Hoe verlaag ik de no-show van mijn events? (Ook online!)

Rutger Bremer

No-show is één van de minst aangename verrassingen bij events, zowel online als live. Er is tijd en geld besteed aan een mooi programma en bij live events maak je daarnaast behoorlijk wat kosten aan catering en locatie die daarmee letterlijk weggegooid worden. Genoeg redenen om er alles aan te doen om de no-show van je event zo laag mogelijk te houden.


Reken een entry fee (indien mogelijk)

Op basis van de 24.000 zakelijke events die de afgelopen 9 jaar met Momice georganiseerd zijn hebben we de volgende resultaten omtrent no-show gezien: 

  • No-show Live events pre-corona 30%
  • No-show Online events: 50%

Dit zijn cijfers van ‘gratis’ events. De no-show cijfers van betaalde events liggen beduidend lager: rond de 3-5%. Het vragen van een entry fee is een zeer effectieve strategie om de no-show te verlagen. Helaas is dit niet voor alle type events passend of wenselijk — denk aan interne events, PR- of partner-events.

Zorg dat niemand je event wil missen

Het aantal aanmeldingen is een goede indicator voor de interesse in je event. Maar komt men ook écht? Dit weet je natuurlijk pas op de dag van het event zelf. Toch kan een goede doelgroepanalyse heel veel inzicht bieden. Als je weet wat er speelt bij je doelgroep, en wat de ambities en belemmeringen zijn, ben je beter in staat om een programma samen te stellen dat naadloos aansluit. Zo organiseer je een event dat niemand wil missen.

Blijf top-of-mind

Hoe interessant jouw event ook is, de doelgroep is hier niet dagelijks mee bezig. Zeker als het event pas een aantal maanden na de uitnodiging plaatsvindt, is het slim om regelmatig te communiceren met je doelgroep. Herinner hen eraan dat ze het event niet mogen missen en vertel steeds specifieker wat ze kunnen verwachten: het programma, de locatie, hoe ze makkelijk kunnen deelnemen, hoe ze kunnen bijdragen aan het succes van het event. 

Wil je meer leren over effectieve event mailings? Download de whitepaper!
Download de whitepaper mailings

Meet en analyseer de no-show

Je hebt er in de voorbereiding alles aan hebt gedaan om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk mensen ook daadwerkelijk komen. Nu wil je de opkomst ook kunnen meten! Je kunt het inchecken van de deelnemers helemaal automatiseren, zodat je niet moeilijk hoeft te doen met Excel-lijsten bij de deur. Scan de e-tickets van de bezoekers, bijvoorbeeld met Momice Check-in app of een andere applicatie. Ook bij online en hybride events wil je weten wie heeft deelgenomen. Als deelnemers een persoonlijke livestream link krijgen, kun je in de cijfers zien wie heeft gekeken en wie niet. Ook hier heb je de juiste software voor nodig, bijvoorbeeld Momice Online

Momice_Online_Programma@2x

Ga in gesprek

Nu je inzicht hebt in de cijfers van je events, is het aan te raden om ook te kijken waarom de cijfers zijn zoals ze zijn. Zo kun je bijvoorbeeld aan de afwezigen vragen waarom ze er niet zijn geweest. En aan de aanwezigen vraag je naar hun ervaring, zowel positief als negatief. Ga met de doelgroep in gesprek! Alleen zo kom je er snel achter hoe je jouw volgende event de volgende keer kunt inrichten om de no-show nog lager uit te laten komen.

Minder no-show op jouw events?

Wil je meer weten de software van Momice en de beschikbare features? Kijk dan hier! Voor een goede doelgroepanalyse en bijbehorende actiepunten kun je de Momice Event Blueprint gebruiken. Deze tool is gratis beschikbaar voor alle eventprofessionals die méér uit hun event willen halen. 

Maak je eigen Event Blueprint

 

Deel dit artikel:

Ontdek hoe Momice werkt!

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice.