Zo wil ik dat al mijn gasten onze events ervaren

Laura Beukers

Donderdag 13 februari was het tijd voor alweer de vierde editie van Connecting the Dots, Connections are the future of events. De livestream werd wederom verzorgd door We Are Live. Buitenplaats Amerongen paste helemaal bij het thema, namelijk netwerken en relatiemanagement. Momice oprichter Rutger Bremer en netwerk-expert Jean Paul Wijers  bespraken in een interactief programma hoe je als eventprofessional jouw events zó kunt inrichten dat er waardevolle ontmoetingen plaatsvinden en op deze manier kunt zorgen voor een succesvol event – voor zowel jou als de bezoeker.


Persoonlijke aandacht

Iedereen kent het gevoel: je komt op een event waar je niemand kent. Uiteindelijk raak je wel met iemand aan de praat, maar het eerste moment kan even ongemakkelijk zijn. Dit soort awkward situaties kunnen makkelijk voorkomen worden door aandacht te besteden aan jouw bezoekers!

Onder het mom van practice what you preach, ervoeren de deelnemers zelf tijdens deze vierde editie hoe het is om gedurende het hele event persoonlijke aandacht te krijgen. Te beginnen bij de ontvangst, waar ze welkom geheten werden door één van de speciale ushers. Vervolgens werden ze persoonlijk begeleid naar de gastheren (Jean Paul en Rutger) en geïntroduceerd aan iemand van de organisatie of een andere deelnemer.

De hele dag stond in het teken van het faciliteren van waardevolle ontmoetingen, bijvoorbeeld door van tevoren goed na te denken over placering en groepsindeling tijdens de opdrachten. En met resultaat: al vóórdat het plenaire programma startte, gaf 100% van de aanwezigen aan interessante mensen te hebben ontmoet!

Zo'n ontvangst gun ik iedereen!

 

Zes elementen voor een succesvolle netwerkbijeenkomst

Netwerkbijeenkomst bestaan uit zes elementen. Wanneer je deze elementen in je event verwerkt, wordt het netwerken een gegarandeerd succes:

1. De gastenlijst

De gastenlijst bestaat uit 2 categorieën. De mensen die graag naar jouw event willen komen, en de mensen van wie jij (als organisator) graag wilt dat ze komen. Kies uit de laatste categorie wie jij in elk geval wilt spreken. Je kunt helaas niet al je gasten spreken, dus je moet kiezen. Maak een lijst van de genodigden en geef ze een nummer op basis van relevantie voor jou.

2. Het programma

Creëer de mogelijkheid voor mensen om elkaar te ontmoeten en spreken – speel bijvoorbeeld geen harde muziek waardoor je gasten elkaar niet verstaan tijdens netwerkmomenten. Er zijn in het programma veel momenten in te richten als netwerkmoment. Met die gedachte in het achterhoofd, werd Connecting the Dots op de volgende manier ingericht:

  • Persoonlijke begroeting en introductie aan een andere deelnemer of iemand van de organisatie.
  • 2-gangenlunch, placering op basis van achtergrond, organisatie of wederzijdse interesse.
  • Looproute naar de andere zaal (3-4 minuten) met tijd om elkaar even aan te spreken.
  • Koffie en thee in een andere zaal, met opnieuw ruimte om te netwerken.
  • Opdrachten in kleinere, vooraf samengestelde groepjes (wederom op basis van achtergrond en interesse).
  • Afsluiting met de welbekende netwerkborrel.

3. De uitnodiging

Hoe persoonlijker, hoe beter: gebruik altijd een persoonlijke benadering en aanhef! Maak ook duidelijk wie de genodigde nog meer mag verwachten – en dus kan ontmoeten – op het event. Hier zit de toegevoegde waarde van jouw event. Geef daarna een concrete weergave van het programma en laat zien dat er genoeg ruimte is om te netwerken.

4. De netwerkers

Iedereen die aanwezig is op een event, is een netwerker – zowel de organisatie als de bezoeker. Denk van tevoren goed na wie wie gaat spreken en probeer de kostbare tijd op een event te benutten. Jean Paul legt uit dat het heel gebruikelijk is om na 10 minuten te zeggen: “Leuk je gesproken te hebben, ik ga even verder.” Dit verdient de voorkeur boven ‘naar het toilet gaan’, om vervolgens niet meer terug te komen. 

5. Ontmoetingen regisseren

Niemand vindt het fijn om alleen op een event te staan. Begeleid daarom je gasten bij binnenkomst en introduceer ze aan de organisatie of andere gasten. Creëer in je programma meerdere mogelijkheden om elkaar te ontmoeten, bijvoorbeeld in deelsessies. Werk je met een placering? Richt die dan zo in dat je als organisatie in ieder geval de belangrijkste mensen spreekt gedurende dag. Daarna kun je voor jouw gasten onderling de juiste matches bedenken. 

6. Resultaten meten

Evalueer met het netwerkteam of het programma goed in elkaar zat en of iedereen de juiste mensen gesproken heeft. Wees ook kritisch: waar liggen nog verbeterpunten? Neem die punten mee tijdens de organisatie van je volgende events!

Naast deze zes elementen geldt natuurlijk: een goed begin is het halve werk. Regel vooraf de naamkaartjes voor de placering en druk ze af, maak een plattegrond van de dinertafels of theateropstelling en verspreid de netwerkers van de organisatie voor het grootste bereik, en deel vervolgens op basis van rangorde de gasten in. Zo ben jij klaar voor het moment suprême. Geef op dat moment de placeerkaartjes mee aan de gasten, zodat zij weten waar ze moeten zitten – en jij eventueel stoelen weg kunt halen of lege plaatsen kunt vullen.

Het verschil tussen marketing, sales en relatiemanagement.

In het laatste onderdeel van het programma werd stilgestaan bij het verschil tussen 3 belangrijke disciplines: marketing, sales, en relatiemanagement. Wat is eigenlijk het verschil? Jean Paul legt uit dat het bij relatiemanagement gaat om daadwerkelijke interesse in de persoon, terwijl sales en marketing vaak informatie zenden voor een commercieel doel.

Zijn boodschap: als netwerken een belangrijke groeistrategie voor jouw organisatie is, handel daar dan ook naar! Als eventprofessional denk je vaak na over groepen, maar bij relatiemanagement (en dus events) gaat het om het individu: verdiep je in dat individu en bedenk je hoe hij of zij jouw event gaat ervaren.

Dit doe je door vooraf in kaart te brengen wie je in je netwerk hebt – of wilt hebben – en daar een passende strategie voor te maken. Vervolgens kun je de zes elementen gebruiken en een vertaling maken naar jouw event. Zo voorkom je ad-hoc events en toevallige ontmoetingen en zorg je naast de welbekende borrel voor waardevolle netwerkmomenten op jouw event. Zonder je gasten ‘aan hun lot over te laten’.

Conclusie

Netwerken is een belangrijk onderdeel van events. Toch wordt er vaak te makkelijk over dit onderdeel gedacht. Door ontmoetingen te regisseren, kun jij namelijk invloed uitoefenen op het succes van jouw events. Bekijk eventmanagement daarom eens vanuit een relatiemanagement perspectief: door een goed programma aan te bieden en je gast te verbinden met anderen, ga je een stuk persoonlijker te werk – en dat zal je genodigde absoluut merken!

Events organiseren als een pro

Wil jij alles leren over netwerken, eventregistratie, eventwebsites of -mailings? Neem dan contact op met onze experts! 

Neem contact met ons op!

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice®.