Event professionals gooien keer op keer alles in de strijd om een geweldig event neer te zetten. Toch zijn zij vaak nauwelijks betrokken bij de succesfactoren en het uiteindelijke resultaat van het event. De reden hiervoor ligt zowel bij de organisatie, als bij de event manager zelf.

Serious business

Events zijn serious business. In een tijd van digitalisering en online communicatie wordt de combinatie tussen digitaal en real-life contact met de doelgroep steeds belangrijker. Het real-time ontmoeten van de doelgroep zorgt voor verrijking en verdieping van de relatie. Steeds meer organisaties zien de waarde in van kwalitatieve en inhoudelijke events. Hierbij is veel aandacht voor personalisering, gebaseerd op de interesses van de doelgroep. Gemiddeld organiseren organisaties 24 events per jaar. Het budget per event verschilt enorm, het varieert van een paar duizend euro tot meer dan een ton. Gemiddeld komt het neer op zo’n €8000 per event. Behoorlijk wat geld, dus.

Frustraties van event managers

Het werk van de event manager is dus van groot belang voor veel organisaties. Maar wanneer vinden zij zelf een event geslaagd? Uit een onderzoek onder onze klanten blijkt dat event managers vooral bezig zijn met locatie, catering en een soepele ontvangst van de bezoekers. Veel minder vaak wordt gekeken naar de Marketing doelstellingen van de organisatie en hoe het event daaraan bijdraagt (bijvoorbeeld leadgeneratie of klanttevredenheid). Met andere woorden: de afdelingen Marketing en Events hebben verschillende definities van een ‘succesvol event’.  

Lees ook: De 10 grootste frustraties van event pro's? 

Hier gaat het mis

Event professionals worden nog (te) vaak gezien als uitvoerders. De belangrijkste kwaliteit van veel event professionals is hun go-getter mentaliteit. Zij regelen het. Toch is dit tegelijkertijd hun grootste valkuil. Veel event managers verkeren continu in de ‘regelmodus’ en hebben vaak te maken met ad-hoc beslissingen en een krappe planning.

Event professionals krijgen, hebben, of nemen daardoor zelden de tijd om even ‘uit te zoomen’ en te kijken naar het grotere plaatje. Ze staan zelden stil bij het doel van het event en de indicatoren van succes. Veel van hen geven dan ook aan de doelen vaak te laat of helemaal niet te weten. Maar hoe weet je dan als event professional wanneer je ‘het goed hebt gedaan’. Daar zit hem de crux. Dat kun je namelijk niet weten, wanneer je niet begint met duidelijke doelstellingen en/of niet beschikt over de tools om deze doelstellingen te meten.

Lees ook: Evalueer jouw event eenvoudig met Momice.

Wat kun je eraan doen?

De eerste stap is: event manager, schat jezelf op waarde! Jouw rol is cruciaal voor het behalen van de marketing- en salesdoelstellingen van het bedrijf. Het vak van de event manager is complex, hectisch en veelzijdig. Er komt enorm veel op je af in de aanloop naar een event: het verkrijgen en verwerken van genodigdenlijsten, het verwerken van registraties, het contact met diverse leveranciers en het inspelen op last-minute veranderingen.

Lang niet alle event professionals beschikken over de juiste tools om hun werk snel en efficiënt uit te voeren. Nog te vaak is er geen software beschikbaar voor het automatiseren van de registratie of het verzenden van professionele uitnodigingen, waardoor het uitnodigingstraject een tijdrovende klus is en het aantal aanmeldingen achterblijft.

Event manager, schat jezelf op waarde!

Resultaten, trends en personalisering

Ook achteraf is er weinig aandacht voor het meten van de resultaten en het evalueren van het event. Het berekenen van de event ROI wordt nog (te) vaak als ingewikkeld of zelfs onmogelijk gezien. Door vooraf meetbare doelstellingen te bepalen en de verschillende succesfactoren te meten is het event op waarde te schatten. Ook stelt het je in staat om de volgende edities te verbeteren en beter af te stemmen op de behoeften van de klant. Door de resultaten structureel te meten en op termijn met elkaar te vergelijken is het mogelijk om trends te ontdekken. Ook leveren events een schat aan waardevolle informatie over de doelgroep. Je leert steeds meer over je klant – waardoor de personalisatie van de boodschap in de toekomst steeds scherper wordt.

Ben jij benieuwd hoe je jouw events naar een hoger niveau kan tillen? Leer er alles over in de serie Connecting the Dots. Liever meteen aan de slag met Momice? Vraag dan een persoonlijke demo aan.