Je organiseert meer events dan je denkt! Van congres tot meetings

Fleur Oude Voshaar

Hoeveel events organiseer jij? Volgens een jaarlijks onderzoek door High Profile Locaties worden er gemiddeld 27 events per opdrachtgever per jaar georganiseerd. Waarschijnlijk organiseer je meer events dan je denkt: een event hoeft niet per se uit honderden bezoekers te bestaan. Zelfs een brainstorm op de hei ‘telt’ als zakelijk event!

Events: van board meeting tot seminar

Wat valt er eigenlijk allemaal onder de term ‘event’? Letterlijk vertaald betekent event ‘gebeurtenis’. Wanneer er sprake is van een locatie, programma en meer dan 2 genodigden, kun je in theorie spreken van een event. Congressen, netwerkevent, partnerbijeenkomsten, zakenreizen, seminars, (BHV) trainingen, personeelsfeesten, masterclasses, workshops, roadshows, board meetings, inhousedagen, brainstorms en productlanceringen zijn allemaal zakelijke events! En bij ieder event moet gecommuniceerd worden met de aanwezigen. Je wilt als organisator graag dat het er netjes uitziet en dat de ervaring voor de aanwezigen zo prettig mogelijk is. 

Bespaar tijd en voorkom fouten met slimme software

Alle communicatie voor een event opzetten kan flink wat tijd in beslag nemen. Denk aan een uitnodiging, het bijhouden van de registraties, bevestiging, een eventuele reminder en alle informatie over het event (plaats, tijd, programma, parkeergelegenheid). Het handmatig uitvoeren van al deze losse stappen is tijdrovend én foutgevoelig. Slimme software kan je helpen een hoop tijd te besparen. Denk bijvoorbeeld aan een mailprogramma dat gekoppeld is aan het registratie-overzicht. Zo selecteer je eenvoudig degenen die nog niet gereageerd hebben en stuur je een automatische registratiebevestiging naar je geregistreerden. Of een overzichtelijke eventwebsite met alle bezoekersinformatie, die je kunt vormgeven in de stijl van jouw event of organisatie. 

Bundel de krachten voor al jouw events

Hoeveel events worden er binnen jouw bedrijf georganiseerd? Nu je weet dat ook sales-meetings, bestuursvergaderingen en (interne) trainingen ook allemaal events zijn, zul je ontdekken dat dit er veel meer zijn dan je denkt! Ook je collega’s van marketing, sales, HR, recruitment en de directiesecretaresse organiseren events. Laat ze niet iedere keer opnieuw het wiel uitvinden, maar bundel de krachten van alle afdelingen. Iedereen wil hun event op een soepele manier organiseren, zelfs al zijn het er slechts 2 per jaar.

Conclusie

De term ‘event organiseren’ omvat veel meer dan je in eerste instantie zou verwachten: er wordt al snel gedacht aan grote groepen genodigden. Goede event software is ook voor kleinere events relevant, zoals interne meetings, uitstapjes en trainingen. Door slimme software voor alle events in te zetten, creëer je consistentie en een professionele uitstraling - en bespaar je jezelf en je collega’s een hoop tijd!


Wil je graag meer weten over hoe Momice event software werkt? Lees hier hoe je het jezelf én je bezoeker gemakkelijker maakt. Of lees hier de blog "5 Tips om het maximale uit je event te halen.

 

Download de event website white paper

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice®.