We hebben eerder besproken hoe een goed raamwerk je kan helpen om een feilloze bezoekersregistratie op te zetten. Na zorgvuldig testen en aanpassen is het nu tijd om je communicatie flow te starten met een email uitnodiging of save-the-date. De eerste drie dagen na het verzenden vertellen de cijfers je precies hoe goed je het gedaan hebt. De volgende stappen helpen je om je succes te verhogen!
Begin met een up-to-date database
De resultaten van je mailings campagne hangen af van de kwaliteit van je database. Bereid je database daarom als volgt voor:
- Maak aparte lijsten voor verschillende doelgroepen (genodigden, VIPS, partners)
- Voeg een extra kolom toe met aanhef (Heer X, Mevrouw Y etc.)
- Maakt jouw CRM gebruik van ID referenties? Neem deze dan ook mee in je lijst, zodat je na de event registratie eenvoudig de match kunt maken.
Reminders zijn OK!
Soms is de respons op je event uitnodiging minder hoog dan je had gehoopt. Hier zijn legio redenen voor: misschien was het onderwerp niet pakkend genoeg, of wellicht is de uitnodiging verloren geraakt in de enorme berg emails die je genodigde ontvangt. Geen zorgen, stuur gewoon na 1 à 2 weken een reminder. Bespaar jezelf een hoop gedoe en gebruik hiervoor professionele event software - dan ben je in slechts een paar klikken klaar.
TIP: zorg dat je genodigde de kans heeft om zich af te melden. Zo hoef je geen reminders te sturen naar mensen die niet kunnen komen.
Blijf top-of-mind
De gemiddelde event communicatie flow duurt 3 tot 6 maanden. In de tussentijd wil je top of mind blijven bij je aanwezigen. Hou ze op de hoogte van updates en nieuws rondom het event - en verhoog hiermee de kans dat ze ook daadwerkelijk naar je event komen. De website statistieken laten je zien hoe deze notificaties leiden tot meer traffic op je event website.
De dag van het event wie komen er?
Je hebt nog één ultieme kans om je genodigden te verleiden om naar je event te komen: Stuur ze een sms’je (of email) op de dag zelf en vertel ze dat je uitkijkt naar hun komst. Geef ze nogmaals de link naar de event website zodat ze alle up-to-date informatie bij de hand hebben.
We adviseren je om de bezoekers in te checken op het event. Op deze manier kun je precies zien wie er binnen is - en wie nog verwacht wordt. Een kloppende lijst helpt je met de follow-up na je event. Je kunt gemakkelijk een mooie bedankmail sturen met foto’s en hoogtepunten én een link meesturen voor de enquête. Het is goed om te horen hoe je bezoekers het event ervaren hebben en je event doelstellingen te meten!
Met goede event software kun je een groot deel van de bezoekersregistratie automatiseren en jouw werk als event professional een stuk gemakkelijker maken.
