10 Tips voor feilloze aanwezigheidsregistratie

De dag van het event is gekomen. Dit is de dag waar het om draait - waar je als event professional naar hebt toegewerkt. Een belangrijk onderdeel van deze dag is aanwezigheidsregistratie: het inchecken van je bezoekers bij aankomst. Je wilt dat dit soepel verloopt, maar hoe zorg je voor een vlekkeloos proces?

Inchecken leidt tot inzichten

Door je bezoekers in te checken op het event, krijg je inzage in de toegangsstromen van bezoekers. Je weet precies wie er wel en niet aanwezig is - belangrijke informatie in geval van een calamiteit. Ook kun je de aanwezigen direct na het event een bedankmail sturen en hen om feedback vragen, zodat jij je eventdoelstellingen kunt meten.

Ook de afwezigen kun je na het event eenvoudig benaderen. Vertel hen dat je ze gemist hebt en vraag wat de reden is geweest. Dit kan nuttige informatie opleveren voor de volgende keer.


Plan het goed

Wanneer je al weet dat je bezoekers wilt inchecken, zorg er dan voor dat je ze al bij de bevestigingsemail een e-ticket met QR-code toestuurt. Je kunt deze heel eenvoudig scannen zonder ingewikkelde apparatuur, gewoon met je smartphone. Op de dag zelf is het belangrijk dat het inchecken soepel verloopt: lange wachtrijen bij binnenkomst zijn irritatiepunt nummer 1! Hier volgen 10 tips hoe je ervoor kunt zorgen dat je bezoekers ontspannen aan de dag kunnen beginnen.


10 onmisbare tips voor vlekkeloze aanwezigheidsregistratie


  • Tip 1: Zorg voor een goede doorstroom. Je kunt dit doen door de handelingen per persoon te minimaliseren, of door de handelingen door meer mensen te laten uitvoeren.  

  • Tip 2: Test alle stappen van het registratieproces van tevoren, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

  • Tip 3: Zorg voor voldoende scanpunten om het inchecken zo vlot mogelijk te laten verlopen. In onze White Paper “Registratie staat een formule voor het berekenen van het aantal scanpunten.

  • Tip 4: Stel de scanpunten bij de entree altijd zo breed mogelijk op om zoveel mogelijk bezoekers tegelijkertijd in te checken.

  • Tip 5: Niet iedere bezoeker heeft zijn/haar e-ticket bij de hand: zorg voor een computer (mét internet) om bezoekers handmatig in te checken.
  • Tip 6: Zorg voor een gedegen bezoekersregistratie app: Een snelle en reclamevrij QR-reader app. Android biedt standaard een geïntegreerde QR reader aan.* 

  • Tip 7: Zorg voor een stabiele internetverbinding.

  • Tip 8: Gebruik volledig opgeladen smartphones voor scannen en houd laders bij de hand.

  • Tip 9: Versnel het incheckproces door de bezoekers in de rij erop te attenderen hun e-ticket gereed te houden.

  • Tip 10: Bedenk voor jezelf of je badges vooraf wilt printen of tijdens het event. Ze hebben beiden voor- en nadelen. On-site printen ziet er leuk uit, maar dan moet je laptops, printers en badges regelen, dit is duur en kan vertragend werken. Anderzijds vooraf printen helpt papierverspilling in de hand bij een lage opkomst. Daarnaast is een balie vol met badges niet altijd even mooi.

Conclusie

Het inchecken van bezoekers kan leiden tot waardevolle inzichten over je event. Zorg ervoor dat dit soepel verloopt met een bezoekersregistratie app, dit draagt bij aan een positieve ervaring van de je bezoeker. Immers: lang wachten is frustratie #1. Met bovenstaande tips zorg je ervoor dat al je bezoekers op tijd zijn voor de start van het programma, zonder dat ze lang hebben moeten wachten.

 

  • Update: Voor Iphone gebruikers (versies iOS 10 en ouder) geldt: Gratis apps hebben reclame, dus schaf een betaalde versie aan. Vaak kosten deze niet meer dan 2 euro. Goed nieuws voor event organisatoren: Vanaf 19 september is de nieuwste versie van de mobiele systeemsoftware iOS 11 beschikbaar voor iPhone en iPad. Vanaf deze versie zit een QR scanner standaard in iOS ingebouwd.

 

Om je evenement nog meer te stroomlijnen, lees hier meer over bezoekers inchecken of over aanwezigheidsregistratie.

 

Download de white paper over (on-site) registratie