HvA: Een waterdicht back-up plan voor de online Kennisparade

Rutger Bremer

Begin januari 2021 stonden Anneke Hoogendoorn (events) en Marjolein Aarts (communicatie) van de HvA voor een extra grote uitdaging: het jaarlijkse personeelsevent doorvertalen naar een online editie. Ze delen hun bijzondere aanpak met als belangrijkste highlight: een waterdicht back-up plan, dat ervoor zorgde dat alle deelnemers het event op prettige wijze konden bijwonen.

Over het event ‘De Kennisparade’. Hoe gingen eerdere edities eraan toe?

Hoogendoorn: “Marjolein en ik zitten in de projectgroep Kennisparade. We denken altijd mee over het concept en de inhoud van het event voor alle medewerkers binnen de HvA. Dat is een totale groep van ruim 6000 onderzoekers, docenten, stafafdelingen en bestuurlijk actieve studenten, waarvan er jaarlijks ongeveer 1000 deelnemen aan het event. To nu toe was het altijd fysiek, waarin hooguit wat clips terug te kijken waren, maar nooit echt een online programma.”

Wat is het doel van het event?

Aarts: “Het doel is om onderwijs en onderzoek samen te brengen en met elkaar kennis te delen. Op deze manier willen we de betrokkenheid van onze medewerkers onderling versterken. Normaal gesproken doen we dat door kennis te delen en letterlijk bij elkaar te zijn met een borrel. Het sociale aspect is ook altijd belangrijk. We hebben maar een paar momenten dat we alle collega’s uit alle faculteiten, diensten en stafafdelingen bij elkaar zien. Helaas konden we dit jaar niet fysiek bij elkaar komen.”

Momice_HvA_Kennisparade_blog_visuals_03_Blog_Beeld_HvA_Kennisparade

Wat vond je spannend?

Aarts: “De techniek. Kon het Momice platform wel zoveel deelnemers aan, die tegelijk zouden inloggen? We hadden een programma met verschillende sessies: een plenaire kick-off met keynote en uitreiking van de Onderzoek van het Jaar, en daarna verschillende masterclasses en workshops waarvoor de deelnemers zich van te voren konden inschrijven. We sloten ook plenair weer af. We vonden het heel spannend om de deelnemers te begeleiden naar alle verschillende sessies met al die links. De afhankelijkheid van dergelijke techniek was voor ons nieuw, want we waren vooral ervaren in fysieke events organiseren."

Ben jij benieuwd naar de features van Momice Online?
Ontdek alle features

Hoe hebben jullie dat aangepakt?

Hoogendoorn: “In de voorbereiding hebben we met het hele event team de training Online Event Production van Master in Event Management gevolgd om er grip op te krijgen. Vervolgens hebben we in de productie met alle technische partijen goed gesproken over wat te doen als er iets niet werkt. Dus van de registratie en mailings tot aan de alle livestreams. We hebben alle scenario’s doorgelopen en bij elk aspect de vraag gesteld: “Wat kan er fout gaan en wat kunnen we eraan doen om dat op te lossen?”  Dat heeft tot een uitgebreid back-up plan geleid.

Ging dat je makkelijk af?

Hoogendoorn: “Nee, ik schaamde me ervoor om de leveranciers bij elkaar te halen en deze vragen te stellen omdat ik normaal wel weet wat ik moet doen. Maar nu wist ik bij al die techniek echt niet waar ik op moest letten. De meeting duurde wel 2 uur en ik moest mezelf dwingen iedere keer echt door te vragen om er grip op te krijgen. Dat was ik aan mezelf verplicht: ik ben namelijk verantwoordelijk voor het eindresultaat. Ik ben achteraf heel blij dat ik zo ver en vaak heb doorgevraagd.

Momice_HvA_Kennisparade_blog_visuals_02_Blog_Beeld_HvA_Kennisparade

Hoe zag het backup plan eruit?

  • Internetverbinding: Er was gezorgd voor 4G-internetverbindingen voor het geval dat de verbinding van de studio uit zou vallen.
  • Programmapagina op event website: de registratie en communicatie verliepen met Momice. We hadden mails klaar staan met de directe links naar de workshops, als backup voor als de event website (met daarop het persoonlijke programma voor alle deelnemers) uit zou vallen. We konden zelfs vanuit een ander systeem mailen als Momice helemaal plat zou liggen.
  • Alternatief programmaonderdeel: we hebben van te voren een alternatieve video opgenomen voor het geval dat een spreker uit zou vallen. Zeker in het geval van de plenaire keynote. Dat zou drama zijn geweest!
  • Alternatieve videostream tool: Alle MS Teams streamlinks hadden we ook met Zoom aangemaakt.
  • Links testen: Alle MS Teams en Zoom links waren vooraf uitvoerig getest.
  • Helpdesk: We hadden een helpdesk ingericht waar deelnemers naar toe konden mailen voor (technische) vragen.
  • Standaard antwoorden: We hadden vooraf met de helpdesk de werkwijze doorgenomen en de antwoorden van verwachte vragen en scenario’s uitgeschreven.
  • Alleen voor Vimeo hadden we geen alternatief. Maar die kans leek ons ook wel echt heel klein, haha!

Wow, dat is grondig! En hoe kijk je terug op het event? Was het een succes?

Hoogendoorn: “Jazeker. Los van één verkeerd linkje verliep de productie vlekkeloos en de helpdesk heeft nauwelijks vragen binnengekregen. Ook inhoudelijk ging het goed: Uit een validatie bleek dat de kernboodschap was overgekomen bij 75% van de kijkers en de toepasbaarheid door 85% werd bevestigd. In de enquête naar de deelnemers werd het event beoordeeld met een 7,6 gemiddeld. Een goede score! Het aantal deelnemers was iets lager dan gehoopt – uiteindelijk 917 van de 1260 aanmeldingen. Dit was vergelijkbaar met de vorige (fysieke) editie. Wat leuk is, is dat de podcasts (op de speciale podcast pagina in Momice) 720 keer zijn teruggeluisterd.”

Momice_HvA_Kennisparade_blog_visuals_04_Blog_Beeld_HvA_Kennisparade

We hebben in januari Momice Online gelanceerd, voor publieksinteractie en sessiebegeleiding etc. Als je nu terugkijkt op de Kennisparade, had je hier gebruik van willen maken? En hoe?

Hogendoorn: "Wij hadden graag gebruik gemaakt van de publieksinteractie van Momice als er een garantie was geweest dat de capaciteit voldoende was voor 1000 tot 1250 deelnemers. Dat was toen nog niet het geval." 

Update: inmiddels heeft Momice Online een flinke upgrade gehad. De capaciteit én de functionaliteiten zijn flink verbeterd! Lees er alles over:

Update Momice Online: 1000+ deelnemers en meer

Wat heb je geleerd voor de volgende editie?

Hoogendoorn: “Qua productie zullen we de volgende keer zorgen dat er bij alle sessies in elk geval 1 lid van de organisatie aanwezig is om te controleren of alles werkt. Verder zou het fijn zijn als we minder beperkt zijn in de communicatie, en meer remindermails kunnen sturen, zodat we uiteindelijk een hogere opkomst kunnen realiseren. Maar waarschijnlijk wordt volgend jaar een hybride variant.”

Een hybride Kennisparade? Vertel!

Hoogendoorn: “Ja, veel werknemers gaan er al vanuit dat je het ook online kunt volgen dus je moet bijna wel altijd de online versie aanbieden. Maar we hopen natuurlijk ook dat mensen fysiek bij elkaar kunnen komen. Ook voor het grotere bereik is het een wens om in ieder geval online aan te bieden. We realiseren ons dat de kosten van het event gaan stijgen en het meer organisatie vergt.“

Dit vind je misschien ook interessant:

Deel dit artikel:

Ontdek hoe Momice werkt!

In een korte demo video laten we je zien wat er allemaal mogelijk is met Momice. Ervaar zelf of Momice bij je past.