Bijna alle bedrijven zitten in een ‘digitale transformatie’. Allerlei bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd met oneindig veel apps en B2B tools (business to business). De afkortingen vliegen je om de oren! CMS, CRM, MAP, EMS, ESP, SaaS... Maar wat houdt het allemaal in? En welke tools heb je nu écht nodig voor event- en marketingactiviteiten? Wij maakten een overzicht van B2B tools die jou in je werkzaamheden kunnen helpen.
Software as a Service (SaaS)
Tegenwoordig wordt software steeds minder vaak ontwikkeld door bedrijven zelf, maar wordt aangeschaft in de vorm van SaaS. Door middel van SaaS kan een applicatie door een eindgebruiker via het web worden gebruikt, in de vorm van een abonnement. Het voordeel van SaaS is dat er geen download of installatie nodig is, maar de gebruiker de software gewoon vanuit de Cloud kan gebruiken. Alle applicaties in die in dit artikel worden genoemd, zijn voorbeelden van SaaS. Lees hier de voordelen van Software as a Service en waar je op moet letten.
Content Management System (CMS)
Gebruiker: Marketeer / Content Manager
Een CMS wordt gebruikt om eenvoudig content te publiceren en te beheren op je website. Doordat alle onderdelen van je website in het CMS zitten, kun je zonder technische kennis zelf pagina’s aanmaken, teksten schrijven en afbeeldingen toevoegen. Wanneer je geen CMS achter je website hebt zitten, moet je bij iedere aanpassing een ontwikkelaar (en designer) vragen of zij dat handmatig willen doen (coderen).
- Bekende voorbeelden: Wix, Wordpress en Squarespace
Customer Relationship Management (CRM)
Gebruiker: Sales & Support professional
CRM wordt in het Nederlands ook wel klantbeheersysteem genoemd. Hiermee kun je alle relaties en klanten van je bedrijf beheren. Alle contactgegevens en contactmomenten worden bijgehouden op 1 centrale plek.
Door een duidelijke pijplijn krijg je inzicht in het te verwachten resultaat en weet je precies wat iedere (potentiële) klant/relatie nodig heeft op dat moment. Ook contracten, facturen en licenties kunnen aan dit systeem worden gekoppeld.
- Bekende voorbeelden: Salesforce, Hubspot, Pipedrive en Zoho
Email Service Provider (ESP)
Gebruiker: Marketeer / Communicatieprofessional
Volgens Hubspot gebruikt 86% van de marketing professionals mailings (of Email Marketing) als communicatiemiddel voor zakelijke doeleinden. Met een Email Service Provider kun je een grote lijst contacten bereiken met professioneel vormgegeven (HTML) emails.
- Bekende voorbeelden: MailChimp, MailPlus en Sendinblue.
Marketing Automation Platform (MAP)
Gebruiker: Marketeer / Sales professional
MAP ondersteunt je in het genereren en prioriteren van nieuwe leads. Het helpt je bij het beter vindbaar worden in zoekmachines, je website te optimaliseren middels statistieken en het personaliseren van de online klantbeleving.
- Bekende voorbeelden: Hubspot, Salesforce Pardot, Oracle Eloqua en Marketo.
Event Management Software (EMS)
Gebruiker: Event manager / Marketeer / Personal Assistant / Secretaresse
Het uitnodigen en registreren van genodigden wordt al gauw tijdrovend en complex wanneer je werkt met allerlei losse systemen als Outlook en Excel, met name wanneer ze niet specifiek ontworpen zijn voor de eventbranche.
Met Event Management Software kun je effectiever en efficiënter communiceren met je doelgroep door onderdelen als mailing, event registratie, event website, tickets en enquête te gebruiken. Het voordeel hiervan is, dat alle onderdelen kunnen worden opgemaakt in 1 stijl én dat de onderdelen onderling gesynchroniseerd zijn. Ook is het mogelijk om een koppeling te maken naar het huidige CRM systeem van je organisatie.
- Bekende voorbeelden: Eventbrite, Momice, Cvent
Lees ook: "Welke event management software past bij jou?" of "Welke stakeholders betrek je bij het aankoopproces?"
Gebruik de software waar het voor bedoeld is
Er bestaat een kans dat de functionaliteiten van jouw SaaS applicaties elkaar overlappen. Daarom worden systemen wel eens ‘misbruikt’ voor een ander doel. Een veel voorkomend voorbeeld is het gebruik van MailChimp als CRM-systeem. Het is mogelijk om in MailChimp contactgegevens en bedrijfsinformatie te bewaren. Echter, de toegevoegde waarde van een CRM gaat verder dan de functionaliteiten van MailChimp: het behouden van contactmomenten, klantstatus en uitgebreide gegevens over de relatie kun je in een ESP-systeem niet kwijt.
Een ander voorbeeld is de inzet van MAP voor eventcommunicatie. MAP heeft een breed assortiment aan features (CMS en email), daarom kiezen sommige organisaties ervoor om deze software als basis te gebruiken voor hun events. Maar doordat MAP geen features aanbiedt voor event registratie of het versturen van een event enquête, is ook deze oplossing niet ideaal.
Slimme koppelingen
Als event manager of marketeer loop je het risico te verdwalen in alle verschillende type software. De truc is om slimme connecties te maken tussen de verschillende applicaties. Zo kun je bijvoorbeeld heel eenvoudig een koppeling maken tussen MailChimp en Salesforce, door middel van een API* (ja, nóg een afkorting).
Ook EMS, CRM en MAP kunnen onderling aan elkaar gekoppeld worden. Dit bespaart jou als organisator een hoop tijd doordat je geen lijsten meer hoeft te importeren - en je weet zeker dat je (contact)informatie altijd up-to-date is.
*Application Programming Interface (een stukje code dat de communicatie tussen 2 verschillende software programma’s verzorgt).
Conclusie
Door als organisatie gebruik te maken van bovenstaande systemen kun je bedrijfsprocessen effectiever en efficiënter uitvoeren. Maar als het er teveel worden, zie je door de bomen soms het bos niet meer. Zorg ervoor dat je het juiste B2B tools gebruikt en maak slimme koppelingen zodat de applicaties elkaar kunnen versterken - en jou een hoop tijd kunnen besparen.
Lees meer
We hebben onlangs de 'De ultieme gids over event registratie' geschreven, hierin vindt je een duidelijk overzicht van alle B2B tools en alle voor- en nadelen van de beschikbare event registratiesystemen.
