Iedereen kent het gevoel: je komt op een event waar je niemand kent. Uiteindelijk raak je wel met iemand aan de praat, maar het eerste moment kan behoorlijk ongemakkelijk zijn. Dit soort awkward situaties kunnen makkelijk voorkomen worden door jouw event in te richten met netwerken als belangrijkste doel.
Hoe kun je als eventprofessional jouw events zó kunt inrichten dat er waardevolle ontmoetingen plaatsvinden? Momice oprichter Rutger Bremer en netwerk-expert Jean Paul Wijers lieten zien hoe het moet, tijdens het Momice-event "Connections are the future of events" . De gasten werden in stijl ontvangen op Buitenplaats Amerongen.
Persoonlijke aandacht
Onder het mom van practice what you preach, ervoeren de deelnemers tijdens het hele event hoe het is persoonlijke aandacht te krijgen. Te beginnen bij de ontvangst, waar ze welkom geheten werden door één van de speciale ushers. Vervolgens werden ze persoonlijk begeleid naar de gastheren (Jean Paul en Rutger) en geïntroduceerd aan iemand van de organisatie of een andere deelnemer.
De hele dag stond in het teken van het faciliteren van waardevolle ontmoetingen, bijvoorbeeld door van tevoren goed na te denken over placering en groepsindeling tijdens de opdrachten. En met resultaat: al vóórdat het plenaire programma startte, gaf 100% van de aanwezigen aan interessante mensen te hebben ontmoet!
Zo'n ontvangst gun ik iedereen!
Zo pakte Momice het aan
1. De gastenlijst
De gastenlijst bestaat uit 2 categorieën. De mensen die graag naar jouw event willen komen, en de mensen van wie jij (als organisator) graag wilt dat ze komen. Door vooraf heel goed te kijken naar welke organisaties en mensen écht belangrijk zijn om de doelstelling van het event te behalen, konden de genodigden heel gericht worden geselecteerd. De gastenlijstpagina op de eventwebsite speelt ook een belangrijke rol. Iedereen wil immers weten wie er nog meer komt!
2. Een programma vol ontmoetingen
In het programma werden veel momenten ingericht als netwerkmoment:
- Persoonlijke begroeting en introductie aan een andere deelnemer of iemand van de organisatie.
- 2-gangenlunch, placering op basis van achtergrond, organisatie of wederzijdse interesse.
- Looproute naar de andere zaal (3-4 minuten) met tijd om elkaar even aan te spreken.
- Koffie en thee in een andere zaal, met opnieuw ruimte om te netwerken.
- Opdrachten in kleinere, vooraf samengestelde groepjes (wederom op basis van achtergrond en interesse).
- Afsluiting met de welbekende netwerkborrel.
3. De uitnodiging
Hoe persoonlijker, hoe beter! Al bij het uitnodigen van de gasten van de gasten wist het team van Momice precies hoe de doelgroep moest worden aangesproken. In de uitnodiging werden de beloften en toegevoegde waarde van het event duidelijk gecommuniceerd
Maak ook duidelijk wie de genodigde nog meer mag verwachten – en dus kan ontmoeten – op het event. Hier zit de toegevoegde waarde van jouw event. Geef daarna een concrete weergave van het programma en laat zien dat er genoeg ruimte is om te netwerken.
4. De netwerkers
Iedereen die aanwezig is op een event, is een netwerker – zowel de organisatie als de bezoeker. Het netwerkteam van Momice heeft vooraf precies bedacht wie wie zou spreken. Elk teamlid had een lijstje met contacten die gedurende het event in ieder geval aandacht moet krijgen, bijvoorbeeld waardevolle klanten, persrelaties of belangrijke leads.
5. Ontmoetingen regisseren
Niemand vindt het fijn om alleen op een event te staan. Daarom werd er door het team van Momice in samenwerking met de speciale ushers voor gezorgd dat elke gast aan iemand anders geïntroduceerd werd bij binnenkomst. Vervolgens werd er zo effectief mogelijk gebruik gemaakt van alle speciaal ingerichte netwerkmomenten, door de juiste matches bij elkaar te brengen. In het registratieformulier waren vooraf een aantal vragen gesteld de matches zo goed mogelijk te kunnen maken.
6. De juiste voorbereiding
Ook praktische zaken speelden een belangrijke rol. Naamkaartjes voor de placering waren vooraf gemaakt, net als een plattegrond van de lunchtafels. Deelnemers werden ingecheckt bij binnenkomst, zodat de aanwezigenlijst up-to-date was. Zo konden op het laatste moment nog lege stoelen en ingedekte couverts weggehaald worden, zodat alle tafels evenredig gevuld waren.
7. Resultaten meten
Elke deelnemer ontving na het event direct een event enquête . Hierin werd niet alleen gevraagd naar de productionele zaken of de inhoud van het programma, maar ook naar de kwaliteit van de ontmoetingen tijdens het event. Ook werden de gesprekken tussen de interne netwerkers en de gasten geëvalueerd. Op deze manier is het mogelijk om de impact van de ontmoetingen te bepalen, en het resultaat van het event te meten.
Het verschil tussen marketing, sales en relatiemanagement.
In het laatste onderdeel van het programma werd stilgestaan bij het verschil tussen 3 belangrijke disciplines: marketing, sales, en relatiemanagement. Wat is eigenlijk het verschil? Jean Paul legt uit dat het bij relatiemanagement gaat om daadwerkelijke interesse in de persoon, terwijl sales en marketing vaak informatie zenden voor een commercieel doel.
Zijn boodschap: als netwerken een belangrijke groeistrategie voor jouw organisatie is, handel daar dan ook naar! Als eventprofessional denk je vaak na over groepen, maar bij relatiemanagement (en dus events) gaat het om het individu: verdiep je in dat individu en bedenk je hoe hij of zij jouw event gaat ervaren.
Dit doe je door vooraf in kaart te brengen wie je in je netwerk hebt – of wilt hebben – en daar een passende strategie voor te maken. Zo voorkom je ad-hoc events en toevallige ontmoetingen en zorg je naast de welbekende borrel voor waardevolle netwerkmomenten op jouw event. Zonder je gasten ‘aan hun lot over te laten’.
Conclusie
Netwerken is een belangrijk onderdeel van events. Toch wordt er vaak te makkelijk over dit onderdeel gedacht. Door ontmoetingen te regisseren, kun jij namelijk invloed uitoefenen op het succes van jouw events. Bekijk eventmanagement daarom eens vanuit een relatiemanagement perspectief: door een goed programma aan te bieden en je gast te verbinden met anderen, ga je een stuk persoonlijker te werk – en dat zal je genodigde absoluut merken!
