Op 14 mei vond de tweede editie van Connecting the Dots plaats. Dit event van Momice en Sendsteps richtte zich op het verhogen van de impact van events. Op het event presenteerden Rutger Bremer (oprichter van Momice) en Gert Slob (gedragswetenschapper bij de Behavior Change Group) de Event Blueprint – een tool die event professionals helpt bij het formuleren van goede doelstellingen om zo de resultaten te kunnen meten.
Daphne Engelbert (event organisator bij de gemeente Rotterdam), Vere Hullegie (event coördinator bij BOVAG) en Jelko de Ruijter (woordvoerder bij de HKU) vertellen hoe ze dit event hebben ervaren. Hullegie: “Veel events zijn ofwel erg abstract of bieden geen nieuwe informatie. Connecting the Dots onderscheidt zich in dat opzicht.” We Are Live verzorgde de livestream tijdens Connecting the Dots. Tijdens het event hebben ook zij enkele bezoekers geïnterviewd. Benieuwd? Bekijk dan de aftermovie hieronder!
Dit artikel loopt verder door onder de aftermovie van Connecting the Dots.
Vraag duizend keer: waarom?
Daphne Engelbert neemt in het event-team van de Gemeente Rotterdam vaak de rol aan van kritische vragensteller. Connecting the Dots voelde voor Engelbert dan ook als een feest der herkenning. “Dit event overtuigt mij in de motivatie om altijd door te vragen. Ik zeg altijd dat het meeste werk aan de ‘voorkant’ zit. Juist het gesprek met de (interne) opdrachtgever is het meest uitdagend en tijdrovend. Wees in die fase kritisch, ga niet als een kip zonder kop aan de slag en blijf benieuwd naar de onderliggende reden om een event te organiseren. Vraag het desnoods duizend keer, maar blijf benieuwd waarom iemand een bepaald event wil organiseren. Geef je (interne) klant iets om over na te denken, in plaats van meteen aan de slag te gaan.”
Engelbert vond het nuttig om de drie vormen van weerstand voor gedragsverandering te ontdekken. “Als overheidsinstantie moet je je daar extra bewust van zijn. Dat soort invalshoeken en nieuwe informatie zijn interessant en toepasbaar. Hoe ik het event zou samenvatten? In goed Rotterdams: zonder kernboodschap praat je als event professional maar wartaal!”
Branchevreemd inzicht is bijzonder bruikbaar
Vere Hullegie, event coördinator bij BOVAG, was ook aanwezig bij de vorige editie van Connecting the Dots. Hoewel ze niet goed wist wat ze van deze editie kon verwachten, is ze toch blij dat ze ook deze editie van de reeks heeft bezocht. “Gaaf dat er een heuse Event Blueprint gepresenteerd is. Zo krijg je meteen concrete handvatten om je te verdiepen en kritisch naar je rol als event professional te kijken. Ons is goed uitgelegd hoe we met de Event Blueprint moeten werken, al denk ik dat we er nog wat meer tijd voor moeten nemen om het echt onder de knie te krijgen. Die tijdsinvestering wil ik absoluut doen.”
Dat er een branchevreemde expert sprak tijdens het event, noemt Hullegie een welkome afwisseling. “Het is daarentegen weer fijn om samen met vakgenoten een event-casus op te lossen. Zo hebben we samen geleerd hoe we de theorie moeten toepassen.” Het event waardeert de event coördinator met een 8. “Ik ben positief verrast. Veel bijeenkomsten zijn ofwel erg abstract of hebben weinig concrete of nieuwe informatie. Je bezoekt alleen een event onder werktijd als het een echte meerwaarde biedt. Dat is bij dit event ook echt het geval. De belofte die aan het begin van Connecting the Dots is gedaan – events naar een hoger niveau tillen – lijkt te worden ingelost. Ik zou andere event professionals aanraden om ook naar Connecting the Dots te gaan.”
Ook communicatieprofessionals hebben baat bij Connecting the Dots
Jelko de Ruijter werkt op de afdeling Communicatie van HKU als persvoorlichter en bezocht samen met zijn collega van evenementenorganisatie, Dennis Voortman, Connecting the Dots. Hij vindt het een eye-opener om te zien dat er duidelijke vergelijkingen zijn in de uitdagingen van event- en communicatieprofessionals. “Voor de uitvoering van je werk baseer je je vaak op een opdracht van je leidinggevende. Het is dan erg belangrijk dat de waarom-vraag helder is beantwoord. Waarom doen we dit en wat is het doel? Dat is niet alleen bevredigend voor je eigen werk, maar verbetert ook het resultaat aanzienlijk.”
De Ruijter: “In het communicatievak hebben we het vaak over storytelling: het vertellen van het verhaal van je organisatie door middel van illustratieve voorbeelden via de voor jou best werkende middelen. Dat werkt pas echt goed als je de essentie van je organisatie kent. Wat doen we precies, waar staan we voor en wat is onze missie? Op die kennis bouw je een communicatiestrategie. Welke verhalen vertel je met welke middelen en voor welke doelgroepen? Ik kan me voorstellen dat het exact hetzelfde kan werken voor event managers. Sterker nog: dat je elkaar daarin kunt aanvullen. Want een evenement is net zo goed onderdeel van het verhaal van je organisatie. Ik denk daarom dat het erg leerzaam kan zijn voor communicatiespecialisten om eens met hun event manager mee te gaan naar Connecting the Dots.”
Benieuwd naar het uitgebreide verslag van het event? Lees het hier!
Conclusie
De tweede editie van Connecting the Dots geeft event professionals concrete handvatten om een meer strategische rol aan te nemen. De Event Blueprint is een feest der herkenning voor wie al een meer kritische en vragende rol aanneemt. Andere event professionals helpt het juist op weg om een meer adviserende rol aan te nemen. De uitdagingen van event- en communicatieprofessionals blijken veel op elkaar te lijken. Het bezoeken van een Connecting the Dots event, samen met de marketing of communicatie collega, strekt dan ook tot de aanbeveling.
