De eventprofessional van de toekomst krijgt steeds meer te maken met online en hybride events. Momice ontwikkelde een speciale Masterclass: een training vol toegepaste, praktische informatie, opdrachten en onderlinge interactie om deze kennis te verdiepen. Na een zeer succesvolle eerste (online) Masterclass, werd een tweede editie georganiseerd, dit keer live op locatie.
Wil jij deze Masterclass ook bijwonen? De voorinschrijving voor de volgende editie is geopend! We kunnen ook een in-company training op maat maken. 
Praktische zaken lijken de uitdaging
Een diverse groep met uiteenlopende deelnemers uit corporates (oa. Canon en Conclusion), universiteiten en MKB zorgde voor interessante discussies en uiteenlopende vragen. In het begin van de training verzamelde Rutger Bremer (mede-oprichter van Momice en trainer van de Masterclass) de belangrijkste vragen en beloofde alle vragen te beantwoorden voor het einde van de training. In de ochtend kwamen vooral praktische vragen aan bod:
- Formats
- Programma, sprekers en script
- Publieksinteractie
- Techniek & tools
- Productie van online en events
- Crew & leveranciers
Vooral het technische deel van online events blijkt voor veel event pro’s een spannend en onbekend onderdeel. Een live studio setting geeft direct meer inzicht in de technische (on)mogelijkheden. Momice marketeer Sven laat zien waar je op moet letten bij geluid, licht en camera’s, hoe je gebruik maakt van een switch paneel en hoe je een livesteam opzet. “Dit helpt” zeggen de deelnemers, “nu weet ik in elk geval waar ik op moet letten bij de selectie en het aansturen, ook al hoef ik het zelf niet te kunnen.” Hetzelfde geld voor de inzet van een regisseur tijdens het online (deel van een hybride) event. “Deze rol wordt vaak onderschat, maar ik zie nu dat ik echt niet zonder kan!”
Betrokkenheid begint bij betrekken!
Rutger Bremer stelt dat het event veel meer gezien moet worden als een dialoog, die al start vóór het event. “Het registratieformulier is het begin van het gesprek met je deelnemers. Stel vragen en betrek ze bij het event.” Tijdens het event kun je publieksinteractie inzetten om het gesprek te vervolgen. “Vraag de deelnemers niet alleen om jou iets te geven, maar luister vraag ook om hun mening en luister naar ze. Bovendien is het event een perfect moment om te toetsen of de boodschap aankomt, dit werkt vaak nog beter dan achteraf. Op deze manier wordt de dialoog echt een onderdeel van de event journey.”
Het aantal aanmeldingen voor een event is
geen doelstelling, maar een sub-doelstelling
om het ‘grotere’ doel te behalen.
Doelstellingen en doelgroep maken het échte verschil!
Hoewel het hele praktische gedeelte tot veel nieuwe inzichten heeft geleid, wordt het pas echt spannend tijdens het middagprogramma. Hier staan ‘zwaardere’ onderwerpen op de agenda als event doelstellingen, doelgroepanalyse, keuzecriteria voor hybride events en het meten van de resultaten. Rutger staat uitgebreid stil bij de noodzaak van goede doelstellingen en laat zien hoe deze eruit zien. De deelnemers maken kennis met de Momice Event Blueprint — een handige (gratis) tool die eventmanagers helpt bij het scherp krijgen van doelstellingen, doelgroepanalyse, kernboodschap en actiepunten voor hun event. Taaie kost, zou je denken. Maar iedereen zit op het puntje van hun stoel, omdat ze zien wat zij zelf kunnen bijdragen aan dit onderdeel.
Wil jij direct aan de slag met de doelstellingen, doelgroep en actiepunten van jouw event?
De deelnemers komen tot belangrijke inzichten:
- Doelstelling worden vaak niet vooraf bepaald
- Veel doelstellingen zijn helemaal niet meetbaar
- Een goede doelgroepanalyse ontbreekt bij veel events
- Het verschil tussen hoofd- en subdoelstellingen is niet altijd duidelijk
- Relatiemanagement is nodig om de doelstellingen te behalen
Voor mij geen event meer zónder de
Event Blueprint!
De eventmanager van de toekomst: de event architect
“Hoe kijken jullie naar de rol van de eventmanager in de toekomst? En hoe heeft de komst van online en hybride events daaraan bijgedragen?” vraagt Rutger aan de groep. Sandra (Canon) komt met een mooie verwoording, waar de rest van de groep even stil van is: “Ik denk dat de eventmanager steeds meer een overkoepelende rol gaat vervullen: overzicht creëren, verschillende belangen inzien en samenbrengen, samen erachter komen waar je naartoe gaat werken, met het event. Dan kun je taken en verantwoordelijkheden onderverdelen. We moeten als eventmanager blijven luisteren naar je doelgroep, elkaar blijven uitdagen en ook het vak blijven challengen.” “En doe je dit eigenlijk niet nu ook al?” vraagt Rutger. “Ja,” zegt ze lachend, “eigenlijk wel.”
Ook Nicole heeft een mooie metafoor: “Event managers worden veel meer de Architect van het event. We bouwen eerst het geraamte, als dat staat gaan we het invullen. Daarom vraag ik altijd als eerste “HOE gaan we dit aanpakken?” Zo kun je taken verdelen en én mensen hierop aanspreken. Voorheen hield ik zoveel ballen in de lucht, dat is met de komst van het online of hybride stuk echt niet meer mogelijk. We noemen elkaar soms onderling ook wel eens de ‘golden retriever’: iemand gooit een bal weg en we rennen er meteen achteraan, zonder dat we weten waarom. Dit moet echt veranderen.”
Ook hier komt de Blueprint weer naar boven. Geen architect kan zonder een goede bouwtekening. Dit geldt ook voor events: de Blueprint zou het start- én het eindpunt moeten zijn van elk event.
Heb jij ondersteuning nodig bij jouw eigen Blueprint? Momice Agency helpt graag!
De eventmanager van de toekomst: de event architect
Het is duidelijk: er is een transitie nodig om events in de toekomst haalbaar en effectief te laten zijn. En dit is al gaande! Event managers hebben de skills om de boel bij elkaar te brengen en zorgen dat alle onderdelen op de juiste plek komen, hier zijn ze goed in. Meer betrokkenheid bij doelstellingen en inhoud is écht mogelijk. Event pro’s mogen meer vertrouwen hebben in zichzelf — en empowered worden om dit te doen. Trainingen als deze Masterclass dragen daaraan bij.
Momice organiseert regelmatig webinars, trainingen en Masterclasses voor event professionals. Je vindt het actuele overzicht op de Momice Academy. Wil je op de hoogte blijven? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief, dan ontvang je automatisch een uitnodiging!
Dit vind je misschien ook interessant
