Event manager staat ook in 2017 in de top 5 most stressful jobs, aldus Forbes. Als event manager moet je veel verschillende ballen in de lucht houden. Hier volgen 5 event management tools die je kunt inzetten om je dagelijkse bezigheden te stroomlijnen.
1. Slack: Interne communicatie
Skip e-mail, whatsapp en andere chatprogramma’s, Slack is naar eigen zeggen de “team-communicatie tool van de 21ste eeuw”. Krijg snelle antwoorden in een groep of 1-op-1. Ook kun je gemakkelijk documenten met elkaar delen (én terugvinden), groepen en kanalen maken. Slack heeft zelfs ook een belfunctie en (misschien wel het belangrijkste) werkt super simpel en ‘ziet er lekker uit’.
2. Trello: Project management
Met Trello weet je zeker dat jij als event manager altijd inzichtelijk hebt wanneer wat moet gebeuren. Je kunt verschillende boards inrichten voor diverse projecten - en op de kaartjes vermeld je alle acties of to-do’s. Je voegt gemakkelijk collega’s toe aan de taak, zodat iedereen kan inzien wat er speelt. Zelf bewaak je de deadline met “due date” en naderhand kun je de kaartjes eenvoudig verschuiven of archiveren, zodat je het overzicht bewaakt.
3. Hootsuite: Social media planning
Je event promoten via social media is misschien wel net zo belangrijk als het organiseren van het event zelf. Hoe zorg je ervoor dat je Tweets, Facebook posts en LinkedIn messages allemaal op het juiste moment verstuurd worden? Je kunt jouw content planning van te voren maken en alle posts klaarzetten voor de verschillende kanalen. Vooral heel handig wanneer je meerdere events tegelijkertijd organiseert!
4. Toggl: Time tracking
Moet jij als event manager verantwoorden waaraan je jouw tijd besteedt? Of moet je aangeven wanneer je het resultaat kunt opleveren? Toggl is een slimme time tracking tool. Hiermee kom je erachter hoeveel tijd besteed wordt aan de verschillende onderdelen zoals bezoekersregistratie, mailings en productie. Dit biedt mooie inzichten die je kunnen helpen bij de planning en organisatie van nieuwe events.
5. Canva: Ontwerpen
Mooie visuals zijn belangrijk voor een goed event. Maar jij bent een event manager, geen designer. Toch is het heel belangrijk dat jouw communicatie er strak en aantrekkelijk uitziet. Met Canva hoef je geen Adobe skills te bezitten, alleen een gevoel voor stijl. Het wordt je heel gemakkelijk gemaakt om een presentatie, social media post of ander communicatiemateriaal te ontwerpen.
Aan de slag met je nieuwe tools!
Het gebruik van nieuwe event management tools kan alleen slagen wanneer iedereen de toegevoegde waarde snapt en wanneer er geen alternatieve tools gebruikt worden. Verwacht niet dat vanaf dag één alles op rolletjes loopt, maar ga ervan uit dat het even duurt voordat iedereen zich vertrouwt voelt met de nieuwe situatie. Belangrijk is dat jij zélf bekend bent met de tools, zo kun je je collega’s gemakkelijker inspireren. Kijk, lees, probeer en laat je inspireren, bijvoorbeeld door Trello’s conference planning inspiratiebord.
Benieuwd naar nog meer handige event management tools? Lees hier de volgende blog voor nog meer inspiratie!
