Er komt een moment dat je als event manager besluit dat je efficiënter wilt gaan werken en daar de juiste event software bij gaat zoeken. Bij het oriënteren naar oplossingen kan het zomaar voorkomen dat je IT collega’s zeggen dat zij het zelf kunnen ontwikkelen. Hiermee bespaar je een hoop geld toch? Nee, zelfs niet op korte termijn..
Waarom kiezen tech-giganten als Facebook, ServiceNow en Insight ervoor om hun events met de software van Momice te organiseren en niet hun eigen event software te bouwen? Zij hanteren de visie: Doe waar je goed in bent en gebruik specialistische tools voor specialistische projecten.
En daarnaast: Waarom zou je iets bouwen als het al bestaat? Het bouwen van specialistische software kost veel tijd en geld. Hier volgen 6 redenen waarom het bouwen van je eigen (event) software geen goed idee is.
1. Het is heel moeilijk om iets eenvoudigs te maken
Als organisator wil je software die gebruiksvriendelijk is, zodat jij en je collega’s er makkelijk mee kunnen werken. Voor je bezoeker wil je dezelfde ervaring. Een slechte user experience doet afbreuk aan de beleving van het event. Communicatie voor zakelijke events wordt al snel complex door workshop registraties, introducees en meerdere doelgroepen.
Jouw bezoeker moet de keuze maken om zich wel of niet aan te melden voor het event - en de user experience (UX) speelt hierbij vaak een bepalende rol. Het creëren van een soepele UX is een van de lastigste dingen. Meestal geldt: hoe eenvoudiger het er uit ziet, hoe meer tijd er is gestoken in het maken van de perfecte gebruikerservaring. Dit kost veel tijd, energie en geld. Ga bij jezelf te raden of dit echt is wat je wilt (en kunt).
2. Het kennen van de ingrediënten maakt je nog geen chef
Als event manager weet je heel goed wat er allemaal moet gebeuren in de communicatie met je bezoekers: mailings versturen (uitnodigingen, updates, reminders), registraties automatisch bijhouden, een website met alle event informatie voor je bezoekers en een enquête achteraf.
Hiervoor heb je veel verschillende applicaties nodig: Google Forms of Microsoft Excel, MailChimp of Outlook, WordPress, SurveyMonkey... Om te voorkomen dat je steeds handmatig en op verschillende plaatsen de gegevens moet verwerken, zou je liever één geïntegreerd systeem hebben. Het combineren van al deze software vergt veel kennis en kunde en wordt al snel complex. Laat dit dus over aan de échte experts!
3. Het is nooit af
De markt is altijd in beweging, je bent nooit helemaal klaar - en dus is de software nooit helemaal af. Na het opleveren van de eerste versie ontdek je altijd wel een foutje, of kom je erachter dat iets tóch beter kan. Daarnaast heb je te maken met het ondersteunen van verschillende browsers (Internet Explorer, Edge, Chrome, Firefox, Safari) en apparaten (computer, tablet en smartphones). Je moet constant opletten of de software niet geüpdatet moet worden voor specifieke browsers of devices. Elk event is uniek, waardoor steeds andere (complexere) features nodig zijn.
Ten slotte zul je merken dat ook jouw eigen wensen steeds specifieker worden, zodra de software professioneler wordt. Kortom: het bijhouden van de software is een fulltime job. Heb jij hier tijd voor? Bij Momice zijn we met een team van 15 mensen al 5 jaar lang 24/7 bezig met software ontwikkeling en ook wij zijn nog steeds niet klaar!
4. Het gevaar van Sunken Cost Effect
Je kijkt al een uur naar een film, maar je vindt er niks aan. Het wordt niet beter, maar toch blijf je kijken - anders was dat uur immers verloren tijd. Herkenbaar? Dit wordt het Sunken Cost Effect genoemd. Je hebt al zoveel tijd (of nog erger; geld) geïnvesteerd in een bepaald project, dat je er niet meer mee wilt ophouden - en nóg meer gaat investeren.
Bij software ontwikkeling is het van tevoren vaak heel moeilijk in te schatten hoeveel (tijd/geld) het gaat kosten. Zeker wanneer het ontwikkelen niet je core-business is, bestaat de kans dat het project ‘uit de klauwen loopt’. Tegen de tijd dat je hier achter komt, kan het Sunken Cost Effect al opgetreden zijn - en is er vaak geen weg meer terug.
5. Beveiliging, privacy en wetgeving
Wanneer je een evenement organiseert, krijg je te maken met de privacy richtlijnen die Nederland hanteert. Bij het versturen van mailings, opslaan van registratiegegevens en beveiligen van privacygevoelige data komt behoorlijk wat kijken. Zo moet je er bijvoorbeeld voor zorgen dat een relatie zich te allen tijde kan uitschrijven voor mailings.
Daarnaast ben je als organisatie bewerker van de gegevens, dus ben je verplicht om die gegevens goed te beveiligen. Worden de gegevens bewaard op servers in Nederland, de EU of buiten de EU? Staat dat goed in de algemene voorwaarden omschreven? Je hebt de kennis van een (ICT) jurist nodig bij het maken van de juiste keuzes maken. Onderschat de gevolgen (in tijd en kosten) van de regel- en wetgeving niet.
Lees hier alles over veiligheid en privacy.
6. Wie helpt je uit de brand?
De eventbranche is een sector met deadlines. Alles wordt strak gepland en zorgvuldig voorbereid. Maar stel dat je door een bug in de software je mailing niet kunt versturen. Of er treedt een fout op bij het bouwen van de website. Deze situaties zijn niet ondenkbaar - niemand kan 100% foutloze software garanderen!
Daarom is het heel belangrijk dat er altijd iemand klaar staat om je uit de brand te helpen, zodat jij door kunt gaan met de organisatie van je event. Je wilt software die je minder stress oplevert, in plaats van meer. Houd daarom in je achterhoofd dat je bij software ontwikkeling ook je eigen ‘helpdesk’ zult moeten inrichten. En ook dit kost geld!
Conclusie
Het ontwikkelen van (event) software is vakmanschap. Event software is veel meer dan een online registratieformulier en een uitnodigingsmail. Daarom luidt ons advies: concentreer je op je core-business en kies voor professionele partijen die zich 24/7 bezighoudt met software ontwikkeling en altijd voor je klaar staat. Zo werk jij zo efficiënt mogelijk, ontzorg je je IT collega’s en bied je jouw bezoeker de beste ervaring.
Lees meer
Wil je meer weten over het selecteren van de juiste event software? Lees hier meer over: Waar moet je (nog meer) op letten bij event software? of Welke event registratie sotware past bij jou?
