Petra Engel is communicatiemedewerker bij NOM, de investerings- en ontwikkelingsmaatschappij voor Noord-Nederland. Elk jaar organiseert de NOM het Midzomerfeest. Dit event wordt door zo’n vijfhonderd relaties bezocht. In dit interview legt Engel uit hoe Momice Agency haar hielp bij het ontwerpen van de eventwebsite en mailing, waardoor ze meer tijd overhoudt voor de inhoudelijke organisatie van het event.
Het Midzomerfeest kent elk jaar een ander thema. Engel: “Van een vintage zomerkamp, met jaren ’60-muziek tot een Pippi Langkous-thema, Alice in Wonderland of een ‘Suikerfeest’ op het voormalige terrein van de SuikerUnie in Groningen: we proberen het event creatief in te steken. Ook door de bezoekers bijvoorbeeld te verwelkomen op een eigen eiland, waar ze alleen per boot kunnen komen. Zo valt het event echt op.”
Populair relatie-event
Engel stelt dat het doel van het Midzomerfeest is om relaties in staat te stellen hun netwerk te vergroten. “Het is daarbij ook niet vervelend als ons netwerk de NOM meer waardeert, omdat we ze met dit event de kans geven om hun netwerk te vergroten. Ook bedanken we met dit evenement de overheden, ondernemers en consultants voor de fijne samenwerking en brengen we ze met elkaar in contact.”
Dit jaar werd het Midzomerfeest voor de tiende keer georganiseerd. In die tien jaar is het event geëvolueerd. Bezoekers zijn welkom van half vijf tot half negen en er is geen programma. Wel zijn er food-kraampjes en bars. Bezoekers geven daardoor zelf invulling aan het event. Ik vermoed dat dit mede de kracht is van het Midzomerfeest. We hebben jaarlijks 500 aanmeldingen en veel aanvragen, maar helaas is er niet altijd plek voor elke geïnteresseerde.”
Uitnodigingen beheren
In het verleden werden de uitnodigingen voor het Midzomerfeest nog op papier gedrukt. Dat had een nadeel: men gaf het ticket weg aan collega’s of bekenden, die graag het Midzomerfeest bezochten. “Dat is zonde, want we willen juist dat bezoekers een band hebben met de NOM. Daarom gebruiken we Momice voor het sturen en beheren van uitnodigingen. Zo voorkomen we dat er bezoekers aanwezig zijn die we niet hebben uitgenodigd.”
Een andere manier waarop de NOM nog meer betrokken is geraakt bij het event en de gasten, is door de actievere rol van de eventorganisatie. “Alle collega’s zijn tegenwoordig om beurten aanwezig bij de registratiebalie of staan klaar met een welkomstdrankje. Daardoor zijn we als organisatie nog beter zichtbaar op het event.”
Meer tijd voor inhoudelijke organisatie
Dit jaar heeft de NOM voor de tweede keer samengewerkt met Momice Agency. Deze projectmanagers van Momice richten de eventcommunicatie en -registratie naar wens van de klant in – van het design van de website en mailings tot de bezoekersenquête achteraf. “Gezien hun brede kennis van de software, was het een logische stap om dit aan de Agency uit te besteden. Wij weten precies hoe we willen dat het event er uit moet zien. De Agency weet dit weer te vertalen naar aantrekkelijke uitnodigingen en eventwebsites. Zo werk je samen aan een goed product.”
“Ik vind de samenwerking met de Agency prettig. Het zijn professionals die het grote plaatje zien en met je meedenken. Omdat de lijst met genodigden vaak verandert, is het tijdrovend om uitnodigingen en herinneringen te sturen. Ook daarin ontzorgt Momice Agency mij. Hierdoor hoef ik niet meer met een Excel-bestand te stoeien om updates en uitnodigingen te versturen. De tijd die ik overhoud, kan ik in de inhoudelijke organisatie investeren. Dat komt de kwaliteit van het event ten goede.”
Ervaring met uitnodigingen
Engel: “Ik zou Momice Agency aanraden aan anderen. Niet alleen omdat het mij tijd bespaart, maar ook omdat het event beter wordt van de inhoudelijke expertise van het team. Bij onze laatste editie nam de directeur van NOM afscheid. We wilden die informatie delen via de registratiebevestiging, maar Momice raadde ons aan hier een aparte update voor uit te sturen. Daardoor loopt de communicatie veel efficiënter.”
Engel ziet als communicatiemedewerker graag uniformiteit in alle uitingen terug. “Daarom vind ik design erg belangrijk: alles moet bij elkaar passen, hetzelfde gevoel oproepen en uitstralen dat het een uiting van de NOM is. We vonden het design van de Agency zo passend bij het event, dat we het hebben gebruikt voor nog veel meer uitingen. Je zag het niet alleen terug op onze website, maar ook op de naambadges, de parkeerborden en zelfs op het etiket van de snoepjes uit de goodiebag.”
Conclusie
De NOM organiseert jaarlijks het Midzomerfeest om daarmee de relaties te bedanken voor de fijne samenwerking. Het is een populair netwerkevent, waarvan de uitnodigingen voorheen van hand tot hand gingen. Daarom besloot de NOM om de registratie met Momice te organiseren. Momice Agency hielp de NOM met een op maat gemaakte eventcommunicatie en -registratie. Hierdoor hield Engel meer tijd over voor inhoudelijke eventorganisatie, wat een positieve bijdrage heeft geleverd aan de kwaliteit van het evenement.
