Hannah Boere, freelance eventmanager, heeft net een megaproject afgerond: de Techrede. Een volledig online event met een aanloop van ruim een half jaar. In het begin van de corona tijd sprak ik Hannah over online events en de rol van een eventmanager en nu, vlak na haar eerste grote productie, spreek ik haar opnieuw. De manier waarop zij kijkt naar online events en haar rol als eventmanager is compleet veranderd!
Wat is de Techrede?
“De Techrede is een event dat georganiseerd wordt door de 4TU federatie – een samenwerking tussen de 4 technische universiteiten. Samen met het bedrijfsleven en andere kennisinstellingen proberen ze technologische innovatie hoger op de politieke agenda te krijgen aan de hand van grote thema's zoals Klimaat, Landbouw en Gezondheidszorg.”
Wat waren de uitdagingen van het project?
“De Techrede zou onderdeel worden van een groot live event. Pitch Academy als hoofdaannemer van het project schakelde mij in om het project te managen en het evenement vorm te geven. Toen kwam ineens corona, dus alles liep anders. De boodschap (het belang van technologie voor de maatschappelijke thema’s) werd hierdoor wel vele malen urgenter. We gaan niet stoppen, zeiden we, we moeten het moment aangrijpen om de boodschap nú groot neer te zetten! In een vorm die past in de huidige omstandigheden. Gedurende 6 maanden tijd zijn we paar keer van koers gewijzigd. De maatregelen van de overheid waren leidend. In eerste instantie gingen we uit van groot event waarbij prins Constantijn aanwezig zou zijn. Door de maatregelen veranderde dit in een hybride vorm met (een klein) publiek. Op het allerlaatste moment werd besloten om toch voor een puur online variant te gaan.”
Hoeveel weet jij van hybride events? En hoe maak je een goede keuze? 
Van fysiek, naar hybride, naar online. Kun je vertellen hoe dit ging?
“In nauwe samenwerking met een beeldregisseur zochten we naar manieren om de kijker op het puntje van de stoel te houden. Toch zorgde de online dynamiek voor andere uitdagingen: de no-show bij online events is enorm. Verder is een event waarbij de prins en andere prominente gasten fysiek aanwezig zijn, veel aantrekkelijker dan wanneer hij alleen ‘inbelt’. We moesten het dus op een andere manier aanvliegen: er moest veel meer aandacht naar de inhoud van het programma. Ook hebben we veel aandacht besteed aan de rol van prins Constantijn en waarom hij de Techrede belangrijk vond. Hij heeft meerdere berichten over het event op social media geplaatst. Zijn inhoudelijke verbondenheid met de inhoud van het event heeft het draagvlak vergroot. En dat was precies ons doel.”
Vergis je niet in hoe belangrijk de regisseur is!
- Hannah Boere, project- en eventmanager Techrede
Wat was je grootste inzicht bij het maken van een online event?
“Ik merkte al gauw het verschil tussen een technische AV-leverancier en de beeldregisseur. Een beeldregisseur is iemand die echt meedenkt over wanneer wat er getoond wordt op het scherm. Natuurlijk, goed camerawerk is belangrijk, maar de beeld- en lichtcreatie en het switchen tussen de shots en andere visuele content maakt het verschil tussen saai en interessant, net als op televisie. Vergis je dus niet in hoe belangrijk de regisseur is.”
Ik heb in een eerdere blog geschreven over 3 groepen eventmanagers. In welke groep val jij?
Groep 1: Online events zijn niets voor mij. Ik mis fysieke events, de dynamiek en interactie met deelnemers en leveranciers.
Groep 2: Online events zijn een (tijdelijk en vaak secundair) alternatief voor fysieke events. Ik ga er pragmatisch mee om.
Groep 3: Online events zijn leuker dan ik dacht! Hier liggen nieuwe kansen voor mij. 
“In het begin van de coronaperiode zat ik in Groep 1. Ik had niks met online events. Gedurende het Techrede-project, groeide mijn rol uit van project- en eventmanager uit naar redactie, zowel beeldredactie als inhoudelijk – en uiteindelijk deed ik mee met de regie en was ik de spin in het web van verschillende stakeholders. Geweldig om te ervaren. Ik ben dus van Groep 1 naar Groep 3 gesprongen. Ik zie enorm veel kansen voor online events, en daarin is zeker een rol voor mij weggelegd!”
Dat is wel even wat anders. Hoe heb je die verantwoordelijkheid ervaren?
“De situatie vroeg erom. Ik rolde er steeds meer in doordat ik me vooral met de inhoud en kwaliteit bemoeide. Ik zorgde dat alle informatie verzameld werd en wijzigingen werden doorgevoerd. Op een gegeven moment was ik de enige die overal middenin stond. Ik heb in die periode zoveel geleerd en meegemaakt en ben echt verbaasd over hoe snel ik kon aanpassen. En nu ben ik heel trots op mijn werk en ik word ook blij als online eventmanager. Ik had nooit gedacht dat ik online events organiseren zo tof zou vinden.”
En hoe heb je de communicatie uiteindelijk aangepakt?
“Het ontbrak ons aan een teamlid dat bekend was met Momice. We hadden mensen tekort om dat zelf te doen en het maximale eruit te halen. Vergis je niet in hoeveel tijd het kost om de event communicatie op te zetten. De Techrede was complex door de verschillende doelgroepen en communicatie in 2 talen (Nederlands en Engels). We wilden extra veel controles omdat we echt geen fouten wilden maken in een dergelijk complex event. Het Momice-team deed daarom ook non-stop checks op functionaliteiten en taal. Ik zou iedereen adviseren om minimaal 1 teamlid te hebben die echt goed en dedicated in Momice kan werken.
Momice Agency was ook verantwoordelijk voor de complete vormgeving van de website en de overige communicatie: het design van de website en het ontwikkelen van de event identiteit. We hadden alleen een logo. De Agency heeft dit mooi doorvertaald in een herkenbare stijl voor het event.”
En hoe kijk je nu terug op de Techrede?
“Ik ben heel trots op het project en op mezelf ook. Zo'n grote productie, in deze tijd, in een voor mij onbekende vorm, succesvol neerzetten en het zó leuk vinden, heeft me positief verrast. Ik zie online events nu als een aparte discipline waar ik nog beter in wil worden. Want lang niet alles ging goed en als ik het opnieuw moest doen, zou ik zeker dingen anders doen. Maar dat geeft niet. Deze lessen neem ik mee naar mijn volgende event.”
Kun je voorbeeld van een les noemen?
“De opdrachtgever kwam vrij laat in het project met ‘we willen wel interactie’. Dat hadden we niet vanaf het begin in het programma verwerkt, dus het script en de technische set-up waren daar niet op ingericht. De presentator bijvoorbeeld, werkte met autocue. Het was een uitdaging om de vragen uit het publiek in die autocue te krijgen. Dit zijn dingen die je vanaf het begin wilt meenemen in je ontwerp, bijvoorbeeld met een extern scherm voor de presentator, waar hij de vragen van kon aflezen. Nu voelde het als pleisters plakken.”
Ik ben heel trots op m'n werk en word nu ook blij als online eventmanager.
- Hannah Boere, project- en eventmanager Techrede
Is jouw rol als online eventmanager anders?
“Nou nee, eigenlijk blijft de taak van de eventmanager in de basis hetzelfde: Creatieve oplossingen zoeken voor complexe communicatie uitdagingen. Ik kwam erachter dat ik bij online events ook veel meer over de inhoud moest weten om het succesvol te maken. Nu zie ik dat dat ik nog meer waarde kan toevoegen als ik dit bij fysieke events ook doe. En dat biedt zoveel perspectief voor de toekomst!”
Heb je nog een boodschap voor eventmanagers die nog niet zo enthousiast zijn over online events?
“Onderschat je waarde niet! Eventmanagers krijgen vaak de opdracht om het ‘maar even te regelen’ – en worden onderschat. Maar gelukkig heeft mijn opdrachtgever wel ingezien wat mijn toegevoegde waarde was: in een complexe omgeving balanceren tussen alle belangen, alle losse eindjes bij elkaar houden en met creatieve oplossingen tot een optimale prestatie sturen. Dat vertrouwen heb ik gekregen en uiteindelijk was iedereen echt extreem blij.”
Hannah’s 4 concrete tips voor online eventmanagers
- Denk aan de beleving. Bij online events ben je echt tv aan het maken. Zorg voor de juiste middelen, of huur een externe partij in.
- Co-creatie is de sleutel tot succes. Experts uit het vakgebied gaven input voor de inhoud, de regisseur van de Techrede boog zich over de tekst en de beeldregisseur zorgde ervoor dat alles optimaal samenkwam voor de kijker én we hadden een goede lichtontwerper.
- Zorg voor goede voorbereiding, scripts en repetities. Daardoor stonden de studenten als echte professionals op het podium.
- Werk met een (beeld)regisseur. De scriptschrijver/regisseur van de Techrede en de beeldregisseur waren de belangrijkste sleutelfiguren voor een prachtige show. Zij maken het verschil tussen saai en spannend!
Wil jij meer budget voor jouw online events?
Download deze presentatie om je opdrachtgever te overtuigen!
