Events in coronatijd. Wat voor event professional ben jij?

Rutger Bremer

Maart, 2020: het nieuws over het verbod op zakelijke events sloeg in als een bom. Ik had op dat moment een afspraak met Denis Doeland om over ons eigen event Connecting the Dots te praten dat in april zou plaatsvinden. Binnen 2 minuten hadden we de knoop doorgehakt: “Deze editie gaat helemaal online, dan hebben we meteen een mooie case.” 

Wat hielp, is dat Denis expert is in ‘Digitaal’, we een hele fijne livestreampartner hadden en bovendien met Momice al enige ervaring hadden met hybride. Dat gaf ons het gevoel van vertrouwen. Helaas gold dit lang niet voor iedereen. We merkten bij veel event professionals een totale ‘freeze’.

We merkten bij veel event professionals een totale ‘freeze’.
 Rutger Bremer, CEO Momice

3 soorten event professionals

Om me heen zag ik event professionals heel verschillend reageren op het fenomeen online events. Grofweg ontstonden er al snel 3 groepen, met een eigen kijk op online events.

Groep 1: Online events zijn niets voor mij. Ik mis fysieke events, de dynamiek en interactie met deelnemers en leveranciers.
Groep 2: Online events zijn een (tijdelijk en vaak secundair) alternatief voor fysieke events. Ik ga er pragmatisch mee om.
Groep 3: Online events zijn leuker dan ik dacht! Hier liggen nieuwe kansen voor mij.

Wat voor event professional ben jij?
Deel jouw mening en ervaring in de poll.

Ikzelf heb in alle 3 de groepen gezeten. Online events zijn lange tijd het ondergeschoven kindje geweest – fysieke events waren ‘het echte werk’. Ikzelf heb ook vaak geroepen dat fysieke events in heel veel gevallen onmisbaar zijn (Groep 1). Gedurende het afgelopen jaar was ik langzaam verschoven naar Groep 2. Ik zag de meerwaarde van online events, maar nog altijd als aanvulling op fysieke events. Door corona verdween ineens de keuze en was ook Momice ‘aangewezen op online’. Mijn team en ik besloten er vol in te duiken en in korte tijd zoveel mogelijk te leren over dit nieuwe domein. En wat bleek: ineens realiseerde ik me dat ik er veel meer plezier in had dan gedacht. Online bleek goed bij Momice te passen en voor veel nieuwe kansen te zorgen! Ik bleek de verpersoonlijking van Groep 3!

Voor event professionals die hier meer over willen leren, ontwikkelde Momice een
Crash Course Online Events.

Naar de Crash Course

6 Covid-maanden in vogelvlucht

Uitstel en oriëntatie

De maanden maart en april staat normaliter in het teken van voorbereiding voor drukke eventmaanden mei en juni. Veel fysieke events werden uitgesteld of gecancelled (Groep 1). Er was voor veel event professionals even weinig te doen. Event pro’s in Groep 2 en 3 begonnen zich langzaam te oriënteren op alternatieven.

Events_in_coronatijd_grafiek01
Verschil in het aantal events georganiseerd met Momice in het jaar 2019 & 2020.
 

Vallen en opstaan

In mei en juni vonden al diverse online events en webinars plaats, waarin vooral geëxperimenteerd werd met verschillende formats, software, leveranciers en studio’s. Wat hierbij opviel was dat de meeste van deze events een ‘online uitzending’ waren van het offline format. Het resultaat: lange, vaak saaie livestreams waarin sprekers hun standaard presentaties afdraaiden voor een (laptop)camera. Het idee dat online events suboptimaal zijn, werd hierdoor bevestigd: Groep 1 werd groter, groep 2 en 3 kleiner. Ook zorgde een versoepeling in de regels ervoor dat ook 1,5 meter events mogelijk werden – en de urgentie voor online events wat afnam. 

Events_in_coronatijd_sven

Nieuwe ronde, nieuwe kansen

September en oktober zijn opnieuw drukke event maanden. De online events die georganiseerd werden, hadden een langere aanloop, betere voorbereiding en meer ervaring. Op LinkedIn kwamen volop beelden voorbij van diverse studio settings en formats en ook bij onze klanten zagen we een enorme sprong in kwaliteit. De events werden korter en interactiever. Grotere budgetten, betere software en leveranciers werden ingezet, en ik zag zelfs trotse berichten van eventprofs over hun producties vanuit de studio. Hier zag ik dus weer een verschuiving van Groep 1 naar 2, maar voor het eerst ook van Groep 2 naar 3!

Supersnelle leercurve

Ik ben onder de indruk van de snelle leercurve van event professionals. Zij werden in korte tijd gedwongen om hun hele job over een totaal andere boeg te gooien. Ik vind het mooi om te zien hoe snel men in staat is om te leren, creativiteit terug te vinden en de toegevoegde waarde als event prof te ontdekken in een nieuw vakgebied: online events. 

Bij dit nieuwe vakgebied komt veel kijken. Ik laat graag een paar uitspraken zien die ik voorbij heb horen komen:

“Online events kosten meer dan ik vooraf had gedacht”
Veel event professionals zijn geschrokken van wat de productie van een goed online event kost. Voor veel organisaties was (en is!) de toegevoegde waarde van online events onzeker, waardoor de budgetten teruggeschroefd werden. In veel gevallen werd daarom eerst gezocht naar een ‘gratis’ oplossing voor een livestream. Maar al snel werd duidelijk dat investeren in goede software, hardware en productie onvermijdelijk is, als je wilt gaan voor kwaliteit. 

“Ik moet me veel meer bemoeien met de inhoud dan bij fysieke events”
Doordat het format naadloos moet aansluiten, zullen online event pro’s veel meer met de inhoud te maken krijgen. In mijn ogen is dit is alleen maar een goede ontwikkeling, want hier kun jij als event professional van toegevoegde waarde zijn. Voor alle events, maar zéker bij online geldt: je kunt alleen impact maken als je verhaal klopt en afgestemd is op de (online) doelgroep. 

“Online events zijn veel spannender in de productie (vooral door de techniek).”
Bij online events kun je niet langer blind varen op publiek dat in de zaal zit. Ten eerste ben je de kijker meteen kwijt als je programma niet aansluit of te weinig interactief is. Daarnaast ben je afhankelijk van de (kwaliteit van) de techniek. Je moet kunnen vertrouwen op de technologie. Dit is voor veel event pro’s een heel nieuw gevoel. 

“De relatie met mijn leveranciers is helemaal anders”
Ik heb veel eventmanagers horen zeggen dat ze verrast zijn door wat hun leveranciers allemaal kunnen. Een heel aantal AV-leveranciers hebben veel kennis in huis over online events. Maar ook de andere kant wordt belicht: niet alle leveranciers zijn online proof. Door de verschuiving in disciplines leer je beter wat je aan elkaar hebt. 

“De no-show bij online events is véél hoger!”
Het is waar: online events worden vaak als vrijblijvender ervaren dan fysieke events. En dan met name als het gaat om gratis events. Zeker wanneer de mogelijkheid om te netwerken wegvalt, moet je zorgen voor een ijzersterk programma met een scherpe propositie. 

“Nu snap ik wat jullie bedoelen met ‘online events = televisie maken’!” 
Bij het maken van online events of livestreams komt heel veel kijken. Als event pro moet je live schakelen tussen presentator, redactie, techniek, regie én de reacties via live chat of interactietool. Dit allemaal in goede banen leiden is heel spannend en lang niet voor iedereen weggelegd. Achteraf vertellen de kijkcijfers je heel duidelijk hoe jouw event heeft gepresteerd.

Volgende stappen

Corona of niet, online events zijn here to stay. Bedrijven en event profs ontkomen er niet aan om te leren hoe ze hier succesvol mee om moeten gaan. Online is een bijzondere discipline, die vraagt om creativiteit, goed project management, schakelen tussen stakeholders en leveranciers en sterke communicatie. Net als bij fysieke events, eigenlijk… Mijn boodschap aan de event professionals uit Groep 1: geef jezelf wat tijd om online events te ontdekken, te waarderen – en er misschien zelfs van te gaan houden. Net als ik. 

Benieuwd hoe de online editie van Connecting the Dots is geworden?

Bekijk de video

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice®.