onderzoek daarom vast de toegevoegde waarde van fysieke events.
Artikelen van Marcel Pantera
Lees in Nederland Festivalland hoe de eventindustrie zich verhoudt in het post-corona tijdperk en lees in De B2B Eventindustrie alles over de kansen en mogelijkheden in het corona tijdperk.
Aflevering gemist?
Aflevering 6: Linda Kerkhoven en Moniek Spruit
We moeten proberen de humor er ook een beetje in te houden. Leg bijvoorbeeld eens een meetlat neer bij een locatie.
Take-aways
- Veel locaties zetten hun ruimte in voor andere doeleinden, zoals een extra zorglocatie.
- Je hebt met heel veel stakeholders te maken, niet alleen de locatie. De organisator kan annuleren, maar de bezoeker kan zelf ook aangeven niet te willen komen.
- Los van de regelgeving speelt ook gevoel een rol bij events. In het ‘nieuwe normaal’ willen we misschien wel geen handen meer schudden.
- Juist nu kunnen locaties als studio’s fungeren in plaats van de strakke newsrooms.
Tips
- Houd een grote lenteschoonmaak: ruim je locatie helemaal op en maak die goed schoon.
- Houd ook een online schoonmaakronde: werk je website en social media kanalen indien nodig bij, breidt je brochures uit en maak nu de locatie toch leeg is nieuwe, mooie foto’s.
- Creëer voor jouw bezoeker een veilig gevoel door in de uitnodiging al mee te nemen dat er voldoende veiligheids- en hygiënevoorschriften in acht zijn genomen.
- Laat als locatie aan organisatoren zien hoe die ook voor een lager aantal mensen geschikt kan zijn.
- Vraag je team/partner wat hij of zij leuk zou vinden om in deze tijd op te pakken.
- Ga (digitaal) bij elkaar zitten om op goede, creatieve ideeën te komen.
- Onderzoek als locatie hoe je een livestream kunt faciliteren.
Aflevering gemist?
Aflevering 5: Frank van Rooijen
Alles wat nieuw is, is altijd even wennen.
Take-aways
- Na deze periode weet iedereen uit zijn hoofd hoe heel veel online tools werken.
- Door het verplaatsen van events, wordt het concurrentieveld een stuk groter.
- Lokale sportevenementen zullen waarschijnlijk eerder op gang komen dan de internationale.
Tips
- Regisseer online samenkomsten goed. Omdat iedereen toegang heeft tot een microfoon, praten mensen snel per ongeluk door elkaar heen.Laat mensen virtueel hun hand opsteken als zij iets willen bijdragen aan het gesprek.
- Laat mensen virtueel hun hand opsteken als zij iets willen bijdragen aan het gesprek.
- Kijk waar mogelijk of events nog ingehaald kunnen worden.
- Zoek met elkaar uit wat je voor elkaar kunt doen.
Aflevering gemist?
Aflevering 4: Marike Dragt & Maayke Könemann
Los van het leed brengt de crisis ons veel creativiteit en samenwerkingen. Het opent deuren die anders wellicht nooit open waren gegaan.
Take-aways
- Initieel was er een schrikreactie op de situatie, maar nu is iedereen geland. We moeten doorgaan en aanpassen.
- De doelstellingen van je event bepalen het format.
- Door de beschikbare data en de optie om te targetten, kun je met online events de event journey beter in kaart brengen.
- Het gat tussen marketing en events wordt nu veel kleiner, omdat de eventmanager met concretere data voor de marketeer komt.
Tips
- Optimaliseer de aanpak van events. Wat voor event organiseer je, waarom doe je dat en wat is de link met met de bedachte strategie? Wat voegt het toe en wat is de waarde?
- Stel van tevoren vast wat je met je data wil bereiken. Als je het klantenbestand wilt vergroten, is de opkomst bijvoorbeeld een belangrijk cijfer.
- Breng je data overzichtelijk terug naar 1 plek met een goede software en de juiste mensen. Dan pas wordt het goede, relevante data.
- Breng in ieder geval de volgende datapunten in kaart: doelgroep (segmenten, regio, potentie van de lead, etc.), strategische focus (het doel) en de boodschap (wat wil je uitdragen).
- Richt je in de evaluatie op strategische vragen die teruglinken naar je vooraf gestelde doelen.
Aflevering gemist?
Aflevering 3: Robert Daverschot & Heidi Molijn
We zullen in het begin even als koeien zijn die voor het eerst weer de weide in mogen.
Take-aways
- Na de zomer hebben de fysieke events echt wat tijd nodig om op gang te kunnen komen.
- Mensen zullen (o.a. door de economische klap) selectiever worden in welke events zij gaan bezoeken.
- Als er weer events georganiseerd mogen worden, zal er sprake zijn van concurrentie omdat veel bedrijven hun events doorschuiven naar het najaar.
- Het is momenteel een tijd van bezinning en van in gesprek gaan met elkaar.
Tips
- Blijf communiceren met je directe stakeholders om verbonden te blijven.
- Kijk naar de kijkcijfers om beter te analyseren waar het goed én fout gaat tijdens jouw livestream.
- Gebruik jouw content ook al voorafgaand aan de webinar door aan jouw (potentiële) publiek te vragen.
- Voer als organisator een gesprek met je doelgroep in plaats van alleen naar ze te zenden. Je krijgt je doelgroep alleen mee door goed te luisteren.
- Omdat mensen vanuit huis meedoen met jouw online event, kan er sprake zijn van afleiding door gezinsleden. Kijk daarom eens of je hen ook kunt betrekken bij jouw event.
- Verdiep je in webinars met dit onderzoek.
Mooie initiatieven
Aflevering gemist?
Aflevering 2: Wouter van Beek & Menno Snel
Je ziet nu dat iedereen heel menselijk begint te denken. Het gaat om de goede bedoelingen. Dat zou in de toekomst wat meer mogen blijven!
Take-aways
- Blijf creatief. Denk niet in 'kan niet' maar 'hoe kan het wel'.
- Blijf verrassen. Er zijn heel veel manieren om je doelgroep te blijven raken
- Gebruik de tijd die je nu hebt om te investeren in leren.
- Samenwerking is key! Een event is niet zomaar om te vormen, daar heb je ook input van je klanten/opdrachtgevers voor nodig.
Tips
- Probeer jouw offline vaardigheden uit te breiden met een online 'pakketje'. De kans is groot dat, ook na de coronacrisis, events vaker online zullen plaatsvinden.
- Verdiep je in de mogelijkheden om die beleving online te verwezenlijken. Je kunt iemand online net zo goed raken als offline – denk bijvoorbeeld aan het luisteren van muziek op Spotify of een film kijken op Netflix.
- Help elkaar door inhoudelijk met elkaar mee te denken en je inzichten te delen.
- Denk strategisch. Hoe kun je het event in deze tijd nog even waardevol, interessant en relevant maken?
- Speel met sprekers, licht, geluid, beeld, etc. om bij te dragen aan de inhoud van je programma en je publiek te blijven boeien.
- Bekijk alles eens vanaf een ander perspectief. Door van de gebaande paden af te wijken, versterk niet alleen de relatie met je publiek maar ook het eindproduct.
Mooie initiatieven
Aflevering gemist?
Aflevering 1: Thomas Mulder & Dirk Prijs
De branche kenmerkt zich door de 'schouders eronder' mentaliteit. Het zit even tegen, maar kijk eens wat we neerzetten!
Take-aways
- Verdiep je in de mogelijkheden van online events.
- Probeer het in het begin klein te houden en zorg dat je weet wat je doet.
- Schakel (zeker de eerste paar keren) de hulp van experts in.
- Kom er spelenderwijs achter wat wel én niet voor je werkt.
- Livestreams zijn niet zo 'eng' als je misschien denkt, het is geen lastig technisch verhaal waarbij er alleen maar dingen fout kunnen gaan.
- De omschakeling van offline naar online is nieuw voor (bijna) iedereen, maak je dus niet drukt als er iets misgaat.
Tips
- Live video kan en moet in een strakke kwaliteit en dat hoeft helemaal niet zo heel duur te zijn. Met een laptop met een goede webcam – of misschien een kleine camera – en een microfoon kun je al een goede livestream opzetten.
- Veiligheid hoeft geen probleem te zijn. Door bijvoorbeeld een wachtwoord op de livestream te zetten, zorg je er al voor dat niet iedereen zomaar toegang heeft.
- Live kan maar één keer goed gaan. Omdat een livestream vaak wordt opgenomen, is de content blijvend. Houd daar dus rekening mee!
- Een livestream zal nooit het fysieke aspect van offline events compleet kunnen vervangen. Ga daarom op zoek naar tools die je in kunt zetten om de interactiviteit te waarborgen. Denk bijvoorbeeld aan een Q&A, quizjes of polls.
- Schakel een goede dagvoorzitter in. Zij zijn het gewend om snel te schakelen en interactiviteit in te brengen.
- Een livestream voelt anders, omdat je tegen een camera praat. Houd echter wel in je achterhoofd dat er wel degelijk een publiek zit te kijken.
- Behoud de aandacht van het publiek door de livestream niet te lang te laten duren. Online is er geen sprake van de walk of shame bij het voortijdig verlaten van de zaal, maar wel van afleiding thuis en de mogelijkheid om de browser weg te klikken.
Mooie initiatieven
Aflevering gemist?
