HvA: Events dragen bij aan onze strategische doelen

HvA: Events dragen bij aan onze strategische doelen

De Hogeschool van Amsterdam (HvA) organiseert jaarlijks diverse evenementen voor diverse doelgroepen. Denk aan evenementen voor de hele onderwijsinstelling, zoals alumnidagen, de onderwijsconferentie of events op facultair niveau. Sinds kort gebruikt de hogeschool de software van Momice. In dit interview vertellen Renee Hol, Anneke Hoogendoorn en Masja Secherling-van Santen hoe events aan het onderhouden van relaties bijdragen en zo de strategische doelen van de HvA helpen realiseren.

Interne events realiseren doelstellingen

Anneke Hoogendoorn, projectleider Evenementen, vertelt dat er jaarlijks twee momenten zijn waarop de HvA medewerkers met elkaar in contact brengt. “We hebben 4000 medewerkers op elf faculteiten – het is dan ook een uitdaging om ze met elkaar in contact te brengen. Je merkt dat er veel draagvlak is voor deze events, omdat het de binding met de organisatie vergroot, en ruimte biedt voor reflectie op het vak en het uitwisselen van kennis. Dat verbetert de kwaliteit van het onderwijs en informeert collega’s over de relaties met het werkveld.”

Interne evenementen helpen de HvA ook om andere doelen te realiseren, zoals onderwijsinnovatie. “Het draait hierbij om kennisuitwisseling en ontmoeting. Laat technische docenten met sociale docenten in gesprek gaan, zodat hun kennis minder eenzijdig wordt en er nieuwe invalshoeken ontstaan. Als ‘stammen’ met elkaar in contact komen, ontstaat er ruimte voor innovatie.”

Verschillende events, dezelfde uitstraling

Renee Hol is als centrale webmaster en communicatiemedewerker betrokken bij veel events. Hij vertelt dat steeds meer van zijn collega’s ervoor kiezen om met Momice te werken. “Zij vinden het fijn dat de software gebruiksvriendelijk is en je het snel onder de knie krijgt. In dertig minuten leg ik ze uit hoe het werkt en de YouTube-video’s van Momice helpen hen verder op weg.”

Een belangrijk voordeel is volgens Hol dat het dankzij Momice mogelijk is om events decentraal te organiseren en tegelijkertijd een consistente en professionele uitstraling te behouden. “De opmaak is dankzij templates en account-instellingen voor alle websites en uitnodigingen hetzelfde. Dat scheelt mij tijd en moeite om te coördineren en controleren, maar bespaart de afdelingen ook veel tijd en moeite. Veel zaken zijn immers al voorgeprogrammeerd in Momice: van de optie om een agenda-item toe te voegen tot de afmeldlink. Zelfs minder digitaal bedreven collega’s kunnen er makkelijk mee overweg.”

Inspiratie nodig voor jouw event website en uitnodiging? Download ons Lookbook!

Evaluaties en uitnodigingen bieden meerwaarde

Hol stelt dat de rapportages van Momice uitkomst bieden. “We organiseren vijf centrale, interne events. Denk aan de opening van het hogeschooljaar, een onderwijsconferentie of masterclass. Bij elk van die events proberen we te onderzoeken welk percentage van de bezoekers student is, hoeveel ondersteunend is en met welk cijfer het event beoordeeld is.  Met de enquête-module in de software krijgen we inzichten waar we iets aan hebben. Dankzij de suggesties voor volgend jaar kunnen we het event verbeteren.”

De software van Momice helpt niet alleen om inzichten te krijgen die bruikbaar zijn na een event: de tool zorgt er volgens Hol ook voor dat er meer bezoekers op de evenementen van de HvA afkomen. “Een melding op onze site en gewone mailing is veel minder efficiënt dan een uitnodiging via Momice. Daarbij ontstaat er meer draagvlak voor de centrale events die we organiseren. Doordat collega’s met gemak mooie en goede event websites en uitnodigingen maken, willen ze hun events vaker HvA-breed organiseren. Voorheen werden events vaak alleen gedeeld middels een agenda-item op de site en een vermelding in de nieuwsbrief. Nu worden evenementen serieuzer genomen en krijgen ze de aandacht die ze verdienen.”

Alumni event draagt bij aan strategische doelen HvA

Ook bij de Alumni events van de HvA wordt gebruik gemaakt van Momice, vertelt Masja Secherling (alumni-coördinator). Secherling: “Voorheen werden alumni-events of op facultair niveau of op opleidingsniveau georganiseerd. Onderzoek wijst echter uit dat je na zo’n vijf tot tien jaar na afstuderen waarschijnlijk in een ander vakgebied werkt dan waarin je bent afgestudeerd. Als we alleen nog op facultair niveau communiceren met onze alumni bestaat de kans dat ze afhaken. Daarom organiseren we een HvA-brede alumnidag, zodat men ook met andere richtingen in contact komt.”

De HvA  streeft naar een baan voor elke afstudeerder. “Daarom zijn de ervaring en expertise van alumni zo belangrijk: dankzij hen weten we of onze opleiding nog aansluit bij praktijk. Ze verzorgen daarbij ook gastcolleges en maken stageplekken mogelijk. We bieden alumni de mogelijkheden om een leven lang te leren: onze masters en post-HBO-opleidingen bereiden hen waar mogelijk voor op een volgende stap. De alumni-dag draagt bij aan het realiseren van onze strategische doelen, omdat het ons netwerk van alumni versterkt.”

Zelf aan de slag met jouw doelstellingen? Ga naar de Event Blueprint!

Strategie voor alumni

Volgens Secherling is er intern veel draagvlak voor het alumni event. “Zo verzorgde de voorzitter van het College van Bestuur de opening. Ook de diverse afdelingen willen komend jaar graag nog meer bijdragen aan deze dag. Collega’s zagen in dat het event bijdraagt aan onze doelen.”

In de toekomst wil de HvA een koppeling maken tussen Momice en Salesforce. “Zo kunnen we de betrokkenheid van onze alumni meten. Lezen ze een mail, zijn ze daadwerkelijk aanwezig bij een event of registreren ze alleen? Dan kennen we deze alumni een bepaald aantal punten toe. Op die manier kunnen we ze indelen in bepaalde categorieën: zo wordt in een oogopslag duidelijk wie (in potentie) onze actieve alumni zijn. Daarbij vermindert de koppeling het aantal manuele handelingen en helpt ons bij het formuleren van een strategie om meer alumni te activeren.”

Conclusie

De HvA gebruikt interne en alumni evenementen om strategische doelen te realiseren. Intern is er veel draagvlak voor deze evenementen en wordt voor de communicatie en registratie gebruik gemaakt van Momice. Dit zorgt voor een consistente uitstraling bij alle events. De medewerkers besparen door het gebruik van Momice een hoop tijd en moeite , zodat blijft er tijd overblijft voor de ontwikkeling van nieuwe strategieën.