'Slimme software draagt bij aan kwaliteit van events'

'Slimme software draagt bij aan kwaliteit van events'

Krista van den Brink is bij USG People verantwoordelijk voor traffic en productie. Dat betekent dat ze zich bezighoudt met o.a. drukwerkbegeleiding, de inkoop van geschenken en goederen, evenals met de organisatie van events. Een van die events is het aansprekende USG People Get Together Event, de kick-off van USG People in AFAS Live waar zo’n 2000 collega’s op afkomen. Ze vertelt in dit interview hoe de software van Momice haar helpt bij dit event.

De start van het nieuwe jaar

USG People Get Together Event draaide om de start van het nieuwe jaar. Het begin van het jaar wilden we op een inhoudelijke en feestelijke manier vieren met alle USG-collega’s”, vertelt Van den Brink. “Er meldden zich zo’n 2300 collega’s aan, waarvan er ongeveer 2000 ook daadwerkelijk aanwezig waren. Dit was overigens de eerste keer dat alle medewerkers van alle verschillende labels bij elkaar kwamen.”

Deze video geeft een indruk van hoe het USG People get together event eruit zag. De tekst loopt door onder de video. 

 

USG People legt medewerkers in de watten

USG People is een samenstelling van verschillende HR-merken, zoals Unique en Start People. Er vond eerder al een koerswijziging plaats op het hoofdkantoor, zo werden er een nieuwe CEO en andere bestuursleden aangesteld. Van den Brink: “De insteek van het event was om ervoor te zorgen dat iedereen zich verbonden zou voelen met deze koerswijziging, met dezelfde boodschap naar huis zou gaan en men zich focust op deze boodschap in 2019. De sfeer tijdens het event was motiverend: we benadrukken de trots om voor USG People te mogen werken.”

In de beleving van USG People staan de collega’s centraal; mensen zijn dan ook het belangrijkste kapitaal. “Dat collega’s het een heel tof event vonden, maakt ons trots. Collega’s van de labels Start People en Unique zijn wel wat gewend, maar anderen zijn minder bekend met zo’n grote kick-off. Ons doel was om een goed inhoudelijk en spetterend event neer te zetten. De insteek van het voor- en hoofdprogramma was wisselend, inhoudelijk en gecombineerd met fun. De line-up maakte het verschil tijdens het feest. Daardoor is het effect van dit event weken later nog steeds merkbaar bij onze collega’s.”

Gebruiksvriendelijke software, klantvriendelijke organisatie

“Wat ik prettig vind aan Momice, is dat we het voor verschillende events kunnen gebruiken. Als gebruiker word je ook steeds handiger met de tool. Leuk vind ik dat je live kunt meekijken hoeveel bezoekers er zijn, dat je handmatig naar mensen kan zoeken en zo direct inzicht hebt. Het kost je aan het begin wat tijd om je in de software te verdiepen, maar op lange termijn bespaart Momice je een hoop tijd. Het ziet er professioneel uit en geeft je ruimte genoeg om uitnodigingen en event-pagina’s naar wens op te maken. Denk eens aan alle event-pagina die je nu zelf opzet en registraties die je eerst handmatig invoerde? Die tijd bespaar ik met Momice."

 

We hadden behoefte aan een nieuwe functie, daarom heeft

Momice die speciaal ontwikkeld. Dat is best bijzonder.


Van den Brink stelt dat de organisatie van Momice klantvriendelijk is. “Wat ik prettig vind, is dat er altijd meegedacht wordt als er vragen en/of uitdagingen zijn. Als iets niet mogelijk blijkt in de software, dan wordt er gezocht naar een oplossing. Zo hadden we behoefte aan een nieuwe functie, die ook waardevol was voor andere klanten van Momice. Daarom hebben ze speciaal een nieuwe functionaliteit ontwikkeld. Dat vind ik best bijzonder.”


Creëer gemakkelijk je eigen event website! Download de event website white paper


Slimme evaluaties

Momice maakt het makkelijk om na een event enquêtes te versturen. De rapportages daarvan, inclusief belangrijke event data (zoals bezoekersaantallen en de opkomst) kunnen worden opgemaakt in de huisstijl van de organisatie. “Daardoor hebben we mooiere en betere evaluaties”, stelt Van den Brink. “Dit draagt bij aan de kwaliteit van de evaluaties en maakt het makkelijker om de events nog beter te organiseren. Enquêtes via Momice houden we bewust zo kort mogelijk, waarbij we de essentie van de terugkoppeling niet uit het oog verliezen. Hoe compacter een enquête is, hoe beter.”

Het meten van de resultaten lijkt vruchten af te werpen. “We hebben dit jaar ook gevraagd naar een waardering. Het USG People get together event kreeg als rapportcijfer een 8,4 van de bezoekers. Deze enquête gaan we jaarlijks uitvoeren, zodat we kunnen zien hoe het event zich ontwikkelt. Mijn advies voor event professionals die hun event willen evalueren: stel bezoekers open vragen en geef ze de ruimte voor feedback, want dan komen ze vanzelf met waardevolle informatie.”

Conclusie

Van den Brink geeft aan dat de software van Momice haar helpt bij de organisatie van events, omdat het makkelijker wordt om event-pagina’s op te maken en uitnodigingen te versturen. Ze beschrijft de software als gebruiksvriendelijk en de organisatie van Momice als klantvriendelijk. Dankzij Momice worden de evaluaties beter – de enquête resulteerde in een mooie waardering van het werknemers-event USG People Get Together.

Connecting the Dots 3: Events start with strategy

Uit onderzoek van Momice blijkt dat twee op de drie event professionals in een organisatie werken die nog geen overkoepelende event-strategie heeft. In de derde editie van Connecting the Dots gaan leggen event-strategen van ING uit hoe zij dit hebben aangepakt en kunnen de aanwezigen hiermee zelf aan de slag. Connecting the Dots 03 – Events start with Strategy – vindt plaats op 10 oktober 2019.

Koop nu je kaartje!