Op 21 maart vond de eerste editie van Connecting the Dots plaats. Tijdens dit Momice-event kregen event professionals tools aangereikt om grip te krijgen op events, een goed event-team samen te stellen en succesvol met event uitdagingen om te gaan. Het event gemist? Geen probleem! Hier lees je de inzichten die tijdens Connecting The Dots zijn gedeeld.
Rutger Bremer, mede-oprichter van Momice, wil ervoor zorgen dat events kwalitatief verbeteren. Hij gelooft ook het belang van events onderschat wordt. Events kunnen volgens Momice een gigantische bijdrage leveren aan de strategische doelen van een bedrijf. In een reeks van vijf evenementen, genaamd Connecting the Dots, bekijken we hoe events precies kunnen bijdragen aan deze strategische doelen. Tijdens het eerste event – Event pro's, step up your game – haalde Momice samen met Robert Daverschot en expert Margit Sleeuwenhoek de grootste uitdagingen van event professionals boven tafel.
1. Event professional is te vaak alleen operationeel
Momice deed tijdens Connecting the Dots een onderzoek onder meer dan 50 event professionals. Daarvoor gebruikte Momice de tool SendSteps. Wat bleek uit het onderzoek? Ongeveer de helft van de event professionals hebben het idee dat ze zich onderscheiden op operationeel vlak. Een kleine minderheid denkt strategisch onderscheidend te zijn en een derde op creatief vlak.
Te veel event professionals lijken dus alleen maar betrokken te zijn in de operatie en niet mee te kunnen, of mogen, denken op creatief en strategisch vlak. Dat is zonde, want event professionals kunnen juist het verschil maken. De verbinding tussen operatie, strategie en creativiteit is een van de efficiëntste manieren om events kwalitatief te verbeteren.
De oplossing? Event professionals zouden in vier stappen uit hun operationele rol kunnen kruipen. Dat lukt door:
- Direct te schakelen met de opdrachtgever of (interne) klant
- Tijdig bij een event(planning) betrokken worden
- Sterker af te dwingen om de juiste informatie te verkrijgen
- Een intake formulier te gebruiken, want het biedt direct zicht op het budget, planning en verwachtingen van de (interne klant).
Kortom: event professionals moeten meer eigenaarschap tonen.
2. Event-teams: (te) veel perfectionisten
In de aanloop naar de eerste editie van Connecting the Dots vroegen we de bezoekers een aantal vragen over hun persoonlijkheid te beantwoorden. Dat klinkt misschien zweverig, maar is het allerminst. Dankzij deze zogenoemde Driver-test werd duidelijk dat veel event professionals perfectionisten zijn: gestructureerd, oog voor detail en een groot risico op te veel hooi op de vork nemen.
Ook waren er veel event professionals met de drijfveer om anderen te ‘pleasen’. Die uitkomst onderstreept dat veel event-teams altijd willen ontzorgen. Een team van ‘pleasers’ en perfectionisten versterkt elkaar in negatieve en positieve zin: naast dat het leidt tot goed verzorgde events, is het ook een goed recept voor stress, overspannen collega’s of zelfs burn-outs.
Het feit dat zoveel event professionals gelijke kenmerken vertonen, kan een uitdaging zijn voor event-teams. Als er te veel perfectionisten in een team zitten, is er geen ideale mix van kwaliteiten. Diverse teams presteren beter, zo blijkt uit onderzoek. Event-teams die de Driver-test doen en aan de hand van de uitkomsten hun team samenstellen, hebben dus meer kans op succes.
3. De valkuilen van een perfectionist
Meer dan de helft van de event professionals ervaart (erg) hoge werkdruk. Misschien komt het door de operationele rol van event professionals, maar het zou evengoed te maken kunnen hebben met de persoonlijke kenmerken van een perfectionist.
Benieuwd naar de verschillende persoonlijkheden? Bekijk hier de presentatie van event 1!
Dat zit zo: perfectionisten vinden het vaak moeilijk om de controle los te laten of om grenzen aan te geven. Event professionals hebben te maken met veel stakeholders, processen en opdrachtgevers – ze houden veel balletjes in de lucht. Perfectionisten zijn bang dat het hele event mislukt als ze een balletje laten vallen. De touwtjes laten vieren is daarom een grote uitdaging.
Hoe valt dat op te lossen?
- Bewaak je grens: 'nee' zeggen mag echt
- Vraag om hulp: dit is eerder een signaal van kracht dan van zwakte
- Leg uit dat de kwaliteit van events onder druk staat als er te weinig tijd of budget beschikbaar is
- Maak afspraken over de deadlines binnen de opdracht. Bijvoorbeeld: stel de definitieve briefing minimaal 2 maanden van tevoren vast
- Vertrouw erop dat partners of collega's hun afspraken nakomen
4. Evaluaties verdienen meer ruimte
Niet alle evenementen worden geëvalueerd, zo blijkt uit onze steekproef. Dat is een gemiste kans. Als event professionals mogelijkheden zien om het event te verbeteren, betekent het niet dat er altijd ruimte is om die mogelijkheden te bespreken. Nog te vaak is er te veel haast in een operatie – er wacht een volgende opdracht – waardoor niet duidelijk wordt of het event naar wens is verlopen en of de (strategische) doelen zijn behaald. Een ander veelgehoord argument om niet te evalueren dat naar voren kwam is dat evalueren bij eenmalige events geen zin heeft, want er komt toch geen volgende keer.
Leer alles over het evalueren van je events. Download de Survey white paper!
Evaluaties zijn essentieel bij het uitwisselen van kennis. Zo wordt er geleerd van eerdere events en kan de kwaliteit van toekomstige edities verbeterd worden. Om meer grip te krijgen op events, is het nodig om te zien of events voldoen aan de verwachtingen van de (interne) opdrachtgever. Een bezoekersenquête is hiervoor uitermate geschikt – daarom is dit een belangrijk onderdeel in de Momice software. Zo kunnen event professionals gemakkelijk, na afloop van een event, de aanwezigen vragen naar hun mening. Wie deze resultaten met de (interne) klant bespreekt, heeft (onbetwistbare!) data-inzichten die het verschil maken.
Conclusie
Connecting the Dots had als doel event professionals te helpen bij het aangaan van hun uitdagingen - en ze tools aan te reiken om hen hierbij te helpen. Er is kennis gedeeld over de samenstelling van event-teams en de manier waarop event professionals zich opstellen ten opzichte van hun (interne) opdrachtgever. Of Momice erin is geslaagd om een platform te bieden om dit te bereiken? We vroegen het aan het publiek. Op de vraag ‘Ben je van plan om naar de volgende editie van Connecting the Dots te komen?’ antwoordde een daverende 100% van de aanwezigen met JA. Missie geslaagd.
Ben jij benieuwd naar de hele serie Connecting the Dots? We hebben alle video's gebundeld in één overzicht.
