Als echte event professional denk je alles tot in de puntjes uit, wanneer je een event organiseert. Maar niet zelden veranderen er een hoop dingen op het laatste moment: het programma, de sprekers, en soms zelfs de locatie! Als organisator wil je dat je bezoekers altijd op de oogte zijn - en op tijd op de juiste plek zullen verschijnen. Voor de communicatie met je bezoekers gebruik je waarschijnlijk verschillende kanalen zoals: email, apps en een website. Wat werkt eigenlijk het beste voor je bezoekers?
Wat je bezoeker wil weten
Voor bezoekers van een event zijn de volgende dingen van belang, wanneer het over de event-informatie gaat:
- Alle event info op 1 centraal punt.
- Up-to-date programma-informatie.
- Informatie beschikbaar op alle devices (laptop, smartphone, tablet).
- Eenvoudig en altijd bij de hand: online én offline.
- Netwerken: weten wie er nog meer is.
Emails: gefragmenteerde informatie
Het is gebruikelijk om je bezoekers te informeren per email. Echter, omdat je bezoeker per dag ontzettend veel emails ontvangt, is er een goede kans dat de email niet of niet goed gelezen wordt. Grote kans dat je bezoeker belangrijke informatie mist! Daarnaast versturen veel event organisatoren aparte emails voor verschillende onderwerpen: bijvoorbeeld het aankondigen van de locatie, aankondigen van de sprekers en aankondigen van (wijzigingen in) het programma. Dit maakt het bijna onmogelijk voor je bezoeker om een goed overzicht te krijgen van de laatste (relevante) informatie: het is veel te gefragmenteerd!
Apps zien er geweldig uit, maar zijn ze dat ook?
Om de informatie te centraliseren, wordt vaak gedacht dat apps de beste oplossing zijn. In theorie zijn apps een geweldig middel om informatie inzichtelijk te maken - en zelfs om de interactie met je bezoekers te vergroten. Maar ze hebben ook een aantal fikse nadelen, wanneer het aankomt op de behoeften van je bezoeker:
- Je bezoeker zit waarschijnlijk niet te wachten op NOG een app op zijn telefoon. Hij heeft er al zoveel, zijn geheugen zit vol etc.
- Het downloaden een app kost moeite: bezoek aan de app store, wachtwoord invoeren, geheugen vrijmaken… allemaal dingen die het risico vergroten dat je bezoeker het niet doet, of het vergeet. Bovendien duren de meeste corporate events slechts 4 uur en vinden veel mensen het niet de moeite.
- Een event app bouwen is duur! Er zijn aparte apps nodig voor Apple en Android smartphones. Dit betekent dat je een aparte app moet ontwikkelen voor maar liefst drie (!) platforms. Dit betekent hoge ontwikkelkosten.
Kort samengevat is een speciale event app niet vanzelfsprekend de beste oplossing voor je bezoeker, noch voor jou als organisator. Vanwege de hoge kosten is het onmogelijk om een app te bouwen voor al je (kleinere) events. Waarom zou je niet gaan voor een oplossing die eenvoudiger, efficiënter en bovendien structureler is? Heb je wel eens gedacht aan het maken van een event website?
6 redenen waarom een event website het wint van de event app
We hebben vastgesteld dat emails niet het perfecte medium zijn, omdat ze leiden tot gefragmenteerde informatie. Ook apps zijn niet volmaakt: ze zijn duur en niet laagdrempelig genoeg voor de bezoeker. Toch is er goed nieuws: websites, browsers en devices (telefoons, laptops en tablets) worden steeds krachtiger. Een goede event website kan voorzien in de behoeften van de bezoeker én van de organisator!
Een event website is:
- Kostenefficiënt in de ontwikkeling
- Gebruiksvriendelijk: geen installatie, geen updates en ze nemen minder geheugen in
- Altijd up-to-date
- Beschikbaar met of zonder internetverbinding (dus online en offline)
- Toegankelijk via een simpele shortcut op je homescreen
- Toepasbaar (responsive) op alle typen smartphones, tablets en computerschermen
Conclusie
Bij Momice geloven we dat websites het beste (en eenvoudigste) medium zijn om je bezoekers op de hoogte te houden van je event. Gebruik email voor korte en krachtige notificaties - en stuur je bezoeker altijd naar de website voor het volledige overzicht.
Wanneer je een event website maakt, is het goed om een aantal basisregels in je achterhoofd te houden. In de volgende blog geven we je tips & tricks over hoe een professionele en gebruiksvriendelijke website te maken voor je bezoekers! Of wil jij het verschil weten tussen een native en web app? Kom erachter!
Tip: In maart 2018 heeft Momice een complete nieuwe event website design gelanceerd. Bekijk het nieuwe design op onze product pagina of bekijk het nieuwe uitgebreide event website design handleiding om meteen aan de slag te gaan!
