December is een feestmaand. Zowel privé en op het werk. Veel organisaties besteden in deze periode extra aandacht aan hun medewerkers en belangrijke externe relaties. Voor sommigen voelt het misschien als een verplicht nummer, toch zijn het belang en de impact van dergelijke events niet te onderschatten!
Het succes van je event valt of staat met een soepel uitnodigings- en registratieproces. Hoe beter dit verloopt, hoe meer aanmeldingen je kunt verwachten. Je kunt de communicatie rondom je Sinterklaasfeest, kerstdiner of nieuwjaarsborrel slim inzetten om medewerkers betrokken te houden en zo de opkomst te verhogen. We geven je een aantal simpele tips om het maximale uit je eindejaarsevent te halen.
Dit hebben alle eindejaarsevents gemeen
December: de drukste periode van het jaar
Allereerst: de periode van voorbereiding. Hoewel de nieuwjaarsborrel plaatsvindt in januari van volgend jaar, vinden de voorbereidingen plaats in Q4 van dit jaar. November en december zijn voor veel organisaties de drukste tijd van het jaar. Onderschat de organisatie van een Sinterklaasfeest, kerstborrel of nieuwjaarsdiner niet — je doet het er niet ‘zomaar even bij’.
Het uitnodigings- en registratieproces
De verschillende eindejaarsevents hebben vergelijkbare registratieprocessen. Vaak mogen medewerkers introducé uitnodigen (partners, kinderen of zakenrelatie). Onderzoek of jouw registratiesoftware ook de registratie van introducees ondersteunt - dit scheelt een heleboel handmatig werk!
Om je te helpen bij een leuke vormgeving van de uitnodiging voor jouw eindejaarsevent, hebben we een leuke designkit voor je samengesteld. 
Dit zijn de verschillen: doelen & doelgroepen
Elk van de eindejaarsevents heeft een ander doel. Het Sinterklaasfeest op het werk draait om het gezin van de medewerker. Partners en kinderen krijgen de kans om elkaars gezin te ontmoeten en de werkplek te bekijken. Dit versterkt de onderlinge banden en de betrokkenheid van de medewerkers.
Bij een kerstborrel of -diner staan het het personeel en het team centraal. Terugblikken op het afgelopen jaar, successen vieren, en kerstpakketten of bonussen uitdelen zijn belangrijke onderdelen. Er is ruimte voor erkenning en beloning van de medewerkers.
Een nieuwjaarsborrel of -receptie is een mooie mogelijkheid om ook externe relaties te betrekken. Samen het nieuwe jaar inluiden, vooruitblikken, plannen maken en relaties (opnieuw) aanhalen, dat is het idee. Deze bijeenkomsten zijn dan ook uitstekend geschikt voor acquisitie en accountmanagement.
5 Tips voor jouw sinterklaas, kerstborrel of nieuwjaarsfeest op het werk
1. Begin op tijd
De voorbereiding van eindejaarsevents valt in de drukste periode van het jaar. Niet alleen op het werk is het een drukke tijd - ook de privé-agenda’s van veel mensen zijn behoorlijk gevuld. Verstuur daarom de save-the-date of uitnodiging op tijd, zodat mensen ruimte kunnen reserveren in hun agenda.
2. Formuleer duidelijke doelen (ja, echt!)
Denk na over het uiteindelijke doel van het eindejaarsevent van je bedrijf. Zowel harde als zachte doelstellingen spelen een rol zoals betrokkenheid, opkomst of inhoud. Je doet het immers niet voor niets! Hoe ga je deze doelen meten? Kun je aangeven wanneer het event voor jou een succes is? Tip 5 kan je hierbij helpen.
3. Slimme registratie & communicatie
Vertel je collega’s duidelijk wat er van ze verwacht wordt - en waarom ze niet mogen ontbreken. Werk je met introducees? Geef dan duidelijk aan hoe de registratie werkt. Bedenk van tevoren wat je wilt weten van je collega’s (dieetwensen of een leuk weetje over de kinderen voor in het Grote Boek van de Sint) en neem deze vragen op in het registratieformulier. Zorg ervoor dat alles er aantrekkelijk uitziet, zodat jouw collega’s er zin in krijgen!
4. Check je deelnemers in
Het Sinterklaasfeest, kerstdiner en nieuwjaarsfeest zijn feestelijke gebeurtenissen - maar wel met een doelstelling. Door je medewerkers in te checken op de dag van het event, weet je precies wie er aanwezig was. Je kunt hiervoor creatieve manieren bedenken. Leg bijvoorbeeld een chocoladeletter, kersttrui of andere attentie klaar voor iedere medewerker, zodat je kunt zien wie er nog ontbreekt. Je kunt je deelnemers natuurlijk ook ‘gewoon’ inchecken door hun e-ticket te scannen.
5. Evalueer!
Als je weet wie aanwezig was op jouw Sinterklaasfeest of kerstborrel, kun je de aanwezigen eenvoudig een enquête sturen om hun feedback te vragen. Dit kan een goed moment zijn om het algemene sentiment onder de medewerkers te peilen - ook als je ze gemist hebt op het event. Enquêtes leveren waardevolle informatie op voor de volgende editie. Download hier de white paper van Momice over enquêtes.
Bonus: Online eindejaarsevent
Ben je dit jaar tóch weer aangewezen op een online editie van jouw eindejaarsevent? Lees dan leuke tips in deze blog.
Conclusie
December is een van de drukste maanden, zowel privé als op het werk. Toch is december een mooie periode om de band met collega’s en relaties aan te halen. Heldere communicatie en soepele registratie zorgen voor een hogere opkomst en meer betrokkenheid. Als je duidelijke doelen gesteld hebt, kun je uiteindelijk de resultaten meten en volgende edities verbeteren.
