Is het budget voor jouw event al vooraf vastgesteld of vraagt jouw (interne) opdrachtgever juist om een realistische inschatting? Hoe weet je welke middelen nodig zijn voor een succesvol event, en met welke argumenten kun je de gemaakte keuzes onderbouwen? In deze blog lees je wat je nodig hebt voor een goede onderbouwing voor (meer) eventbudget.
We hebben al onze ervaring van de afgelopen 10 jaar gebundeld in een universele methode. Momice-oprichter Rutger Bremer legt uit jij die kunt toepassen op jouw events, in de webinar Succesvolle events in minder tijd. Kijk hem gratis terug 👇.
Formuleer de doelstelling
Een event met echte impact begint met een goede doelstelling. Immers: je weet wat het event jouw organisatie, merk of opdrachtgever moet gaan opleveren. Formuleer daarom een doelstelling waarin je kunt sturen op ‘meetbaar’ gedrag; wat verwacht jij van de deelnemers dat zij na afloop van het event gaan doen? Maak de doelstelling SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden).
Zo’n SMART doelstelling geeft zowel richting aan de inhoud van het event, als aan het budget. Let erop dat je in elk geval de volgende 3 elementen meeneemt in je doelstelling:
- Doelgroep: voor wie is het event specifiek bedoeld en wat levert deze doelgroep in potentie op?
- Tijd: binnen welk tijdsbestek mag verwacht worden dat de doelgroep het gewenste gedrag gaat vertonen?
- Gedrag: wat wil je dat de doelgroep precies gaat doen? (offerte aanvragen, inschrijven, iets kopen, lid worden van een groep, etc).
Wil jij aan de slag met de doelstellingen voor jouw event? De Momice Event Blueprint is een gratis tool voor het bepalen van jouw doelstellingen, doelgroep en concrete actiepunten.
Bepaal tussentijdse KPI’s
Na afloop van het event wil je graag direct resultaat zien. Toch kunnen de eerste opbrengsten pas na weken, of soms zelfs maanden zichtbaar worden. Een aankoopproces voor een product heeft tijd nodig, net als het implementeren van een nieuwe strategie. Door het opdelen van de hoofddoelstelling in kleinere subdoelstellingen of kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s), kun je tussentijds meten of je op de juiste koers zit, of dat bijsturen nodig is.
Een 0- en 1-meting
Het meten van gedrag begint al vóór het event. Met een simpele 0-meting bepaal je vrij gemakkelijk hoe de doelgroep ‘in de wedstrijd’ zit. Je kunt deze 0-meting eenvoudig meenemen in het registratieformulier — of je event direct starten met een poll.
Sluit het event af met een 1-meting om te zien hoe de houding van de deelnemers is veranderd. Wellicht zijn ze helemaal enthousiast, of misschien hebben ze toch meer informatie nodig voordat ze in beweging komen.
Subdoelstellingen
Door in de opvolging van het event meerdere subdoelstellingen te verwerken, kun je eerder zien of het event een positieve bijdrage levert aan het gestelde doel – en dus het budget waard is. Bij een productlancering kan dit er als volgt uitzien:
- 20% van de deelnemers vraagt binnen 2 weken na het event een brochure aan.
- 10% van de deelnemers doet 1 maand na het event een prijsaanvraag.
- 4% van de deelnemers heeft 2 maanden na het event een offerte op maat ontvangen.
Selecteer de juiste doelgroep
Als eventmanager wil je natuurlijk een goed gevulde (online) zaal. Toch is een lage no-show geen garantie voor een succesvol event. Belangrijker is wie er daadwerkelijk in de zaal zit. Vraag jezelf af of dit ook de doelgroep is met de meeste potentie.
De doelstelling van het event bepaalt de doelgroep. Deze doelgroep kan (en zal) dus per event verschillen. Wil je leads genereren? Dat kan het slim zijn om zakelijke influencers in te zetten. Wil je de relatie met je klant verdiepen? Zet dan in op een kleinschaliger of zelfs exclusief netwerkevent. Elke doelgroep heeft een eigen beweegreden om wel of niet naar een event te komen. Om ervoor te zorgen dat niemand je event wil missen, zul je je dus hierin moeten verdiepen.
Samenwerken met Sales & Marketing
Om tot de juiste doelgroep te komen en geschikte meetpunten te kiezen, zijn jouw collega’s van andere afdelingen ontzettend belangrijk. Wie nodig je uit? Sales weet het. Wat wordt de inhoud? Marketing kent de behoefte van de doelgroep. En wanneer de deelnemers naar huis zijn, is het event nog niet afgelopen. Gebruik de data en content van het event om de beleving te verlengen en te zorgen voor een brede impact binnen de gehele organisatie.
Hoe dit leidt tot meer budget
Je weet nu:
- wat je uit het event wilt halen (leads, zichtbaarheid, verkoop)
- welke tussentijdse KPI’s daarvoor nodig zijn
- wie je nodig hebt om deze doelstelling te bereiken
Deze 3 ingrediënten vormen de basis voor het bepalen van het budget. Nu kun je immers bepalen wat dit je waard is. Met andere woorden: hoeveel wil jouw organisatie logischerwijs investeren om dit doel te bereiken? Als een event 20K kost, maar 8 kwalitatieve leads oplevert met een gemiddelde waarde van 15K dan is het de moeite waard. Of het behoud van 250 klanten, door te investeren in de relatie — het behouden van klanten is immers de ‘goedkoopste’ manier voor meer omzet!
Het is belangrijk dat jij als eventprofessional feeling houdt met het hogere doel. Alleen zo kun je bijdragen aan het behalen van de doelstellingen. Ook kun jij als inhoudelijk expert aangeven of de doelstellingen haalbaar zijn — of dat er meer (tijd of geld) nodig is. Immers, het budget bepaalt de vorm van het event (live, hybride, online).
Wil je alle stappen van de Momice Methode op een rij? 
Events zorgen voor data!
Events dragen aan meer bij dan alleen de hoofddoelstellingen die je vooraf bepaald hebt. Events kunnen ingezet worden als leadgenerator, reputatieversterker, verzamelbak voor klantfeedback en graadmeter voor de betrokkenheid van werknemers, klanten en leads.
Meten is weten, ook bij events! Bepaal vooraf wat je allemaal wilt weten, zodat je in de aanloop naar, tijdens en na het event de juiste data kunt verzamelen. Er zijn verschillende indicatoren om de betrokkenheid en het resultaat te meten:
- NPS (Net Promoter Score): enthousiasme van de doelgroep
- Aanmeldingen (leads, prospects, klanten)
- Deelnemers & no-show bij het live gedeelte: betrokkenheid bij event/organisatie
- Kijkersdata (online kijkers, mits geregistreerd en ingecheckt)
- Resultaten uit polls/publieksinteractie: inhoudelijke feedback
- Omzet uit ticketverkoop
- Workshopdeelname (live & online): interesse in diverse thema’s
- Open feedback uit de event enquête: houding tov organisatie/event
Alle data brengen nieuwe inzichten om de organisatie, het product of de diensten verder te ontwikkelen én om toekomstige events beter te laten aansluiten op de behoefte van de doelgroep. Zodra het jou lukt om de waarde van events aan te tonen aan de andere afdelingen, is de kans groot dat er meer budget wordt vrijgemaakt.
Meer budget voor online en hybride events
Online events en hybride events zijn een vak apart. We hebben hier een aantal blogs en praktische downloadables over geschreven, die je kunnen helpen bij de onderbouwing van het budget van online en hybride events.
