Linda Kerkhoven: Event communicatie is de sleutel tot succes

Er worden regelmatig events georganiseerd waar je locaties kunt bezoeken, maar de Locatietour van Linda Kerkhoven scoort wel erg goed! De laatste editie was binnen 2 weken volgeboekt! En dat met 0% no show! Wat maak Linda op Locatie zo succesvol?

Waarom een locatietour?

Als je een event organiseert is een ‘site visit’ erg belangrijk. Een locatiebezoek (of een tour met meerdere locaties) plannen in een onbekende stad of regio is ‘a hell of a job’ - menig event manager beaamt dit. Dat Linda dit organiseert is een uitkomst voor organisatoren, locaties en marketingafdelingen van steden en regio’s.

Een nieuwe aanpak

Vanuit haar adviesbureau voor locaties heeft Linda zelf vaak meegedaan aan locatietours. In haar ogen liet de event communicatie rondom deze tours te wensen over - en dat terwijl het zó belangrijk is voor het behalen van je event doelstellingen (bijvoorbeeld het behalen van een hoge opkomst). De beleving van je bezoeker begint immers al lang voor het event!

Dit zijn volgens Linda de 5 belangrijkste aandachtspunten van goede communicatie rondom je event:

1. Communiceer effectief en efficiënt

Toen ik met Locatietour begon, realiseerde ik me dat de event communicatie en -registratie efficiënt en effectief moeten zijn. Je wilt geen administratieve rompslomp. Ik wil een goed evenement organiseren, maar wil er vooral niet te veel tijd aan kwijt zijn.

In één overzicht wil ik voor mijzelf helder hebben wat de status is van de aanmeldingen. Daarnaast wil ik eenvoudig weten of de aanmeldingen binnen mijn doelgroep vallen, zodat de locaties zich volgend jaar opnieuw aanmelden. Deze inzichten zijn bepalend voor het succes van de Locatietour.

2. Screen je bezoekers

Het verbaasde me dat iedereen zich zonder meer kon aanmelden voor de meeste locatietours. Er vindt helemaal geen screening plaats! Vragen als ‘Wat voor events organiseer je?’ ‘Hoe vaak?’ en ‘Hoe groot zijn de events?’ zijn cruciale vragen om vooraf te stellen.

Hierdoor krijg je een beter beeld van je doelgroep en kun je voor hen een programma op maat maken. Met Locatietour stel ik deze vragen in het aanmeldformulier op de event website en op basis hiervan vindt een screening plaats. Je wilt immers alleen de boekers aantrekken!

3. Event communicatie is meer dan alleen registratie

Na het aanmelden voor andere tours ontving ik meestal een bevestigingsmail met slechts een vermelding van de begin- en eindtijd. Dat is in mijn ogen geen communicatie! Je wilt je toekomstige bezoekers enthousiast maken, prikkelen, het gevoel geven dat er iets komt dat ze niet mogen missen!

Bij mijn Locatietour zorg ik ervoor dat de bezoeker nét genoeg informatie heeft en tegelijkertijd zitten er veel sneak peek momentjes in. Dat creëert nieuwsgierigheid. De programma pagina op de event website is hiervoor het ultieme gereedschap!

4. Een digitale goodiebag

Om de beleving compleet te maken, zorg ik na het event voor 1 goede mailing naar de aanwezigen. Vanuit Momice werkt dit heel eenvoudig: met één druk op de knop bericht je iedereen die aanwezig was, in je eigen look en feel.

Hierin staat beschreven waar de gasten na het event terecht kunnen. Niemand zit te wachten op losse verkoopmails vanuit de locaties. Daarom maak ik 1 mooi overzicht met wie ze die dag ontmoet hebben, aangevuld met de relevante contactgegevens: Een ‘digitale goodiebag’.

5. Evaluatie is key

De enquete tool van Momice is belangrijk geweest voor ons succes, vooral bij de eerste edities van Locatietour. De enquête hielp ons nuttige feedback te verzamelen, waardoor we grote verbeteringslagen konden maken.

Ik heb nu inzicht in de verwachtingen en de behoeften van de boekers. We blijven nog steeds jaarlijks evalueren om onze doelstellingen te meten en te tweaken. Dit bevestigt wederom dat event communicatie veel meer is dan een registratieformulier en programmaboekje!

• Bonus tip: Natuurlijke gastvrijheid

Met de mannen van Momice had ik meteen een klik. Op mijn 1e afspraak met Momice had ik mijn moeder meegenomen, we zouden na de afspraak de Woonbeurs te bezoeken. Mijn moeder vroeg: “Denk je dat ik even bij die jongens naar het toilet kan?”

Intussen raakte ik in gesprek over events organiseren en even later vond ik mijn moeder terug in de keuken met een kop koffie. Kijk, dat noem ik natuurlijke gastvrijheid! Momice geeft haar klanten altijd een warm welkom, ook daarom werk ik zo graag met ze samen. Dit gevoel wil je ook uitstralen op je events.

Momice heeft absoluut bijgedragen aan het succes van Locatietour. De software zorgt ervoor dat ik mijn doelstellingen op gebied van event communicatie behaal. Voor mij is Momice inmiddels een onmisbaar onderdeel geworden van mijn event, ik kan echt niet meer zonder!

Meer Inspiratie

Wil je weten wie er nog meer gebruik maakt van Momice?

Lees dan het verhaal van Sonja Straafhof (Amsterdam Marketing), Marjolein van Asperen (Maasstad Ziekenhuis) of Nathalie Mangelaars (NK Pitchen). 

Of wil je graag zelf je verhaal delen? Laat het ons weten via het contactformulier! 

 

Bekijk alle Momice features