'Een onduidelijke uitnodiging is een doodzonde'

'Een onduidelijke uitnodiging is een doodzonde'

Merlin Melles wordt de netwerkkoningin van Nederland genoemd. Ze richtte Founders Carbon Network (fCN) op: een netwerkorganisatie met 500 leden, waaronder topondernemers als Marcel Boekhoorn en Peer Swinkels. fCN vertegenwoordigt alle branches en organiseert - misschien wel als enige organisatie - events waar meer mensen op afkomen dan er uitgenodigd zijn. Melles is daarnaast een graag geziene gast op events. Ze deelt haar ervaringen met event organisatoren: “Tijd is steeds schaarser geworden; onduidelijkheden over aanvangstijden kunnen echt niet meer.”

Return on connection

Nederland miste een event waar gedegen genetwerkt kon worden. Daarom startte Melles in 2012 fCN. “Je moest bij dergelijke clubs betalen om de genodigdenlijst te mogen zien. Het was pure geldklopperij, ze hadden enkel oog voor de korte termijn. Niemand investeerde in een goed programma. Ik streef juist naar een betrouwbaar netwerk. Geen topondernemer wil horen bij een club met ‘halers’. De businesscase is bij ons de return on connection.

Hygiëne factoren voor uitnodigingen

Melles ontvangt maandelijks talloze uitnodigingen. Zij vindt dat de beste uitnodigingen afkomstig zijn van de Big Improvement Day, PR-bureau Winkelman en Van Hessen en Porsche Amsterdam. Een goede uitnodiging is volgens haar doeltreffend als alle informatie er secuur in staat maar ook uitnodigend is. “We sturen jaarlijks zo’n vijftig tot zestig uitnodigingen, daarin plaatsen we een duidelijke call-to-action. Dat mis ik nog vaak bij andere uitnodigingen. Ontbreekt de nodige informatie, dan belast je degene die je uitnodigt. Zelf ben je ook een FTE kwijt aan het beantwoorden van vragen die niet nodig waren geweest. Complete uitnodigingen besparen organisaties tijd en dus geld. Ze laten daarbij zien dat je meedenkt en dat straalt respect uit.”

De netwerkkoningin deelt een aantal andere ‘hygiëne factoren’. Onderstaande zaken mogen volgens haar in geen enkele uitnodiging ontbreken:

  • Vermeld in de onderwerpregel van een uitnodiging de datum, locatie en inhoud van een event
  • Deel de parkeermogelijkheden en vertel hoe ver de parkeerlocatie van het event is
  • Maak duidelijk wat er verwacht wordt van de genodigden: hoeveel mensen zijn er uitgenodigd en tijdens welke momenten moeten de gasten er zijn
  • Presenteer mogelijkheden voor het openbaar vervoer
  • Deel aanrijroutes
  • Bied een overzicht van de inhoud van het programma
  • Laat weten of er eten is, of het binnen of buiten is, of het koud is, etc. Genodigden wil je niet in de kou en met honger buiten laten staan
  • Geef een duidelijke dresscode, zoals casual of formeel

 

Inspiratie nodig voor je site en uitnodigingen? Download ons Lookbook!


Aanvangstijden en gastenlijsten zijn een must

Melles hamert er daarbij op dat aanvangstijden duidelijk gecommuniceerd moeten worden. “Tot wanneer kan ik een event binnenkomen? Tijd is zo schaars tegenwoordig. Als iemand geen behoefte heeft aan smalltalk van tevoren, dan moet dat kunnen.” Ook moet inzichtelijk worden wie er aanwezig is, wat vaak niet het geval is. “Dat is storend, want het staat efficiënt netwerken in de weg. Je wilt je schaarse tijd aan kwalitatieve events besteden. Een lijst met genodigden zegt me niet zoveel: ik kan de koningin ook uitnodigen, maar of ze daadwerkelijk komt is een tweede. Laat ook weten hoeveel mensen er verwacht worden. Als er tien gasten zijn, dan wordt een graag geziene gast sneller gemist dan bij een event voor driehonderd man.”

Frustraties rondom event-aanmelding

De fCN-oprichter maakt nog te vaak mee dat het registratieproces niet op orde is. “Als ik een introducé mee mag nemen, dan wil ik zijn of haar e-mailadres en/of telefoonnummer achter kunnen laten voor diens ticket en factuur. Daar is niet altijd ruimte voor. Er is daarbij zelden ruimte om vragen te stellen, want uitnodigingen worden vaak verstuurd vanuit een no-reply e-mailadres. Dat is niet goed voor de relatie. Zorg dus dat het afzender e-mailadres ook beheerd wordt. Ook vind ik het vervelend als pas na het aanmelden gevraagd wordt of iemand een allergie heeft. Vraag alsjeblieft alles in één keer op.”

De absolute doodzonde zijn overbodige herinneringen, volgens Melles. “Na het aanmelden een herinnering krijgen om je alsnog aan te melden, dat is een faux pas.” Melles vind het storend om onnodige emails te ontvangen wegens het niet doorvoeren van gegevens in de back-end van een systeem. ”Mail alleen - en als het kan automatisch - de genodigden die nog niet hebben gereageerd. Stuur daarbij tijdig een reminder. Ook de ‘tot-morgen-mail’ mag niet ontbreken. Genodigden krijgen honderden mails en hebben overvolle agenda’s. Probeer ze dus een handje te helpen.”

Eenmaal op een event kan er ook nog genoeg misgaan, volgens Melles. “Dien het dessert bijvoorbeeld niet te laat op. Daarmee zadel je jouw gasten op met een onbehaaglijk gevoel. Je moet een mankement in de planning niet het probleem van je gasten maken. Je legt zo onnodig beslag op iemands tijd en je boet in aan betrouwbaarheid. Is een evenement op een verre locatie, zorg dan dat er chauffeurs klaar staan of vertel tijdig welke hotels er in de buurt zijn.”


Meer informatie over het registratieproces? Lees het hier


Conclusie

Melles adviezen vallen samen te vatten in een enkele zin: ontlast genodigden zoveel mogelijk, door vanuit hun perspectief een uitnodiging op te stellen en het registratieproces te stroomlijnen. Ook tijdens een event moet er rekening gehouden worden met de tijd van de aanwezigen. Communiceer je helder en concreet met je genodigden? Dan staat jouw event als een huis. Met name het gebrek aan informatie en communicatie zijn doodzonden.