Gebruik Momice als coördinatie app voor veilige op-en afbouw

Fleur Oude Voshaar

Voor alle zakelijke '1,5 meter bijeenkomsten' gelden nu strenge richtlijnen. Deze regel richtlijnen zijn niet alleen van toepassing op bezoekers, maar ook op leveranciers. Tijdens de op- en afbouw van jouw event speelt de coördinatie van alle leveranciers een belangrijke rol. Je kunt in Momice een speciale event website inrichten voor het productieteam. Hier communiceer je eenvoudig over hygiënevoorschriften, ingangen, routing en tijden etc. Zo waarborg je de veiligheid van je leveranciers en voorkom je veel terugkerende vragen.

Protocol zakelijke bijeenkomsten

De op- en afbouwdagen waren ‘normaal gesproken’ drukke, chaotische dagen met veel verschillende leveranciers op de eventlocatie. In de huidige situatie is dat niet wenselijk en zelfs gevaarlijk. In het protocol van het Event Platform staan dan ook duidelijke richtlijnen waar jij je als organisator aan moet houden, in relatie tot jouw leveranciers.

De belangrijkste richtlijnen voor leveranciers

Hoeveel leveranciers zijn er betrokken bij jouw event? Catering, AV / techniek, locatie, on-site registratie, branding, sprekers, artiesten, aankleding, crew. Iedereen moet zich aan de richtlijnen houden:

  • Voor leveranciers wordt tijdens de op- en afbouw 10m2 per persoon gerekend
  • Hygiënevoorschriften moeten vooraf gecommuniceerd worden.
  • Per leverancier moet aangegeven worden hoeveel personen aanwezig zijn bij de op- en afbouw.
  • De ruimte moet worden ingedeeld worden in vakken, gekoppeld aan een tijdschema voor op- en afbouw.
  • Er moet gezorgd worden voor duidelijke signing en routing voor de op- en afbouwcrew, met zoveel mogelijk éénrichtingsverkeer.
  • Er moet duidelijk worden aangegeven waar en wanneer men kan laden en lossen.
  • Het draaiboek dient 1 week van te voren gedeeld worden met alle leveranciers.
  • Crewcatering: eten zelf meenemen of ingepakte éénpersoons eetpakketjes op locatie.

De productieteam website als bijbel

Er is dus veel meer te communiceren dan je gewend bent en met al deze verschillende partijen. Hoe krijg je de informatie bij alle leveranciers terecht? Eén ding is zeker: ga ze niet mailen! Een e-mail raakt gemakkelijk verloren en de informatie veroudert snel. Zet daarom alle informatie op een handige (event) website en deel die link met alle leveranciers. Zo heeft iedereen altijd de actuele informatie op één centrale plek.

Op de website zet je in elk geval:

  • Draaiboek met tijdschema’s van op- en afbouw. Zo heb je meteen een papierloze oplossing, die beter is voor de wereld!
  • Locatiegegevens: adres en plattegronden van de eventlocatie en informatie over laden en lossen.
  • Hygiënerichtlijnen: onderdelen uit het protocol die van toepassing zijn op jouw event.
  • Contactgegevens (foto, mail en telefoonnummer) van de organisatie en Chief Corona Officer.

Versie 1,5 - def NU ECHT DEF!!

Het opzetten van een ‘hele’ website lijkt veel werk. Maar ga eens na hoe vaak bijvoorbeeld een draaiboek nog wijzigt. Het is veel efficiënter om één keer een compacte website te bouwen en die regelmatig te updaten dan eindeloos te blijven mailen met nieuwe versies. Bestandsnamen met namen als ‘Versie 1,5 - def NU ECHT DEF!!’, wie heeft ze niet voorbij zien komen? Als iedereen weet dat ze altijd op de website terechtkunnen voor up-to-date info, voorkom je veel ruis en bespaar je heel veel tijd!

Met Momice maak je in een paar minuten zo’n handige event website. Met een snelkoppeling op hun smartphone hebben jouw leveranciers alle informatie altijd op zak. Handig toch?! Probeer het eens – en vergeet niet je leveranciers om  feedback te vragen en zo het proces te optimaliseren.

Benieuwd hoe jij jouw events veilig inricht voor bezoekers? Lees er alles over in deze blog. We hebben de rode draad ook samengevat in een handige infographic. 

Download de infographic

Deel dit artikel:

Persoonlijke demo

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice.