Wat je moet weten over het organiseren van online events

Fleur Oude Voshaar

De verandering van offline naar online events betekent een verandering van perspectief. Er is meer nodig dan een camera achterin de zaal zetten in de hoop dat het publiek hier uren gaat zitten kijken. Deze oplossing is in sommige gevallen voldoende, wanneer er ‘live publiek’ in de zaal zit. Maar voor events die volledig online plaatsvinden, is een andere aanpak nodig. In deze blog laten we zien welke onderdelen je anders in moet richten voor een succesvol online event.


Uitnodiging en registratie

Maak het aantrekkelijk
De uitnodiging en registratie zijn bij online events minstens zo belangrijk als bij offline events. Zorg ervoor dat de propositie en de inhoud exclusief of extreem interessant zijn. Alleen dan kun je jouw doelgroep aanzetten om tijd vrij te maken en aan je event deel te nemen. 

Laat de deelnemers zich registreren
Stuur je genodigden een uitnodiging en laat ze zich registreren. Communiceer de livestream link in de registratiebevestiging en vergeet niet een agenda-item toe te voegen, zodat het event in de agenda van de deelnemer terecht komt. Blijf regelmatig communiceren over het programma om ervoor te zorgen dat je genodigden daadwerkelijk deelnemen aan het event.

Denk na over de timing
Het uitnodigingstraject voor een online event verloopt iets anders dan bij offline events. Dit komt doordat jouw bezoekers niet te maken hebben met reistijd, en zelf kunnen bepalen aan welk onderdeel ze deelnemen. Ook registreert de doelgroep zich eerder voor events die actueel zijn. Het is voor hen fijn als ze niet te lang hoeven te wachten op het event. Het tijdstip waarop je de uitnodiging verstuurt is van belang. Volgens deze whitepaper over webinars is dinsdagochtend de beste dag voor het uitnodigen van de deelnemers.

Programma

Communiceer altijd duidelijk de begintijd van het event zorg dat je precies op tijd begint! Bij een live event kunnen de aanwezigen in de zaal best paar minuten wachten, maar bij een online event is dit not done. Je verliest je publiek – en als ze weg zijn, komen ze waarschijnlijk niet meer terug.

Wat breng je in beeld
Het beeld voor de kijker ziet er bij online events heel anders uit dan bij een klassiek, offline event. Geen spreker op het podium maar TV formats, zoals De Wereld Draait Door en andere talkshow. Dynamische beelden, close-ups van de sprekers of een slide met informatie zijn veel prettiger om naar te kijken dan een spreker naast een scherm. Het podium verandert dus in een studio. Als je het écht goed wilt doen, zorg je voor meerdere camera’s en een regisseur die bepaalt welke beelden getoond worden voor de kijkers thuis. Livestream experts zoals WeAreLive kunnen je hier heel goed over adviseren.

Tijdsduur & timetable
Online kijkers zijn snel afgeleid. Verkort daarom de inhoud van je programma en kom heel snel tot de kern. Voor een livestreamprogramma is 30 minuten tot een uur haalbaar, daarna zijn je kijkers toe aan een break. Heb je meer te vertellen? Verdeel het programma dan in blokken. Hak de content op in verschillende onderwerpen, zodat jouw kijkers kunnen kiezen wat ze wel en niet willen zien. Zorg ook voor een duidelijke timetable en communiceer deze duidelijk van tevoren. Het aanbieden van een livestream lijkt ook hier heel erg op TV, met bijbehorende TV-gids. Houd je dus altijd aan de tijden!

Strijd om aandacht
Net als bij offline events geldt: verplaats je in de doelgroep. Mensen kijken vanuit hun werkplek (thuis of kantoor) naar een computerscherm. Je doelgroep zit niet ‘vast’ in een stoel zoals in een eventzaal – en dus kan men op elk moment besluiten iets anders te gaan doen. De aandacht van de doelgroep vasthouden is de grote uitdaging en je krijgt te maken met heel andere concurrenten: e-mail, Whatsapp, nieuwsberichten en Facebook kunnen ervoor zorgen dat je doelgroep afhaakt.

Interactie

Net als bij offline events is het bij online events belangrijk om je publiek bij het programma te betrekken. Je kunt hiervoor verschillende tools gebruiken, bijvoorbeeld Sendsteps of Kahoot. Hierbij kan het publiek vanaf hun smartphone of computer inloggen op een website om vragen te stellen of te reageren op stellingen. Zorg ervoor dat de resultaten in beeld komen zodat de kijkers zien wat er gebeurt. Let op: dit vereist niet alleen technische kennis, maar ook een regisseur die bepaalt welke vragen interessant en welke resultaten getoond worden.

Workshops

Veel offline events hebben deelsessies of workshops in het programma. Ook bij online events, is dit mogelijk. Laat de deelnemers bijvoorbeeld in kleinere groepen in gesprek gaan over vooraf bepaalde thema’s. Dit kan met conference software zoals Zoom. Zorg ervoor dat iedereen die interesse heeft de websitelink heeft en dat er een host is die het gesprek leidt. Leg bij de start van de workshop de communicatie regels duidelijk uit (staat webcam bijvoorbeeld aan of uit?) en check of iedereen er qua techniek helemaal klaar voor is (werkt de microfoon bij iedereen?).

Netwerken

Netwerken gebeurt niet vanzelf – dit geldt zowel bij online als offline events. Je doelgroep samen in een ruimte zetten is niet voldoende. Het is belangrijk dat jij als gastheer/vrouw ervoor zorgt dat er waardevolle ontmoetingen plaatsvinden. Dit doe je door gasten aan elkaar te introduceren en goed na te denken over wie je met wie wilt verbinden. Ook bij online events is dit van belang!

Online netwerken faciliteren vergt voorbereiding en specifieke kennis. Als je gesprekken in groepen of 1 op 1 meetings wilt faciliteren, heb je hier professionele software voor nodig zoals bijvoorbeeld Networktables. Laat je door hen adviseren voor jouw event.

Evalueren

Ook bij online events is het belangrijk om je bezoekers het event te laten beoordelen. Hoe hebben ze het ervaren? Zijn jouw doelstellingen bereikt? En die van je deelnemers? Verzend net als bij offline events een bezoekersenquête naar de deelnemers. Beperk je tot de kern en houd het aantal vragen minimaal.

Lees meer over enquêtes in onze whitepaper

Conclusie

Online events zijn heel anders dan offline events. De eventlocatie wordt een studio, het programma wordt korter en dynamischer om de aandacht van je publiek vast te houden en er komen andere technieken bij kijken zoals camerawerk, livestream, interactie en eventueel netwerksoftware. Maar er zijn ook een grote overeenkomsten: communicatie, een interessante propositie en het meten van de resultaten blijven extreem belangrijk om je doelgroep in beweging te krijgen na het event.

Benieuwd naar welke tools jij in kunt zetten om online events te realiseren? In ons e-book Online Tools beschrijven wij meer dan 25 online tools die jou helpen om een succesvol (online) event te organiseren.

Download het e-book

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice®.