In 7 stappen een netwerkstrategie voor jouw events

Fleur Oude Voshaar

Bedrijven die structureel willen groeien, moeten investeren in hun netwerken – zowel online als live. Maar wat betekent ‘investeren in netwerken’ eigenlijk? En hoe doe je dat? Events spelen een belangrijke rol bij het aangaan van nieuwe en het versterken van bestaande relaties. Wanneer je als organisatie heel bewust uitnodigt, kunnen events de ultieme relatiemanagement-tool zijn. Ontdek hoe je de stap maakt van willekeurige ontmoetingen naar effectief netwerken, om zo je organisatie te helpen groeien.


Navigeer in deze blog naar:

Ad-hoc events en toevallige ontmoetingen

Al honderden jaren is bekend dat investeren in waardevolle netwerken een van de meest effectieve groeistrategieën voor een bedrijf is. (Netwerk)events zijn daarvoor een belangrijke tool. Toch zijn er nauwelijks organisaties te vinden met een overkoepelende netwerkstrategie, waardoor netwerkevents nog vaak ad-hoc georganiseerd worden.

Voor de bezoekers van jouw event betekent dit dat ze ‘toevallig’ interessante mensen ontmoeten. En dat terwijl jouw organisatie waarschijnlijk een enorm netwerk heeft opgebouwd, waarin heel veel kennis en mooie verbindingen verborgen zitten. En dit is precies waar de bezoekers van jouw events naar op zoek zijn! Netwerken is niet voor niets het meest genoemde argument om een event te bezoeken. Tijd om hier meer werk van te maken.

Toegevoegde waarde voor jouw bezoeker

Kijk eens terug naar de events die jij het afgelopen jaar hebt georganiseerd. In hoeverre werden de bezoekers ondersteund in het netwerken? En was jij hier als event professional bij betrokken?

De kans is groot dat de genodigdenlijst bestaat uit een mix van klanten, partners en andere ‘bekenden’, die willekeurig bij elkaar zijn geplaatst tijdens de ontvangst, de pauzes en borrel of diner. De kwaliteit van de ontmoetingen en de toegevoegde waarde worden zelden geëvalueerd. Zonde, want juist dáár kan jouw organisatie het verschil maken. 

Events als strategisch instrument

Netwerkexpert Jean Paul Wijers is glashelder als het gaat over de rol van (strategisch) relatiemanagement. In zijn boek ‘Managing Authentic Relationships’ stelt hij:

De ontwikkeling van een netwerk zou niet aan het toeval overgelaten mogen worden, omdat netwerken dienen bij te dragen aan de strategische doelen van een organisatie.

Met andere woorden: je moet er wat voor doen! Om ervoor te zorgen dat events en ontmoetingen écht effect hebben, moet je eerst doelstellingen formuleren, die je achteraf kunt meten. Als je weet wat je wilt bereiken, kun je veel gerichter het event vormgeven.

De (veranderende) rol van een event professional

Wat betekent dit in de praktijk voor jou als eventmanager? Wanneer je de doelen van de organisatie kent en weet welke stakeholders hierbij betrokken zijn, kun je ervoor zorgen dat de juiste mensen worden uitgenodigd voor jouw events. Vervolgens moet je ervoor zorgen dat de aanwezigen op hún beurt weer de juiste mensen ontmoeten. Als dat lukt, krijgen de events van jouw organisatie een enorme meerwaarde.

Misschien lijkt relatiemanagement voor jou als event professional nogal ver van je bed. Maar als je weet wat belangrijk is voor je gasten, kun je hier je event concept op aanpassen en geeft dit veel richting aan je event. Je bouwt als het ware je event om het netwerkelement heen, in plaats van het later toe te voegen (of te hopen dat het vanzelf gebeurt bij de borrel of de lunch). Lees hier meer over het belang van jouw rol als matchmaker.

In 7 stappen naar een gedegen netwerkstrategie

Een slimme netwerkstrategie is dus belangrijk. Met de volgende 7 stappen zet je de organisatiestrategie om naar een praktische netwerkstrategie, die je kunt gebruiken voor jouw events.

1. Vertaal de organisatiestrategie naar een relatiemanagement-strategie

Bekijk en bespreek de groeistrategie van jouw organisatie en bijbehorende doelstellingen als groei in omzet, aantal klanten, naamsbekendheid of  ‘thought leadership’ op een bepaald onderwerp. Hierop kun je een relatiemanagementstrategie baseren. Als je weet welke koers de organisatie wil varen, kun je kijken hoe je het bestaande netwerk hiervoor gaat inzetten.

2. Maak de stakeholders inzichtelijk

De stakeholders zijn de mensen die je nodig hebt om groeidoelstellingen te behalen. Wie zijn die mensen? En wat drijft hen? Ken je ze al of moet je ze nog ontmoeten? Welke andere personen in je netwerk kun je inzetten om ze te bereiken? En wat kun je hen bieden of beloven, zodat ze naar jouw events komen?

3. Vorm netwerkteams

Wie is binnen jouw organisatie verantwoordelijk voor overzicht van het netwerk? Bijvoorbeeld een manager externe betrekkingen of een accountmanager die de doelgroep regelmatig spreekt. Ook eventprofessionals spelen hierbij een rol. Breng de interne netwerkers en hun verantwoordelijkheden in kaart.

MOMICE_2019-03-21_0024-1

4. Bepaal een netwerkstrategie

Nu kun je bepalen hoe je het netwerk gaat benaderen. Wie van het interne team gaat de externe doelgroep spreken? Op welke momenten voor, tijdens en na het? Wat zijn overkoepelende onderwerpen? Op deze manier wordt duidelijk of iedere doelgroep/stakeholder voldoende aandacht krijgt – en welke groep nog aandacht verdient. Deze stap is onmisbaar bij het ontwikkelen van een overkoepelende eventstrategie en bijbehorende jaarplanning. Let op: het gaat hier dus om wie je wilt spreken en wanneer. Hoe zo’n event eruit moet komen te zien, bepaal je in de volgende stap.

5. Organiseer (netwerk)mogelijkheden

Op basis van de jaarplanning in stap 4 kun je de individuele events vormgeven. Kies je voor een een kleinschalig diner, rondetafelgesprek op kantoor, of juist een groter inhoudelijk event of congres? Onthoud: niet de vorm is leidend, maar de netwerkbehoefte van de doelgroep. Als je bijvoorbeeld weet dat inhoudelijke gesprekken tussen peers belangrijk zijn, kies dan niet voor een event met een langdurig plenair programma, maar organiseer break-outs in (eventueel vooraf ingedeelde) kleinere groepen of een diner/lunch in kleinere setting. Bepaal voor elk event meetbare doelstellingen. Deze doelstellingen moeten realistisch zijn; met een team van 5 kun je bijvoorbeeld niet alle 100 aanwezigen op een event spreken. Maak daarom slimme keuzes.

Wil jij zelf aan de slag met de doelstellingen voor jouw event? 

Maak je eigen Event Blueprint

6. Meet de kwaliteit van de ontmoetingen

Evalueren is van groot belang. De account- of relatiemanagers die de doelgroep hebben gesproken, bepalen na het event of de kwaliteit voldoende was. Was er voldoende ruimte en tijd om iedereen te spreken? Droeg de setting hieraan bij? Wat kan er de volgende keer beter? En welke nieuwe dingen heb je over elke klant geleerd? Deze nieuwe data wordt vastgelegd in het CRM van je organisatie, zodat je de toekomstige events nog beter kunt afstemmen op hun behoeften.

Meet ook de kwaliteit van de onderlinge ontmoetingen tussen bezoekers. Met een enquête achteraf kun je meten of de aanwezigen de ontmoetingen als waardevol hebben ervaren. Goede event software kan je hierbij helpen.

7. Combineer live ontmoetingen met online activiteiten

Na het event kun je het gesprek met je doelgroep online voort te zetten, om zo de relatie te onderhouden. Gebruik hiervoor de sociale platformen van de organisatie, maar ook mailings en blogs die aansluiten bij de inhoudelijke interesses van de doelgroep. Vervolgens kun je de online engagement gebruiken om te bepalen wie je wilt uitnodigen voor een volgend live event. Zo versterk je de relatie met je netwerk – en help je de organisatie groeien.

Natuurlijk heb jij als eventmanager niet al deze stappen in de hand. Wel helpt het als je de waarde en de rol van events in het grote geheel begrijpt. Dit helpt je om jouw positie binnen het team te versterken.

Conclusie

Organisaties die willen groeien moeten bewust(er) met het eigen netwerk omgaan. Events zijn een belangrijk middel bij het versterken van deze relaties. Jij als event professional kunt een waardevolle rol spelen, door te zorgen juiste ontmoetingen plaatsvinden op jouw events. Zo draag je bij aan een hogere Return on Investment (ROI) én help je ad-hoc events voorkomen!

Dit vind je misschien ook interessant:

 

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice®.