Hoe The Next Web lange rijen voorkomt met behulp van data

Hoe The Next Web lange rijen voorkomt met behulp van data

The Next Web Conference (TNW) is het grootste tech event van West-Europa. Op 9 en 10 mei komen er naar verwachting weer zo’n 17.500 bezoekers op TNW af. Dit jaar vindt de tech-conferentie voor het eerst plaats op de Amsterdamse NDSM-werf. Annick van Dijk, Marketing Project Manager bij het The Next Web, vertelt hoe de organisatie slim gebruikmaakt van data om meer bezoekers te trekken en rijen te voorkomen tijdens het event.

Mensen vertrouwen The Next Web

Het aantal bezoekers van TNW groeit continu. Volgens oprichter Boris Veldhuijzen van Zanten komt dat mede doordat veel mensen direct (met korting) hun kaartjes kopen. “Kennelijk hebben mensen vertrouwen in ons event en investeren ze tijd en geld, zonder dat ze weten wie er komt spreken. Het duurt wel even voordat je dat vertrouwen opbouwt.”


Haal meer uit je event met de juiste ticketstrategie! Download de event tickets white paper


Persoonlijke toon in mailings

Van Dijk geeft aan dat TNW beschikt over een stevig marketingkanaal: een mailinglijst met maar liefst 70.000 mensen die graag op de hoogte blijven van TNW. Ze gebruikt een persoonlijke tone-of-voice voor deze gigantische mailinglijst. Van Dijk: “We delen ‘eerlijke’ verhalen over het event. We vertellen over sprekers en programmaonderdelen waar we zelf enthousiast over zijn. De mails worden ondertekend door degene die de mail maakt en vanuit zijn/haar visie vertelt waarom bepaalde content van het event interessant is.”

De organisatie probeert zich tijdens het opstellen van de mails te verbeelden dat ze in gesprek zijn met vrienden of familie. “Je zou hen ook alleen dingen vertellen die waarde toevoegen. Zo worden het nooit ‘verplichte marketing mails’, maar proberen we ons te verplaatsen in de doelgroep.”

In aanloop naar en tijdens de eventdagen stuurt TNW gerichte mails, zodat bezoekers weten wat hun persoonlijke programma zal zijn. “We proberen het voor de bezoeker zo makkelijk mogelijk te maken. Daarom delen we voor het event ook alle relevante informatie, zoals waar je toegangsbandjes kunt ophalen. Dat kan overigens op verschillende plekken in Amsterdam. Door het grote aantal buitenlandse bezoekers hebben we zelfs een stand met bandjes op Schiphol.”


Hoe verstuur je een perfecte mail? Download de mailings white paper


Slim gebruikmaken van data

In een recent interview valt te lezen dat TNW zichzelf nog steeds als een startup ziet. Dat merk je onder meer aan de manier waarop marketing wordt ingezet: op een slimme, datagedreven manier. “Bij elke mailcampagne bekijken we wie een mail opent of al een ticket heeft gekocht, zodat de boodschap voor hem of haar relevant is. Zo krijgen bezoekers nooit overbodige informatie. Daardoor zijn onze herinneringen voor het aanmelden of kopen van een ticket effectief.”

Na het event stuurt de event organisatie een mail om te bedanken voor de aanwezigheid en kort daarna volgt een enquête. “We gebruiken niet alleen de antwoorden uit de survey, maar krijgen ook feedback via social media en via onze collega van customer service, waarmee bezoekers kunnen chatten. We proberen al die data te gebruiken om het event te verbeteren op het gebied van inhoud, eventuele rijen en waardevolle ontmoetingen.”

Netwerken en kortere rijen via een app

The Next Web heeft een eigen app ontwikkeld. Hiermee kunnen bezoekers zich aanmelden voor rondetafelgesprekken en side events. “Ook kun je meetings met andere bezoekers plannen via de app. De manier waarop de locatie is ingericht maakt het ook prettig netwerken: je spreekt elkaar bij de food truck, tijdens de side events, bij de koffiebar en tijdens inspiratiesessies. We focussen op inhoud en het leggen van verbindingen.”

Doordat bezoekers een app downloaden, houden ze beter bij waarvoor ze zich aanmelden en komen ze volgens Van Dijk vaker opdagen bij sessies. “Dankzij deze data kunnen we ook de grootte van zalen bepalen, wat lange rijen voorkomt bij bijvoorbeeld de afterparty of inhoudelijke sessies. Is er tijdens het event meer interesse voor een sessie en ontstaan er daardoor langere rijen, dan gebruiken we die informatie voor het jaar daarna: blijkbaar zijn bepaalde thema’s in trek, maar meldt nog niet iedereen zich vooraf aan.”

Conclusie

Startups willen alles uit hun data halen. The Next Web is daar geen uitzondering op. Of het nu gaat om het versturen van uitnodigingen, het voorkomen van lange rijen of het verbeteren van het event: elke vorm van data wordt ingezet om het event nog beter te maken. Zoals de oprichter dat verwoordt: “Een jarenlang streven naar een nóg betere volgende editie.”

Connecting the Dots 3: Events start with strategy

Uit onderzoek van Momice blijkt dat twee op de drie event professionals in een organisatie werken die nog geen overkoepelende event-strategie heeft. In de derde editie van Connecting the Dots gaan leggen event-strategen van ING uit hoe zij dit hebben aangepakt en kunnen de aanwezigen hiermee zelf aan de slag. Connecting the Dots 03 – Events start with Strategy – vindt plaats op 10 oktober 2019.

Registreer je voor Connecting the Dots 3!