5 tips om het maximale uit je event te halen

Als event manager weet je precies hoe je een evenement organiseert. Je hebt een event website, strakke mailings en de aanmeldingen voor je workshop zijn slim opgezet. Maar hoe til je jouw event naar een nog hoger niveau? Hier volgen 5 tips om het maximale uit je event te halen.

1.Blijf top-of-mind

Tussen de save-the-date mail en de dag van het event zit vaak een aantal maanden. Als je van de radar verdwijnt, kan het zijn dat jouw drukke genodigden het event vergeten. Zorg ervoor dat je top-of-mind blijft: stuur regelmatig mails met interessante event-updates en nodig je bezoeker uit om de event website als app toe te voegen aan hun smartphone. Zo ziet je genodigde de event app dagelijks voorbij komen!

2. Overweeg een SMS campagne

Een SMS versturen op de dag van het event kan je no-show verlagen. Met een persoonlijk bericht op de ochtend van het event, bijvoorbeeld: ‘Wij kijken er naar uit om je te ontvangen om 10:00 uur, je kunt het beste parkeren op veld M11’ verhoog je de betrokkenheid van je bezoeker. Als extra service kun je een deeplink naar de Momice locatiepagina versturen: zo hoeft de bezoeker niet eens meer de navigatie te starten! Als organisator neem je hiermee de laatste twijfel weg bij de bezoeker, dit zorgt voor een lage no-show.

3.Haal meer uit je statistieken

Statistieken geven waardevolle inzichten in de aanloop naar je event en vertellen je achteraf exact hoe jouw event heeft gepresteerd. Met Momice kun je per module de statistieken en rapportages inzien: 

  1. Registratie statistieken: Hoeveel personen zijn uitgenodigd en hoeveel daarvan hebben zich aan- en afgemeld.
  2. Email statistieken: In elke mailcampagne kun je de click through rate (CTR), open rate zien. Ook kun je het aantal bounces achterhalen, zodat je database up-to-date blijft. Lees hier meer over succesvolle mailings.
  3. Website statistieken: Bekijk op elk gewenst moment het totaal aantal website bezoeken, het gebruik van de website op verschillende apparaten en de meest bezochte pagina’s.
  4. Enquête statistieken: Per enquête zie je het aantal respondenten, het voltooiingspercentage en de gemiddelde tijd tot voltooien van de enquête.

Met Momice kun je vanuit deze statistieken een mooie rapportage maken (Excel of PDF) die je gemakkelijk met je manager of collega’s kunt delen.

4. Meet het enthousiasme met de NPS score 

Welke bezoekers zijn het meest kritisch en wie zijn je grootste fans? De Net Promoter Score (NPS) meet het enthousiasme van je bezoeker. Je kunt de NPS score meten met 1 enkele vraag: “In welke mate zou je dit event aanbevelen aan een vriend of collega?”. Deze vraag is een standaard-optie in de Momice enquête. Jouw NPS score wordt  automatisch berekend. Download onze whitepaper over enquêtes en leer hier nog meer over!

5. Houd je database up-to-date

In het registratieformulier van je event vraag je de genodigde een aantal gegevens in te vullen, zoals telefoonnummer, emailadres, etc. Je ontvangt dus meteen de meest actuele data van belangrijke klanten! Het is zonde om deze data van je connecties te laten liggen na het event. Voeg na het event de data uit Momice toe aan jouw CRM systeem.

Andersom werkt dit ook! Wanneer je de gegevens inlaadt vanuit je CRM systeem, wordt de informatie die al bekend is automatisch vooraf ingevuld. Wanneer een genodigde zijn/haar gegevens wijzigt, wordt dit gehighlight in jouw overzicht. Zo kun jij eenvoudig de gegevens updaten in het CRM systeem.

Bonus: Event hacks

Hack #1: Dupliceren

Wanneer je een soortgelijk event organiseert, kun je met Momice een oud event dupliceren. De instellingen, teksten en afbeeldingen van het vorige event worden overgenomen, je hoeft slechts na te lopen of deze ook kloppen voor dit event - en eventueel wat kleine dingen te wijzigen. Dit scheelt een hoop tijd!

Hack #2: Urgentie creëren

Communiceer altijd aan je genodigden hoeveel plaatsen er beschikbaar zijn voor het event of bepaalde workshop. Door aan te geven dat er maar een beperkt aantal stoelen beschikbaar is, zijn je genodigden zijn sneller geneigd zich aan te melden.

Hack #3: Leg de volgende editie vast

Informeer de bezoekers in de afronding van je event vast op het eerstvolgende event, dan kunnen zij vast de dag in hun agenda blokkeren. Dit doe je door de link van je nieuwe event (website) te delen.

Conclusie

Door steeds op allerlei manieren te blijven communiceren met je doelgroep, blijf je top-of-mind. Wanneer je daarnaast slim omgaat met statistieken en contactgegevens, sluit jouw communicatie steeds beter aan bij de wensen van je bezoeker. Zo maak je jouw events nóg relevanter, zodat jouw bezoekers ze niet meer willen missen!

Ben je benieuwd naar nog meer handige tips en tricks? Lees hier onze blog over handige event management tools of lees hier: "Je organiseert meer events dan je denkt!"

 

Bekijk alle Momice features