Welke event software past bij jou?

Fleur Oude Voshaar

Registratiesoftware, event-apps, interactietools, video- en streaming platforms... Ook al zijn wij zelf een softwarebedrijf, wij worden ook wel eens duizelig van alle aanbieders en nieuwe tools die op de markt komen. Iedere event software ontwikkelaar probeert de doelgroep te overtuigen dat ze dé oplossing zijn. Maar waarvoor? Hoe kun je de systemen van elkaar onderscheiden en erachter komen wat het beste aansluit bij jouw events? We hebben een handig overzicht gemaakt.

Appels en Peren

De event software aanbieders zijn op te delen in een aantal hoofdcategorieën. Iedere aanbieder heeft altijd wat overlap maar het geeft je handvatten om snel te kunnen sorteren. Kom erachter wat ze van origine zijn. Door te zien waar ze vandaan komen snap je ook waar ze nu staan en naartoe gaan. 

Ticketing software

Hier ligt de basis bij tickets verkopen, op de transactie. Daar zit ook altijd een formulier in om aanmeldingen te beheren. Vaak worden die meer gebruikt voor consumenten events zoals concerten, theater en festivals. De focus ligt minder op de communicatie (uitnodigingen en updates) en evaluatie eromheen wat voor zakelijke events weer belangrijker is. 

Event registratie software 

Event (registratie) software maakt het mogelijk om alle stappen van event registratie en -communicatie te automatiseren: uitnodigen, aanmelden en inchecken, evalueren en ticket verkoop. Event software biedt mogelijkheden voor communicatie met verschillende doelgroepen, in huisstijl van je event en complexe programma’s zoals workshops automatiseren. 

Publieksinteractie software

Om de betrokkenheid van het publiek te vergroten is publieksinteractie software heel handig.  Hier ligt de nadruk op vragen kunnen stellen en antwoorden tijdens het event. Dat kan via native apps of (mobiele) websites. 

Community app

Een community staat vaak hoog op de verlanglijst van event professionals. Community apps zijn handig om een bepaalde doelgroep voor een langere periode hierin te servicen met exclusieve content, events en polling. Registratie en evaluatie worden hier minder belicht. 

Live video platform

Video platformen zijn belangrijker geworden door de toename in online events. Live online meeting tools zoals MS Teams, Zoom, Vimeo, GoToMeeting werken perfect vanaf het moment dat iedereen ‘aanwezig’ is, maar richten zich niet op de communicatie, registratie en de begeleiding vooraf. 

Webinar software

Een webinar kan live zijn of vooraf opgenomen. Daarmee lijkt het op een event, maar is wel degelijk anders. Webinar software is geschikt om meerdere sprekers op verschillende locaties te kunnen tonen. Minder flexibel in  de registratie en communicatie rondom het event. 

Marketing automation software

Geautomatiseerde mails versturen op basis van website gedrag zijn mooie tijdbesparende oplossingen voor de website van je bedrijf. Toch komt bij het versturen van goede uitnodigingen, reminders en updatemails persoonlijke en heel specifieke (event) informatie kijken. Ook de CTA (Meld je aan!) verwijst naar een heel specifiek onderdeel, namelijk het registratieformulier (zie onder). 

Form builders

Form builders zoals Google Forms en Typeform zijn gemaakt om eenvoudig een formulier samen te stellen. Bij events worden formulieren vooral gebruikt voor de registratie vooraf en evaluatie (enquête) achteraf. Je kunt snel een formulier bouwen met deze tools, maar zijn ze niet gekoppeld aan bijvoorbeeld het registratie-overzicht en/of het mailingprogramma, waardoor je veel handmatig werk moet verrichten.

Voorverpakte Appels en Peren

Er zijn grofweg 2 type aanbieders: ‘Software as a Service’, waarbij je zelf de tools kunt beheren en ‘Managed Services’ waarbij projectmanagers van de aanbieder jouw event opzetten en beheren. Er is vaak ook een (groot) prijsverschil tussen deze twee: net als in de supermarkt zijn de voorverpakte producten duurder. Anderen voeren immers het werk voor je uit. Denk daarom ook goed na over wat je zelf wilt doen en wat je wilt uitbesteden. 

Meer dan een formulier op een website

Event registratie software gaat verder dan alleen het registratieformulier en de uitnodiging. Met specifieke software voor events kun je deelnemers op professionele wijze persoonlijk uitnodigen, of complexe registraties met introducees en workshops automatiseren. 

Vervolgens stuur je ze een registratiebevestiging met e-ticket per mail, updatemails en link naar de uitgebreide website voor alle informatie over het event. Als je je deelnemers incheckt op de dag van het event, weet je ook wie er aanwezig was en wie niet. Zo kun je ze achteraf bedanken en met een enquête feedback verzamelen. 

Benieuwd naar welke features Momice biedt?Alle Momice features op een rij

Met andere woorden: specifieke event (registratie) software verenigt het hele proces: vóór, tijdens en na het event. ‘Losse’ systemen voor ticketing, interactie of online video tools richten op een onderdeel, maar niet op het geheel. Door gebruik te maken van specifieke software voor events kun je jezelf een hoop tijd en geld besparen.

Appel-perensap is ook best lekker. 

Dit betekent niet dat je met één systeem voor altijd klaar bent. Gebruik maken van afzonderlijke tools voor specifieke onderdelen van je event kan heel nuttig zijn. Publieksinteractie apps bijvoorbeeld, bieden veel mogelijkheden voor interactie, quizzes en polls. Zoom heeft mooie break-out functies en bestaande community platformen kunnen prima gebruikt worden voor externe promotie en verbinding onder de deelnemers. Dus zoek niet naar het schaap met 5 poten, maar combineer jouw favoriete software met elkaar om tot de perfecte mix te komen.

Om je te helpen bij het maken van je beslissing, hebben we een overzicht gemaakt. Kijk goed naar de overlap en grenzen van de verschillende leveranciers, zodat je al jouw events met je favoriete tool(s) kunt organiseren. Bekijk de mogelijkheden van event registratiesoftware

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice®.