De 10 grootste frustraties van eventmanagers (en hoe ze te voorkomen)

Fleur Oude Voshaar

Bij het organiseren van een event komt een hoop kijken. Event professionals zijn daarom vaak van alle markten thuis. Ze zijn flexibel, schakelen snel, zijn sterk in organiseren en communiceren, kunnen goed plannen en zijn een ster in relatiemanagement. Toch lopen ze vaak tegen vergelijkbare obstakels aan. Hoe komt dat toch? En wat is er aan te doen?

Events organiseren is een vak, laat daar geen twijfel over bestaan.

De 10 meest genoemde frustraties

Events organiseren is een vak, laat daar geen twijfel over bestaan. Helaas hebben event professionals regelmatig het gevoel dat ze niet gewaardeerd worden. En dat terwijl ze van onschatbare waarde zijn voor een organisatie. Momice sprak met haar klanten, om te onderzoeken waar event managers tegenaan lopen bij de organisatie voor hun event. Dit zijn de meest genoemde frustraties:

  1. Ik word niet betrokken bij doelstellingen van events
  2. Events worden ad-hoc geïnitieerd
  3. Last-minute wijzigingen vanuit directie
  4. Mijn opdrachtgever wil meer inhoudelijke events met minder budget
  5. Collega’s zijn niet betrokken: tijdens het event praten ze met elkaar i.p.v. de klant
  6. Het kost veel tijd/moeite om genodigdenlijsten te verzamelen
  7. Iedereen wil zijn plasje er over doen
  8. Akkoord op budget duurt te lang
  9. Ik heb niet de juiste tools en krijg hiervoor moeilijk budget vrij
  10. Het is niet helder wanneer het event een succes is

Een ding valt direct op: vrijwel alle genoemde punten gaan over de interne samenwerking, doelstellingen en budget. De samenwerking met opdrachtgevers en collega’s is dus cruciaal voor het slagen van een event. Toch zijn de werkzaamheden van de event manager vaak geïsoleerd van het grote geheel. 

Event managers ondergewaardeerd

Een andere factor is tijd. Doordat events (te) vaak ad-hoc geïnitieerd worden, begint de event manager vaak met een achterstand. De uitnodiging of save-the-date moet zo snel mogelijk de deur uit, vaak voordat goed na is gedacht over de juiste invulling van de dag of het concept. Door deze ‘haast’ neemt de event professional, noch de initiator van het event, de tijd om stil te staan bij het doel van het event. En áls het doel al bekend is, wordt het vaak niet of te laat gedeeld met de verantwoordelijke event manager. Hierdoor ontstaat het gevoel van onderwaardering – en dat is allesbehalve motiverend.

Geen onderdeel van de strategie

Ad-hoc events maken geen onderdeel uit van de overkoepelende organisatiestrategie. En dat terwijl, in de huidige tijd van digitalisering, events als strategisch communicatiemiddel steeds belangrijker worden. Het belang van events wordt daardoor vaak te weinig gedragen binnen de organisatie. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de opdrachtgever! Het is belangrijk om alle betrokkenen te informeren van het belang van het event, zodat de event professional de support en medewerking krijgt die hij/zij zo hard nodig heeft voor het klaren van deze intensieve klus.

Event pro, claim je plek!

Jij als event manager kunt je hier tegen wapenen. Door zélf het initiatief te nemen bij het bespreken van de event doelstellingen, door kritische vragen te stellen en door op tijd aan de bel te trekken of ‘nee’ te zeggen. Want zoals Einstein ooit zei: "Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg." Het is belangrijk dat jij als event professional jezelf serieus neemt. Daarmee bewaak je niet alleen jouw eigen verantwoordelijkheden, maar ook de kwaliteit en het effect van jouw event(s). Leg je opdrachtgever uit waarom het belangrijk is dat er voldoende draagvlak is en vraag om heldere doelstellingen, zodat je kunt laten zien wat je bereikt hebt met jouw events. Daarnaast is het aan te raden om te investeren in de relatie met de andere stakeholders. Zo werk je meteen aan jouw zichtbaarheid binnen de organisatie.

Wil je aan de slag met doelstellingen voor jouw event? 

Maak je eigen Event Blueprint

Meten is weten, ook bij events!

Evalueer jij jouw events? En wat neem je mee in de evaluatie? Marketeers en strategen zijn geïnteresseerd in wat een event oplevert, ofwel de Return on Investment. Vaak wordt gedacht dat het meten van de ROI op events lastig of zelfs onmogelijk is. Jij als event professional hebt de mogelijkheid om het tegendeel te bewijzen. Door het stellen van de juiste vragen kun jij aantonen hoe de bezoeker het event ervaren heeft en wat dat heeft opgeleverd. Begin met het stellen van heldere doelstellingen, die je na het event kunt meten. 

Houd hierbij in gedachten dat event managers – net als elke andere professional – software nodig hebben voor het meten van de resultaten. Hoe duidelijker jij kunt aantonen wat jouw event oplevert, hoe meer belang jouw opdrachtgever hecht aan jouw input!

Wil je meer weten of hoe je jouw events  naar een hoger niveau tilt? Leer er alles over in de serie Connecting the Dots.
Bekijk de video's

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice®.