In 7 stappen een netwerkstrategie voor jouw events

Fleur Oude Voshaar

Bedrijven die structureel willen groeien, moeten investeren in hun netwerken – zowel online als offline. Maar wat betekent ‘investeren in netwerken’ eigenlijk? En hoe doe je dat? Events spelen een belangrijke rol bij het aangaan van nieuwe en het versterken van bestaande relaties. Wanneer je als organisatie heel bewust genodigden uit je netwerk selecteert, kun je events inzetten als de ultieme relatiemanagement-tool. Ontdek hoe je willekeurige ontmoetingen omzet in doelbewust, om zo je organisatie te helpen groeien.

Achteraf kan je dan ook de resultaten van de ontmoetingen meten. Een professionalisering stap waar je als event professional aan kan bijdragen door vooraf mee te denken in een event jaarplanning, tijdens events het ontmoetingen faciliteren en na het event de resultaten meten.

Navigeer in deze blog naar:

Ad-hoc events en toevallige ontmoetingen

Al honderden jaren is bekend dat investeren in waardevolle netwerken een van de meest effectieve groeistrategieën voor een bedrijf is. (Netwerk)events zijn daarvoor een belangrijke tool. Toch zijn er nauwelijks organisaties te vinden met een overkoepelende netwerkstrategie, waardoor netwerkevents nog vaak ad-hoc georganiseerd worden.

Voor de bezoekers van jouw event betekent dit dat ze ‘toevallig’ interessante mensen ontmoeten. En dat terwijl jouw organisatie waarschijnlijk een enorm netwerk heeft opgebouwd, waarin een schat aan potentiële kennis, samenwerkingen of verbindingen verborgen zit. En dit is precies waar de bezoekers van jouw events naar op zoek zijn! Netwerken is niet voor niets het meest genoemde argument om een event te bezoeken. Tijd om hier meer werk van te maken.

Toegevoegde waarde voor jouw bezoeker

Kijk eens terug naar de events van het afgelopen jaar. Hoeveel hiervan hadden een bewust doel vanuit de organisatiestrategie en hoeveel doelgerichte ontmoetingen hebben daar plaatsgevonden? En was jij hier als event professional bij betrokken?

De kans is groot dat de genodigdenlijst bestaat uit een mix van klanten, partners en andere ‘bekenden’, die willekeurig bij elkaar zijn geplaatst tijdens de ontvangst, de pauzes en borrel of diner. Bij de evaluatie van een event wordt vaak ook vooral gekeken naar de praktische inrichting of organisatie, en zijn bezoekersaantallen en no-show percentages nog steeds de belangrijkste criteria voor succes. De kwaliteit van de ontmoetingen en de toegevoegde waarde in termen van netwerkpotentieel worden zelden geëvalueerd. Zonde, want juist dáár kan jouw organisatie het verschil maken.

Events als strategisch instrument

Netwerkexpert Jean Paul Wijers is glashelder als het gaat over de rol van (strategisch) relatiemanagement. In zijn boek ‘Managing Authentic Relationships’ stelt hij:

De ontwikkeling van een netwerk zou niet aan het toeval overgelaten mogen worden, omdat netwerken dienen bij te dragen aan de strategische doelen van een organisatie.


Met andere woorden: om als organisatie structureel te groeien moet er een verschuiving plaatsvinden van ad-hoc naar gepland. Dit geldt zowel voor events als voor de ontmoetingen op die events. Het is daarom belangrijk om het volledige netwerk van de organisatie in kaart te brengen, doelstellingen te formuleren, en daar een gerichte jaarkalender op baseren.

De (veranderende) rol van een event professional

Wat betekent dit in de praktijk voor jou als eventmanager? Wanneer je de doelen van de organisatie kent en weet welke stakeholders hierbij betrokken zijn, kun je ervoor zorgen dat de juiste mensen worden uitgenodigd voor jouw events. Vervolgens moet je ervoor zorgen dat de aanwezigen op hún beurt weer de juiste mensen ontmoeten. Als dat lukt, krijgen de events van jouw organisatie een enorme meerwaarde.

Misschien lijkt relatiemanagement voor jou als event professional nogal ver van je bed. Toch kun je het event concept veel beter vormgeven (en uitvoeren!) als je weet wat écht belangrijk is. En dat leidt weer tot een hogere Return on Investment (ROI). Mits je het op de juiste manier meet, natuurlijk. Meer over het inrichten van effectieve netwerkevents en hoe je het effect meet lees je in onze vorige blog.

Lees meer over effectieve netwerkevents

 

In 7 stappen naar een gedegen netwerkstrategie

Een slimme netwerkstrategie is dus belangrijk. Met de volgende 8 stappen zet je de organisatiestrategie om naar een praktische netwerkstrategie, die je kunt gebruiken voor jouw events.

1. Vertaal de organisatiestrategie naar een relatiemanagementstrategie

Bekijk en bespreek de groeistrategie van jouw organisatie en bijbehorende doelstellingen als groei in omzet, aantal klanten, naamsbekendheid of  ‘thought leadership’ op een bepaald onderwerp. Hierop kun je een relatiemanagementstrategie baseren. Als je weet welke koers de organisatie wil varen, kun je kijken hoe je het bestaande netwerk hiervoor gaat inzetten.

2. Maak de stakeholders inzichtelijk

De stakeholders zijn de mensen die je nodig hebt om groeidoelstellingen te behalen. Wie zijn die mensen, wat drijft hen? Ken je ze al of moet je ze nog ontmoeten? Welke andere personen in je netwerk kun je inzetten om ze te bereiken? En wat kun je hen bieden zodat de relatie wederkerig is, zodat ze naar jouw events komen?

3. Vorm netwerkteams

Netwerkexpert Jean Paul Wijers maakt in zijn boek onderscheid in netwerkers en managers of the network. Een Manager of the Network: faciliteert netwerken binnen de organisatie. Een Netwerker is stakeholder binnen organisatie die netwerken onderhoudt. Uiteindelijk is dus iedere werknemer binnen de organisatie een netwerker. Wie is binnen jouw organisatie verantwoordelijk voor overzicht van het netwerk? Bijvoorbeeld een manager externe betrekkingen of een accountmanager die de doelgroep regelmatig spreekt. Ook eventprofessionals spelen hierbij een rol. Breng de interne netwerkers en hun verantwoordelijkheden in kaart.

Momice_netwerkstrategie_blog_1_Tekengebied 1 kopie

4. Bepaal een netwerkstrategie

Nu kun je bepalen hoe je het netwerk gaat benaderen. Wie van het interne team gaat de externe doelgroep spreken? Op welke momenten? Wat zijn overkoepelende onderwerpen? Op deze manier wordt duidelijk of iedere doelgroep/stakeholder voldoende aandacht krijgt – en welke groep nog aandacht verdient. Deze stap is onmisbaar bij het ontwikkelen van een overkoepelende eventstrategie en bijbehorende jaarplanning. Let op: het gaat hier dus om wie je wilt spreken en wanneer. Hoe zo’n event eruit moet komen te zien, bepaal je in de volgende stap.

5. Organiseer (netwerk)mogelijkheden

Op basis van de jaarplanning in stap 4 kun je de individuele events vormgeven. Kies je voor een een kleinschalig diner, rondetafelgesprek op kantoor, of juist een groter inhoudelijk event of congres? Onthoud: niet de vorm is leidend, maar de netwerkbehoefte van de doelgroep. Als je bijvoorbeeld weet dat inhoudelijke gesprekken tussen peers belangrijk zijn, kies dan niet voor een event met een langdurig plenair programma, maar organiseer break-outs in (eventueel vooraf ingedeelde) kleinere groepen. Bepaal per event meetbare doelstellingen. Deze doelstellingen moeten realistisch zijn; met een team van 5 kun je bijvoorbeeld niet alle 100 aanwezigen op een event spreken. Maak daarom slimme keuzes.

Zelf aan de slag met jouw doelstellingen? Ga naar de Event Blueprint!

6. Meet de kwaliteit van de ontmoetingen

Evalueren is van groot belang. De account- of relatiemanagers die de doelgroep hebben gesproken, bepalen na het event of de kwaliteit voldoende was. Was er voldoende ruimte en tijd om iedereen te spreken? Droeg de setting hieraan bij? Wat kan er de volgende keer beter? En welke nieuwe dingen heb je over elke klant geleerd? Deze nieuwe data wordt vastgelegd in het CRM van je organisatie, zodat je de toekomstige events nog beter kunt afstemmen op hun behoeften. Meet ook de kwaliteit van de onderlinge ontmoetingen tussen bezoekers. Met een enquête achteraf kun je toetsen of er de aanwezigen de ontmoetingen en gesprekken als waardevol hebben ervaren. Goede event software kan je hierbij helpen.

7. Combineer offline ontmoetingen met online activiteiten

Na het event kun je het gesprek met je doelgroep online voort te zetten, om zo de relatie te onderhouden. Gebruik hiervoor de sociale platformen van de organisatie, maar ook mailings en blogs die aansluiten bij de inhoudelijke interesses van de doelgroep. Houd het (online) netwerk daarom up to date, door bijvoorbeeld altijd nieuwe klanten uit te nodigen de organisatie te volgen of toe te voegen aan het netwerk van de accountmanager. Zo versterk je de relatie met je netwerk – en help je de organisatie groeien.

Natuurlijk heb jij als eventmanager niet al deze stappen in de hand. Wel is het heel nuttig om de waarde en de positie van events in het grote geheel te zien. Dit helpt je om jouw positie binnen het team te versterken en zo bij te dragen aan structurele groei – en zo ad-hoc events te voorkomen.

Conclusie

Organisaties die willen groeien moeten bewust(er) met het eigen netwerk omgaan. Events zijn een belangrijk middel bij het versterken van deze relaties – en jij als event professional kunt een waardevolle rol spelen, door de events zo in te richten dat de juiste ontmoetingen plaatsvinden. Maak hiervoor inzichtelijk wat je wilt bereiken, wie je daarvoor nodig hebt en welke toegevoegde waarde jij biedt met jouw events.

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice®.