Nathalie Mangelaars is de oprichtster van 'The Pitch Queen' en organiseert jaarlijks met haar team het NK Pitchen voor ondernemers. 26 Maart 2018 staat de 3e editie op de agenda en na een succesvolle eerste samenwerking, wordt Momice voor de 2e keer ingezet door de organisatie om de event communicatie te stroomlijnen. Dit jaar wordt Momice niet alleen ingezet voor het NK Pitchen, maar ook voor het exclusieve Jaarbeurs pre-event.
Inmiddels is Nathalie een bedreven event organisator en wil daarom graag 3 event tips met je delen om een evenement nóg beter te organiseren.
Event tip 1: Wees eenduidig
Het is belangrijk om genodigden op eenduidige manier aan te spreken. Werk ook alle nieuwe informatie meteen door in het systeem, zodat je up-to-date bent. Hoe duidelijker alles is voor je genodigde, des te groter de kans dat hij/zij zich registreert voor jouw event.
Hierdoor heb je voor jezelf meteen inzichtelijk waar je gasten van op de hoogte zijn en stuit je niet op missende informatie bij een deel van de genodigden. Je krijgt op een eenvoudige manier inzichtelijk waar je staat als event organisator en dit geeft je een rustig gevoel.
Event tip 2: Automatiseer het registratieproces
Om te voorkomen dat je stress krijgt vlak voor het event is het goed om het registratieproces te automatiseren. Dit scheelt een heleboel werk en maakt het een stuk overzichtelijker! Vorig jaar hebben we het registratieproces gedaan door Excel-lijsten te exporteren vanuit de website en handmatig genodigden bijgehouden.
Dit jaar zijn we hier flink minder tijd aan kwijt en daardoor kunnen we onze energie besteden aan taken die echt bijdragen aan het evenement zelf, zoals het goed afstemmen van de PowerPoint en het managen van de catering.
Event tip 3: Zorg voor event statistieken
Op deze manier weet je precies hoeveel genodigden er zijn bereikt. Het is wel zo effectief als je kunt checken of de emails echt zijn aangekomen, geopend zijn en welke genodigden er daadwerkelijk actie hebben ondernomen. Hieruit kan je opmaken of je wel doeltreffend communiceert naar je genodigden. Vervolgens kun je de communicatie verbeteren en waar nodig bijschaven, om alsnog het beoogde resultaat te behalen.
Het is ook mogelijk om een rapportage in PDF met onze huisstijl exporteren, die ons waardevolle inzichten/informatie geven voor de volgende editie NK pitchen!
Andere cases lezen?
Wil je ervaringen lezen van meer event organisatoren? Vind hier de ervaringen van:
- Sonja Straathof (Amsterdam Marketing),
- Marjolein van Asperen (Maasstad Ziekenhuis) of;
- Linda Kerkhoven (Linda op Locatie).
- Annoeska Philips (SBS)
Noot van de redactie: dit item werd oorspronkelijk gepubliceerd in maart 2017 en is volledig vernieuwd en bijgewerkt voor nauwkeurigheid en volledigheid.
