Events: van goede spreker naar goede gesprekken

Aaron Mirck

Jean Paul Wijers is dé Nederlandse protocolexpert en oprichter van het Protocolbureau en Institute of Strategic Relationship Management. Wijers werd tussen 2001 en 2009 als hoofd-usher ingeschakeld door de Ceremoniemeester van Koningin Beatrix op de Koninklijke Huwelijken, Staatsbegrafenissen en Koninklijke Dopen. In dit interview met Momice deelt hij zijn visie op de rol van eventmanagers, die volgens de protocolexpert zouden moeten inzien dat ze een functie hebben als relatiemanager. Ook geeft hij een aantal tips voor relatiemanagement.

Van eventmanager naar relatiemanager

Wijers heeft genoeg voorbeelden van ‘netwerkbijeenkomsten’ met weinig oog voor relatiemanagement. “Wat denk je van een diner waarbij je alleen gesprekken voert met de mensen die naast je zitten, omdat de tafelindeling de hele avond hetzelfde blijft? En waarom zou je een netwerkborrel organiseren waarbij de muziek zo hard staat dat niemand elkaar kan verstaan?”

Eventprofessionals focussen zich voornamelijk op het strikken van een goede spreker, lekker eten en een indrukwekkende locatie. “Natuurlijk zijn deze zaken belangrijk, maar toch zijn ze secundair. De focus moet komen te liggen op relatiemanagement. De eventprofessional moet een relatiemanager worden, die de doelstellingen doorvertaalt naar ontmoetingen en voorwaarden schept voor het leggen van authentieke relaties. Veel events in Nederland zijn zich daar onvoldoende van bewust. Dat is doodzonde.”

Momice_wijers_relatiemanagement_blog_3600x2400_(3)

De uitdagingen van de eventprofessional

Volgens Wijers valt het professionele bestaan van een eventmanager uiteen in drie uitdagingen:

  1. Hoe verleid ik mijn gasten om naar het event te komen? Hoe overtuig ik ze ervan dat het een goede netwerkbijeenkomst is?
  2. Hoe zorg ik ervoor dat de gasten van het event spreken met anderen die voor hen interessant zijn?
  3. Hoe meet ik na afloop welke gesprekken er plaatsvonden en wat de kwaliteit van die gesprekken en het event was?

Tips voor effectief relatiemanagement

Volgens Wijers is het ontmoeten van interessante mensen de voornaamste reden om events te bezoeken daarom schreef hij het boek ‘Managing Authentic Relationships’, waarin hij dieper ingaat op strategisch relatiemanagement. Er is duidelijk behoefte aan meer inzichten op dit vakgebied, want de eerste druk was na 3 maanden uitverkocht.

“Allereerst moet je erbij stilstaan dat bezoekers niet komen als ze niet de juiste mensen kunnen spreken. Zet daarom in op een goede gastenlijst, die wellicht verder reikt dan het eigen netwerk.” Een goede gastenlijst kan voor de genodigde doorslaggevend zijn om deel te nemen aan het event. “Vervolgens houd je je bezig met de vraag: hoe zorg ik ervoor dat mijn bezoekers daadwerkelijk interessante mensen spreken? Hier zijn verschillende manieren voor, zoals het opdelen van het event in kleinere ruimtes.”

Maak het meetbaar

Volgens de protocolexpert gebeurt het nog te vaak dat mensen hun weg niet vinden naar interessante gasten. “Zorg er daarom voor dat ze optimaal ondersteund worden. Motiveer en faciliteer ze met de juiste achtergrondinformatie en tools, zodat ze daadwerkelijk met andere gasten in gesprek gaan.” Als eventmanager kun je hier zelf een rol in spelen, door handmatig te matchen.

Lees hier meer over matchmaking op events

Volgens Wijers is het nodig om dat de kwaliteit van de gesprekken op een event ook meetbaar te maken. “Resultaten worden pas inzichtelijk als je ze meet. Zorg er als relatiemanager voor dat je het rendement van een event kunt meten. Dat doe je door dezelfde dag nog via Momice (of andere software) een korte event enquête te sturen naar je gasten en de resultaten direct op te slaan in je CRM-systeem. Stel hierin ook vragen over de kwaliteit van de gesprekken en ontmoetingen die hebben plaatsgevonden. Techniek helpt je zo om een betere relatiemanager te worden.”

Event: Connections are the future of events

De vierde editie van Connecting the Dots stond geheel in het teken van (strategisch) relatiemanagement. Hierin bracht Jean Paul Wijers de eventmanagers van Nederland de fijne kneepjes van het vak bij. Wijers heeft jarenlange ervaring met netwerkevents op het hoogste niveau: vanuit het Protocolbureau was hij verantwoordelijk voor de protocollen op evenementen van oa. het Koninklijk huis.

Bekijk de video

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice®.