De 10 voordelen van event software

Fleur Oude Voshaar

Bij het organiseren van een event, komen veel verschillende processen samen: bezoekersregistratie, mailings, ticketverkoop en on-site registratie die in veel gevallen nog altijd met veel verschillende systemen uitgevoerd worden. Event software bundelt al deze processen in 1 samenhangende flow.

Hulp nodig bij het maken van een goede keuze? 

Download de shoppinglist

Blog_Beeld_voordelen_event_software_Momice_01@2x

10 redenen om event software te gebruiken

1. Genodigdenlijsten
Bij het uitnodigen is het fijn als je onderscheid kunt maken in verschillende lijsten. Bijvoorbeeld VIPs, reguliere gasten, Early Birds of Pers. Ze vragen immers allemaal net een andere benadering.

2. Uitnodiging  
Je wilt je relaties uitnodigen met een professionele, mooi vormgegeven mail, in de stijl van jouw event of organisatie. Een goede eerste indruk maak je immers maar één keer.

3. Aanmeldformulier 
Om de registratie voor de genodigde zo gemakkelijk mogelijk te maken, stuur je ze vanuit de uitnodiging direct door naar het aanmeldformulier. De aan- en afmeldingen worden dan automatisch bijgehouden in een duidelijk registratieoverzicht. Mogen gasten een introducée meenemen? Wel zo handig als dat ook direct wordt bijgehouden.

4. Bevestiging en reminder 
Is de aanmelding geslaagd? Stuur dan een automatische bevestiging met in elk geval de 5 onderdelen  hieronder, en stuur later een reminder naar degenen die nog niet gereageerd hebben.

  • Registratiegegevens
  • Persoonlijk e-ticket om binnen te komen op het event
  • Link naar de event website voor alle up-to-date event informatie
  • In het geval van live events: directe link naar de livestream
  • Afmeldlink

5. Ticketverkoop  
Verkoop je tickets voor je event? Dan is het handig als de genodigden vanuit de uitnodiging en het registratieformulier direct een ticket kunnen aanschaffen. Na aankoop ontvangen ook zij een automatische registratiebevestiging, met bovenstaande gegevens.

Blog_Beeld_voordelen_event_software_02_03_Momice@2x

6. Event website 
Er is bij een event vaak veel te vertellen over de locatie, programma, sprekers etc. Deel deze informatie op een (tijdelijke) event website, die je altijd up-to-date houdt. Op de dag zelf dient de event website als een digitaal programmaboekje voor je bezoekers.

7. Bezoekers inchecken (on-site registratie) 
Op het event wil je weten wie er aanwezig zijn en wie je nog kunt verwachten. Dit doe je door de deelnemers in te checken, zowel bij live als bij online events. En dan het liefst geautomatiseerd, zodat je niet met je Excellijst bij de deur staat te stuntelen.

8. Badges 
Op sommige events geef je de deelnemers een badge mee. Je wilt geen badges laten drukken voor de gasten die niet aanwezig zijn en lange rijen voor een tafel vol badges voorkomen. Door ter plekke de badges te printen, sla je deze twee vliegen in één klap.

9. Publieksinteractie 
Door je publiek actief bij het event te betrekken (bijvoorbeeld polls, chat en kijkersvragen) zorg je voor een hogere betrokkenheid en interessante informatie. Dit geldt niet alleen voor online of hybride, maar ook voor live events.

10. Resultaten meten
Na het event wil je weten wat jouw event heeft opgeleverd. Je kunt hier achter komen door middel van een event enquête en het bekijken van statistieken van de website, mailings, tickets en aanwezigen.

Benieuwd naar welke features Momice biedt?Alle Momice features op een rij

Losse systemen zijn niet voldoende

Voor elk van deze 10 onderdelen worden vaak verschillende systemen gebruikt, bijvoorbeeld MailChimp voor de mails, Google Forms voor registratie, Wordpress of Wix voor de website en Mentimeter voor interactie. Het grote nadeel is dat deze systemen niet automatisch met elkaar verbonden zijn. MailChimp weet bijvoorbeeld niet wie zich heeft aangemeld, als jij niet handmatig steeds de lijsten aanpast. En hoe houd je bij wie er online kijkt, als je de deelnemers niet ook online incheckt?

Event software bundelt alle 10 de onderdelen

Event software is speciaal ontwikkeld om al deze processen te bundelen en ze op elkaar af te stemmen, zodat jij niet de hele tijd bezig bent met handmatig lijsten im- en exporteren en versiebeheer. Ook deadlines voor de drukker zijn verleden tijd als je gebruik maakt van een digitaal programma of on-site badge printen. Je houdt het overzicht met real-time inzage in aan- en afwezigen als je je bezoekers incheckt en achteraf weet je precies hoe het event beoordeeld werd door de mensen die daadwerkelijk aanwezig waren, want alleen zij krijgen een enquête. Sounds good? 

Bekijk de demo video


Momice_Shoppinglist_Promo

Kies de juiste event software

Om jou als event organisator te helpen bij het maken van een weloverwogen keuze, heeft Momice een aantal dingen voor je op een rij gezet: 

 

Deel dit artikel:

Ontdek hoe Momice werkt!

In een korte demo video laten we je zien wat er allemaal mogelijk is met Momice. Ervaar zelf of Momice bij je past.