Het Gemeentemuseum Den Haag organiseert jaarlijks tientallen events. Niet alleen om tentoonstellingen te openen, maar ook om als ontmoetingsplek voor andere groepen te fungeren. In dit interview vertelt Iris de Jager, eventmanager bij het Gemeentemuseum, hoe events helpen om het netwerk van het museum te onderhouden en te verbreden. Ook legt ze uit waarom het vergroten en verstevigen van het netwerk zo belangrijk is voor het museum.
Openingen en commerciële events
De Jager: “Het museum is een populaire locatie voor diners en recepties. Onze Tuinzaal is hiervoor uitermate geschikt.” Het door Berlage ontworpen museum herbergt een tuin die oorspronkelijk bedoeld was om bij te kunnen komen van alle indrukken die het museum achterlaat. Dankzij een overkapping, geïnstalleerd in aanloop naar de Nuclear Security Summit in 2014, kunnen in de voormalig binnentuin 700 gasten verwelkomd worden. Tijdens de slot-persconferentie van de NSS, nam Barack Obama als allereerste de Tuinzaal in gebruik.
“Het museum moest toegankelijk voor iedereen zijn, vond Berlage. Die insteek willen we behouden. We organiseren jaarlijks minimaal 35 tentoonstellingen, die allen een opening verdienen. Sommige van die tentoonstellingen hebben als doel om een nieuwe doelgroep te bereiken. Onze jaarlijkse mode-tentoonstelling trekt bijvoorbeeld gedeeltelijk een ander publiek dan gewoonlijk over de vloer komt. Ik schat in dat we ongeveer evenveel commerciële als niet-commerciële evenementen organiseren. Die commerciële events zijn bijvoorbeeld voor Shell, NN, KPN en ministeries.”
Museum als ontmoetingsplek
Het Gemeentemuseum profileert zich als een ware ontmoetingsplek. Van de Mondriaan Business Club tot een club voor young professionals: het museum wil mensen verbinden en organiseert daar dan ook evenementen voor. De evenementen hebben als doel om ontmoetingen tussen gelijkgestemden te realiseren. “Het museum moet een ontmoetingsplek zijn. Een plek die je verder brengt. Daarnaast stelt het commercieel verhuren van de locatie ons in staat om mooie tentoonstellingen en andere projecten mogelijk te blijven maken.”
Lees hier hoe het YoungCapital festival zorgt voor verbinding met de medewerkers
“Ook voor onze particuliere donateurs en speciale relaties organiseren wij graag goed verzorgde evenementen. Een voorbeeld daarvan is ons jaarlijkse Begunstigersdiner, waarbij onze genodigden in de Tuinzaal genieten een diner en het samenzijn met andere museum-liefhebbers, directie en medewerkers. Tijdens deze ontvangsten bieden wij onze gasten een exclusieve rondleiding of een ‘kijkje achter de schermen’ aan, zodat men van dichtbij kan kennismaken met de rijkdom van de kunstcollectie van Gemeentemuseum Den Haag.”
Events zorgen voor verbinding met netwerk
De doelstelling achter de niet-commerciële events van het museum is volgens De Jager om nieuwe en bestaande doelgroepen aan te spreken. “Het is een vorm van relatiebeheer: nieuwe verbindingen leggen en bestaande verbindingen borgen. Dat doen we door leden van het van het Fonds Gemeentemuseum, Vrienden en vele andere relaties uit te nodigen voor openingen, tentoonstellingen en randprogrammering. Zo ontstaat er meer begrip en betrokkenheid voor het museum.”
Ook het bereiken van nieuwe doelgroepen is een van de doelen van de events. “Onze tentoonstelling Glans en Geluk ging over kunst uit de wereld van de Islam. Met zeer uitgebreide randprogrammering lieten we zien dat we een museum voor iedereen en voor de hele stad Den Haag zijn. Daarbij hebben we samengewerkt met mensen met verschillende achtergronden: van een tv-kok tot een opkomende schrijver. Daardoor komt het thema tot leven en bereiken we meer diverse doelgroepen.”
Relaties zijn nodig
De eventmanager noemt het netwerk van het museum belangrijk. “Het zijn in feite onze ambassadeurs. Je moet natuurlijk zichtbaar zijn op verschillende digitale kanalen, maar mensen moeten het museum beleven en hun ervaring willen delen. Relaties willen we zo betrokken mogelijk houden, door events te organiseren en zo het netwerk te betrekken bij het museum. Ik durf zelfs te stellen dat als je geen netwerk hebt, het heel lastig is om een museum draaiende te houden.”
Een goede marketing- en communicatiestrategie zorgt voor zichtbaarheid, wat mensen naar het museum trekt. “Toch mag je het relatiebeheer met toerisme-organisaties en culturele vertegenwoordigers niet onderschatten. In feite geldt: organisaties die succesvol zijn, onderhouden hun relaties. Of dat nou een bezoeker is of een andere relatie: de online-ervaring moet aansluiten bij die in het echt (in ons geval is dat het museum). Alleen zo komen relaties tot bloei.”
Momice helpt bij relatiebeheer
Het Gemeentemuseum maakt al vijf jaar gebruik van de software van Momice om voor uitnodigingen en registraties.” Hiervoor werkten we zonder registratiesysteem, wat enorm veel tijd in beslag nam. Dankzij Momice kunnen we digitaal al een indruk geven van wat iemand in het museum te wachten staat, in de uitnodiging en op de website. Zo maak je iemand echt enthousiast. Als organisator wil je ook weten of iemand wel of niet komt, wat dankzij Momice inzichtelijk is. Ook events met verschillende onderdelen communiceer je makkelijker met Momice. De communicatie rondom de wensen van gasten - denk aan dieetwensen - is met de software gestroomlijnd en gemakkelijk.”
De Jager stelt dat de veel van haar collega’s gewend zijn aan het duidelijke format van de software. “Daardoor sturen ze zonder enige moeite nog even een reminder naar een bepaalde groep of delen ze aanvullende informatie. Ook de enquêtes naderhand helpen ons op weg: zo weten we wat we de volgende keer anders of beter kunnen doen. Daardoor krijg je nog meer zicht in de behoeften van de relaties. De uitnodigingen zien er altijd goed uit en de software is gebruiksvriendelijk. Relatiebeheer is soms ingewikkeld, maar Momice helpt ons echt op weg.”
Conclusie
Het Gemeentemuseum in Den Haag is meer dan een museum: het profileert zich duidelijk als ontmoetingsplek. Ook zet het museum actief in op het opbouwen en verstevigen van relaties. Events spelen daarin een essentiële rol. Momice helpt het museum om relaties te beheren en draagt daarmee in feite bij aan de toekomstbestendigheid van de organisatie.
