Eventprofessionals zitten in een spagaat: opdrachtgevers willen veel live events organiseren en er zijn amper locaties en cateraars die nog opdrachten aannemen. Eventprofessionals (veelal servicegerichte perfectionisten, zo blijkt uit eigen onderzoek) vinden het heel lastig om “nee” te zeggen. Toch is dit misschien wel het beste moment, zodat er iets gaat veranderen in de kijk op events vanuit het bedrijf — en dat hopelijk de waardering voor de eventprofessional toeneemt.
De event industrie staat op spanning
Twee coronajaren hebben ervoor gezorgd dat in Europa 50% van de werknemers is vertrokken uit de eventbranche. Locaties en cateraars die gericht zijn op live events, komen daardoor moeilijk aan nieuw, gekwalificeerd personeel. En nu er sinds maart (nog maar 3 maanden geleden!) weer live events mogen plaatsvinden, zie je dat eventindustrie al die aanvragen vaak helemaal niet aan kan.
Ad-hoc events door gebrek aan lange termijn visie
Slechts 30% van de bedrijven* heeft een lange termijn eventstrategie. Die andere 70% organiseert ad-hoc events op een tamelijk willekeurig moment. Het zijn dan ook dié bedrijven die nu te horen krijgen: “Sorry, over 7 maanden hebben we weer plek’. Jammer? Zeker. Eigen schuld? In veel gevallen wel. Want ook vóór corona werden events veel te vaak ad-hoc georganiseerd. Deze krapte lijkt dan ook een mooie kans om deze benadering van events voorgoed te veranderen. Dat is in ieders belang: van event leveranciers, eventprofessionals en organisatoren.
Een langetermijn eventstrategie brengt rust in de organisatie
Waarschijnlijk zijn de relaties binnen je organisatie (en dus events) een belangrijk onderdeel van de groeidoelstellingen van je organisatie. Dan is het zonde dat door de krapte jouw moment om je belangrijkste doelgroep te willen zien en spreken niet mogelijk is wanneer je dat wilt. Bedrijven hebben dus nu grofweg 2 opties: óf ze kiezen voor een online variant (mits dit past bij de eventdoelstelling) óf ze stellen het uit. Want niet alleen de branche heeft het druk, ook de doelgroep wordt overspoeld met events! Er is dus een reële kans dat je maar een deel van je belangrijke relaties écht bereikt met het event!
In 6 stappen naar een eventstrategie
Wanneer je een langetermijn eventstrategie ontwikkelt, wordt het makkelijker om deze uitdagingen te omzeilen. Een ‘eventstrategie’, dat klinkt heel complex maar valt best mee met deze aanpak:
- Bepaal samen met andere afdelingen in organisatie (directie, marketing en sales) wie de belangrijkste relaties binnen je organisatie. Dit kunnen verschillende doelgroepen zijn.
- Bepaal voor elke doelgroep hoe vaak je ze wilt zien of spreken op een event. Bijvoorbeeld: elk half jaar.
- Formuleer per event wat je wil bereiken door met hen in contact te komen – de doelstelling, dus.
- Pas de vorm, inhoud en locatie van het event aan op wat er op dat moment mogelijk is. Online kan altijd, live alleen als de omstandigheden dat toelaten. De datum of periode staat vast. De hoe, wat en waar komt later naarmate de datum dichterbij komt.
- Communiceer grote, live events ver van te voren (2-3 maanden) en kondig kleinere (online) events 4-6 weken van tevoren aan. Zo maak je het makkelijk voor jouw doelgroep om tijd vrij te maken om deel te nemen aan de events.
- Stel bij elk event de ambities van de doelgroep centraal, zodat zij het event niet willen missen.
Kies bewust voor live, online en hybride
Ja, het is fijn dat live events weer mogen. Ik geniet er ook van als ik op een mooie locatie ben en mensen spreek die ik lang niet gezien heb of nieuwe contacten opdoe. Maar online events kunnen minstens net zo effectief zijn als je doel is om te informeren of inspireren. Kies dus bewust bij elk event of het in live, online of hybride vorm moet plaatsvinden. Dit zorgt voor een betere balans naar je doelgroep en de event industrie krijgt hierdoor de kans om weer op kracht te komen.
Zorg goed voor je event team!
Events organiseren is altijd stressvol. De krapte bij leveranciers en ad-hoc georganiseerde events die in korte tijd georganiseerd moeten worden, zorgen voor extra druk op eventprofessionals. Dat is geen gezonde situatie om in te werken en bovendien niet vol te houden. Zorg er binnen jouw bedrijf voor dat niet nóg meer gekwalificeerde mensen de branche verlaten. Neem events én event professionals serieus, door events op tijd te plannen, realistische doelen te stellen en goed te zorgen voor de mensen die het voor elkaar moeten krijgen: want goede eventprofessionals zijn goud waard!
Masterclass: Event Blueprint
Wil jij aan de slag met de eventstrategie, doelstellingen en resultaten van jouw events? Meld je dan aan voor de Masterclass Event Blueprint in oktober. Hierin laat ik een groep van maximaal 20 eventprofessionals zien hoe je met de Momice Methode meer impact kunt maken met jouw events.
Dit vind je misschien ook interessant:
