Betrek de juiste stakeholders.png

Event software: betrek de juiste stakeholders.

In de vorige blog 'Welk event registratiesysteem past bij jou?' gaven we je een aantal tips voor het selecteren van de juiste event software partner voor je zakelijke evenementen. In deze blog laten we je zien waar je nog meer op moet letten voordat je in zee gaat met een nieuwe leverancier én hoe je de juiste interne stakeholders op tijd betrekt bij je selectie.

Jij als eventmanager bent er al uit: Excel, Outlook en Google Forms voldoen niet langer om jouw events te automatiseren. Maar de selectie van goede software doe je niet alleen! De kunst is om ook andere betrokkenen op tijd mee te nemen in het proces - en te weten waar je op moet letten. Zo doe je dit!

Betrek de juiste stakeholders

Niet alleen jij als event manager hebt baat bij een goede keuze, ook andere afdelingen kunnen hun voordeel doen met het inzetten van goede event software. De volgende stakeholders zijn belangrijk:

  • Marketing: Stem de doelstellingen van marketing en events af met marketingafdeling - en kijk hoe je de software kunt gebruiken om zoveel mogelijk relevante data te verzamelen. Op deze manier kunnen de marketing doelstellingen makkelijker gemeten worden.
  • Communicatie: Bepaal samen de tone of voice voor diverse events, maak afspraken over de look & feel en plan de verschillende communicatiemomenten op tijd.
  • IT en security: Onderzoek wat de voorwaarden zijn ten aanzien van privacy, beveiliging en de verwerking van persoonsgegevens.
  • Inkoop: Voor je collega’s van inkoop is het belangrijk dat de software een goede investering is: controleer of de features aansluiten bij je wensen, en bekijk wat de eventsoftware gaat kosten - én opleveren (denk aan tijdsbesparing, efficiëntie en minder fouten).

De volgende 8 punten verdienen ook aandacht. Ook hier geldt: er zijn verschillende stakeholders.

1. Event doelstellingen

Betrek: marketing

Events hebben een doel, ze worden niet zomaar georganiseerd. Hoe ga je deze doelstellingen meten? Een veelgebruikte manier is een (korte) questionnaire na het event. Er zijn honderden enquête tools, die variëren in gebruiksvriendelijkheid, kwaliteit en uitstraling.

Wanneer je enquête tool gelinkt is aan je registratie- en emailsoftware kun je eenvoudig enquêtes sturen aan de genodigden van je event. Zonder te moeten schakelen tussen verschillende lijsten en databases. Hiermee voorkom je dat je nóg een extra systeem toevoegt, houd je alles in 1 stijl en verlies je geen waardevolle data.

2. White Label software

Betrek: communicatie

De meeste organisaties hebben duidelijke richtlijnen over de externe communicatie, zo blijft het professioneel, consistent en herkenbaar. Bij het kiezen van event software is het dus belangrijk om te checken of de software white label is.

Met andere woorden: Is het mogelijk om de uitingen zoals mailings en de event website helemaal aan te passen aan de huisstijl van je organisatie of event - of verschijnt de naam of het logo van de leverancier steeds in beeld?

3. Makkelijk netwerken

Netwerken is een top-3 doelstelling voor zakelijke evenementen. Hoe draagt jouw software bij aan deze doelstelling? Is er een gastenlijst zichtbaar? Kunnen bezoekers eenvoudig met elkaar in contact komen? Sommige event software leveranciers bieden deze functie integraal aan, anderen niet. Onderzoek de mogelijkheden vooraf.

4. Geavanceerde registratie

Bij veel zakelijke evenementen heb je als organisator te maken met meerdere doelgroepen, workshops en introducees. De registratie voor dit type events wordt snel complex. Wanneer je het registratieproces automatiseert, verklein je de kans op fouten.

Wel is het van belang om van te voren te kijken welke optie jouw leverancier biedt - en wellicht om ook hun expertise in te kunnen zetten bij complexe trajecten. Belangrijk is dat de software mogelijkheden biedt, zodat je het kunt aanpassen aan de wensen voor jouw event. Lees hier meer over in het vorige artikel 'Welk event registratiesysteem past bij jou?'.

5. On-site registratie

Wanneer je bezoekers wilt inchecken op jouw event, zijn er 3 mogelijkheden:

  • Werken met een externe registratiepartner, die eigen apparatuur meebrengt naar het event.
  • Het inchecken zelf doen door middel van bijvoorbeeld een smartphone met een (QR)scanner
  • Handmatig inchecken met een laptop

 Voor de tweede en derde mogelijkheid is geen extra apparatuur nodig en bovendien is het gratis! Vraag je hierbij ook af of je 'live' badges wilt kunnen printen, dit is niet bij alle aanbieders mogelijk. De prijzen en mogelijkheden verschillen sterk per leverancier. Neem dus de tijd om de opties en prijzen op te vragen en te vergelijken.

Tip: Kijk hier naar de kosten voor de apparatuur, naar de extra kosten voor begeleidend personeel en eventueel de kosten per badge.

6. Privacy en beveiliging

Betrek: IT / Security / Legal

Zodra je gaat werken met een externe leverancier, geef je deze toegang tot jouw database met waardevolle relaties. Bekijk goed wat hierover wordt afgesproken - en hoe deze partij met persoonsgegevens omgaat. Hoe garandeert de leverancier een goede beveiliging van deze gegevens? Waar wordt de data opgeslagen en voor hoe lang? En wat gebeurt er met de data ná het event?

Het is slim om deze zaken tijdig af te stemmen met een collega van IT security en Legal. Zij weten waar ze op moeten letten en keuren uiteindelijk jouw leverancier goed of af, dus betrek ze tijdig in het aankoopproces!

Tip: 5 Tips voor bescherming van persoonsgegevens lees je hier.

7. Prijsmodel

Betrek: Inkoop

In event software worden verschillende modellen gehanteerd, die variëren in inhoud, contractduur en prijs. Het loont de moeite je hierin goed te verdiepen. Welk prijsmodel hanteert de leverancier? Wat krijg je daarvoor terug? Betaal je voor gemaakte uren, per registratie of een vast bedrag per event of per jaar? Maak een overzicht van alle events die jouw bedrijf op de planning heeft staan (op jaarbasis) en bereken zo de voordeligste vorm.

Let op: Je organiseert meer events georganiseerd dan je denkt! Denk bijvoorbeeld ook aan hoe je de software eenvoudig kunt inzetten voor interne (board) meetings, zakenreizen of teamuitjes!

8. Support

Betrek: inkoop

Het is prettig als je met vragen terecht kunt bij je softwareleverancier. Goede service en support zijn belangrijk - zéker in de eventbranche, waar zaken vaak ad hoc geregeld moeten worden. Wat doet de leverancier eraan om jouw event tot een succes te maken? Wordt er meegedacht? Is er voldoende informatie ter beschikking over het gebruik van de software? En hoe gemakkelijk is het bedrijf te benaderen?

Stem dit af met inkoop. Zij hebben ervaring met afspraken over service en support. Bedenk goed waar je behoefte aan hebt. Vraag ook naar (verschillende) referenties hoe zij de service en support ervaren.

Conclusie

Met de juiste software kun je als event professional sneller, efficiënter en prettiger werken. Het landschap is divers, het aanbod is groot en misschien weet je van te voren niet waar je op moet letten bij het selecteren.

Door bovenstaande punten mee te nemen in het selectieproces zal je nooit tegen onverwachte kosten of onplezierige verrassingen aanlopen. Dit vergt de nodige research. Wanneer je hiervoor even de tijd neemt, doe je uiteindelijk niet alleen jezelf, maar ook collega's van andere afdelingen een groot plezier.

 

Stay tuned! De volgende blog gaat over het oneindige aantal apps en B2B tools. We bieden je een overzicht van B2B tools die jou in je werkzaamheden kunnen helpen.

 

Vraag een demo aan