Hoe je grip houdt op je bezoekersregistratie

In de vorige blog lieten we zien hoe een goed raamwerk je kan helpen om een feilloze bezoekersregistratie op te zetten. Na zorgvuldig testen en aanpassen is het nu tijd om je communicatie flow te starten met een uitnodiging of save the date. De eerste drie dagen na het verzenden vertellen de cijfers je precies hoe goed je het gedaan hebt. De volgende stappen helpen je om je succes te verhogen!

Het begint met een up-to-date database

De resultaten van je mailing hangen af van de kwaliteit van je database. Bereid je database daarom als volgt voor: 

  • Maak aparte lijsten voor verschillende doelgroepen (genodigden, VIPS, partners)
  • Voeg een extra kolom toe met aanhef (Heer X, Mevrouw Y etc.)
  • Maakt jouw CRM gebruik van ID referenties? Neem deze dan ook mee in je lijst, zodat je na de registatie eenvoudig de match kunt maken. 
 
Up-to-date database.svg
 

Reminders zijn OK!

Soms is de respons op je uitnodiging minder hoog dan je had gehoopt. Hier zijn legio redenen voor: misschien was het onderwerp niet pakkend genoeg, of welllicht is de uitnodiging verloren geraakt in de enorme berg emails die je genodigde ontvangt. Geen zorgen, stuur gewoon na 1 à 2 weken een reminder. Bespaar jezelf een hoop gedoe en gebruik hiervoor professionele software, zoals Momice - dan ben je in slechts een paar klikken klaar.

TIP: zorg dat je genodigde de kans heeft om zich af te melden. Zo hoef je geen reminders te sturen naar mensen die niet kunnen komen.

Blijf top of mind

De gemiddelde event communicatie flow duurt 3 tot 6 maanden. In de tussentijd wil je top of mind blijven bij je aanwezigen. Hou ze op de hoogte van updates en nieuws rondom het event - en verhoog hiermee de kans dat ze ook daadwerkelijk naar je event komen. De website statistieken laten je zien hoe deze notificaties leiden tot meer traffic op je event website. Meer lezen over succesvolle mails versturen? 

  • Lees meer over email campagnes in onze whitepaper.


De dag des oordeels: wie komen er?

Je hebt nog één ultieme kans om je genodigden te verleiden om naar je event te komen: Stuur ze een sms’je (of email) op de dag zelf en vertel ze dat je uitkijkt naar hun komst. Geef ze nogmaals de link naar de event website zodat ze alle up-to-date informatie bij de hand hebben.

We adviseren je om je gasten in te checken op het event. Op deze manier kun je precies zien wie er binnen is - en wie nog verwacht wordt. Een kloppende lijst helpt je met de follow up na je event. Je kunt gemakkelijk een mooie bedankmail sturen met foto’s en hoogtepunten én een link meesturen voor de enquête. Het is goed om te horen hoe je bezoekers het event ervaren hebben - en je event doelstellingen te meten!

Event software kan een groot deel van het registratieproces automatiseren en het leven als event professional een stuk gemakkelijker maken. Toch betekent dit niet dat je achterover kunt leunen en wachten tot de stoelen gevuld worden.

Conclusie

Bezoekersregistratie is een belangrijk onderdeel van je event communicatie flow dat constante aandacht vereist. Het is aan jou om de genodigden enthousiast te maken en ervoor te zorgen dat je top of mind blijft. Door je doelgroep op de voet te volgen en hier adequaat op te reageren, verhoog je de kans op een succesvol event!

 

Bekijk alle Momice features