Check-in & Badges

Momice Check-in & badges is een snelle, gemakkelijke manier om je bezoekers in te checken en labels voor naambadges te printen op locatie.

Lees hier hoe het precies werkt. 

 

Benodigdheden

Voor het inchecken van bezoekers maak je gebruik van de Momice Check-in app, die samenwerkt met de software van Momice. Scan met je eigen device de QR-code op het ticket van de bezoeker en er wordt direct een label geprint, die op de badge geplakt kan worden. Simpel, snel en veilig. Lees meer over hoe het werkt of bekijk direct wat je nodig hebt: 

Dit levert Momice

• Een Momice licentie
• De Momice Check-in app
• Labels voor in de printer
• Print credits om bezoekers in te kunnen checken
• Optioneel: badges & lanyards in gewenst design
  
  

Dit moet je zelf verzorgen (kan ook via Momice)

• Badges, clips en/of lanyards (ook te bestellen via Momice, in een ontwerp naar keuze) 
• Smartphone of tablet met minimaal 4G of stabiele wifi verbinding. Bijna alle mobiele devices zijn geschikt. Lees hier meer over specificaties. 
• Een Zebra ZD421D thermische printer met 203 dpi
• Tablethouder of -standaard voor Self check-in
• Je kunt ook complete sets huren bij Momice. Vul het formulier in voor meer informatie.
  
  

Printers

De Zebra ZD421D thermische printer is een mobiele printer met bluetooth verbinding. Hier worden de labels op gedrukt, die vervolgens op de badges worden geplakt door de bezoeker zelf, of door de host(ess). 

Afhankelijk van de inlooptijd en het aantal bezoekers bepaal je zelf hoeveel printers je nodig hebt. Om niets aan het toeval over te laten, raden we aan een back-up printer te kopen. Het is ook mogelijk om een Zebra-printer-set via Momice te huren. 

Labels

Afhankelijk van de hoeveelheid informatie kies je het label. Dit label heeft een witte achtergrond en een matte afwerking. De Momice software is ingesteld op 2 formaten:

• Standaard: 90mm x 40mm
  Voornaam, achternaam en extra veld (bijv. bedrijf of functie).
• Groot: 90mm x 65mm 
  Voornaam, achternaam, extra veld (bijv. bedrijf of functie) + QR-code*, te gebruiken voor scannen bij workshops en deelsessies.

*Deze QR-code is persoonsgebonden en wordt gegenereerd door Momice. Hij is dus alleen te scannen met de Momice Check-in app. 

Print credits

Print credits schaf je aan bij Momice voor € 1,- per stuk. Elke keer dat je een label print, wordt er één credit afgeschreven van je account (max 1 credit per deelnemer).

Koop je meer credits tegelijk, dan wordt de prijs per credit lager. Credits die je niet gebruikt, blijven gewoon geldig zolang je Momice-licentie loopt. Klik hier voor de staffel van de printcredits. 

Prijzen

In de lijst van benodigdheden hierboven kun je zien wat je nodig hebt voor on-site registratie met Momice. 

Alle prijzen zijn excl. BTW en eventuele verzendkosten.

Hardware

• Zebra printer (indicatief) € 300 p/s
• Rol met 1000 labels € 34,95 p/s
  
  

Software

• Momice Check-in app (incl. 5 scanposities: Gratis)
• Extra scanpositie*: € 50 per event 
• Onbeperkt aantal scanposities: € 350 per event

*De posities 'entrance' en 'exit' zijn standaard in gebruik bij elk event. Er zijn dus nog 3 posities vrij in te vullen voor bijvoorbeeld workshops of break-outs. Lees hier meer. 

Print credits & staffel

Print credits schaf je aan bij Momice. De kosten zijn € 1,- per ingecheckte bezoeker. Hoe meer credits je tegelijk aanschaft, hoe goedkoper het wordt: 

Momice design

• Logo en stijl van Momice  
• Standaard herbruikbaar 
• Inclusief lanyard voor slechts € 1 p/s  

 

Corporate design (meest gekozen)

• Voeg een corporate logo, kleur en slogan toe 
• Lanyard in kleur naar keuze met logo
• Design: € 180,00 (eenmalig per ontwerp)
• Kosten per badge/lanyard: vanaf € 1,08 p/s

Design op maat 

• Geheel de stijl van jouw organisatie of event 
• Lanyard in kleur naar keuze met logo
• Design: € 360,00 (eenmalig per ontwerp)
• Kosten per badge/lanyard: vanaf € 1,08 p/s

Levertijd en nabestellingen
Voor het maken van een corporate of custom lanyard en badge brengen we eenmalig ontwerpkosten in rekening, voor nabestellingen betaal je enkel de stuksprijs. Lanyards hebben een levertijd van 15 werkdagen na akkoord op het ontwerp. Voor badges is dit 10 werkdagen na akkoord op het ontwerp.

Ontwerpspecificaties

Wil je graag een eigen design aanleveren? Dat kan ook. Houd dan wel deze druk- en ontwerpspecificaties aan voor afmetingen en labels.

Huur een complete on-site registratieset

Je kunt bij Momice een complete set voor jouw on-site registratie huren. Met deze sets kun je bezoekers op locatie in- en uitchecken en ter plekke badges printen.

Small set | € 395,- p/dag*

• 200 - 300 bezoekers per uur
• 2 Zebra printers 
• 2 iPads
• 2 iPad-houders 
• 2 Rollen met labels 
• Exclusief badges & lanyards
• Exclusief print credits (va. € 1,- p.p.)
  
  

Medium set | € 545,- p/dag*

• 300 - 450 bezoekers per uur
• 3 Zebra printers 
• 3 iPads
• 3 iPad-houders 
• 3 Rollen met labels 
• Exclusief badges & lanyards
• Exclusief print credits (va. € 1,- p.p.)
  
  

Large set | € 695,- p/dag*

• 400 - 600 bezoekers per uur
• 4 Zebra printers 
• 4 iPads 
• 4 iPad-houders 
• 4 Rollen met labels 
• Exclusief badges & lanyards
• Exclusief print credits (va. € 1,- p.p.)

*Transportkosten niet inbegrepen. Prijzen zijn excl. BTW.

Huren of kopen?

Momice Check-in is een Do-It-Yourself oplossing voor on-site registratie. In eerste instantie kan het aantrekkelijk zijn om een printer-set te huren, maar met de aanschaf van eigen printers kun je op de lange termijn aanzienlijk kosten besparen.

Gemiddeld genomen heb je de investering in 3 tot 4 events terugverdiend. 

Uiteraard kun je er ook voor kiezen om zelf een aantal printers aan te schaffen, en voor grotere events printers bij te huren.

Om je te helpen een keuze te maken, hebben we het prijsverschil voor je uitgewerkt in een voorbeeld.

Workshops & deelsessies

Je kunt de Momice Check-in app ook gebruiken om je bezoekers op meerdere locaties of bij verschillende programmaonderdelen van het event in te checken. Denk aan workshops, break-outs of een diner.

Per event kun je de eerste 5 scanposities gratis instellen. De positities 'entrance' en 'exit' zijn standaard in gebruik voor het in- en uitchecken. In de gratis versie van Momice Check-in kun je dus nog 3 scanposities invullen. Wil je meer posities? Dat kan. De kosten zijn € 50 per scanpositie of € 350 voor onbeperkt aantal scanposities. 

Wil je hier gebruik van maken? Kies dan labels van groot formaat. Hierop verschijnt dan een persoonlijke QR-code voor elke deelnemer. Deze code kun je gebruiken om te scannen op een positie naar keuze. 

Wat kost het onderaan de streep

Het is fijn om te weten wat je onderaan de streep kwijt bent voor de hele on-site registratie, inclusief badges printen. Daarom hebben we 3 richtlijnen voor je berekend. Hierbij zijn we uitgegaan van: 

• Printcredits
• Huur printers, tablets & standaards
• Labels
• Badges
• Lanyards 
• Design (corporate)
• Transport

Bij 200 deelnemers: € 1144,- / € 5,72 p.p.*
Bij 300 deelnemers: € 1594,- / € 5,31 p.p.*
Bij 500 deelnemers: € 2360,- / € 4,72 p.p.*
Bij 1000 deelnemers: € 3885,- / € 3,89 p.p.*

*Let op: dit zijn richtlijnen. Prijzen kunnen variëren afhankelijk van de keuze voor type badge/lanyard, design en aantal deelnemers. 

 

Zo werkt het

Volg deze 7 stappen voor een soepele on-site registratie op jouw events: 

1. Koop een printer en labels

Momice Check-in werkt met een mobiele Zebra printer. Deze dien je zelf aan te schaffen. Met één printer kun je gemiddeld 100 tot 150 labels per uur printen, stem daarom het aantal printers af op het bezoekersaantal. De printer is klein, dus gemakkelijk op te bergen en bij een volgend event opnieuw te gebruiken.

2. Download de Momice Check-in app

Je vindt de Momice Check-in app in de Apple App of Google Play Store. Nadat je bent ingelogd met je event ID, maakt de Check-in app automatisch verbinding met de dichtstbijzijnde Zebra labelprinter. Bekijk vooraf de handige instructievideo zodat je direct aan de slag kunt.

3. Schaf print credits aan

Om labels te kunnen printen heb je Momice print credits nodig. Met 1 print credit kun je 1 bezoeker inchecken. De kosten van een print credit starten bij €1,- p/s. Hoe meer credits je koopt, hoe voordeliger het wordt. Bekijk hier de staffel. Voor het aanschaffen van print credits neem je contact op met Momice.

4. Stel de gegevens van de labels in

In de Momice Ticket Module kies je het type label en stel je in welke gegevens er op het label geprint worden. Je kunt kiezen uit twee type labels:

• Standaard: een label met 2 tekstregels voor basisgegevens als voornaam, achternaam, bedrijf en functie.
• Groot: een label met 2 tekstregels voor basisgegevens plus persoonlijke QR-code. Deze code kun je gebruiken om jouw bezoekers in te checken bij de ingang of verschillende programmaonderdelen.
  
  

5. Verstuur de e-tickets

Nodig je gasten uit via Momice en voeg de persoonlijke QR-code toe aan de registratiebevestiging.

6. Check bezoekers in op het event

Gebruik een smartphone of tablet om de QR-code op de e-tickets van je bezoekers te scannen. De bezoeker kan ook zelf de QR-code scannen (Self check-in).

7. Print en plak

De printer print direct na het scannen het label, dat op de badge van de bezoeker geplakt kan worden.

 

FAQ

Kan ik ook huren?

Je kunt complete sets voor de on-site registratie bij Momice huren. Een set bestaat uit een tablet, houder, printer en rol met labels - en is te huren in een koffer met 2 sets, 3 sets of 4 sets. Lees hier meer.

 

Kan ik het helemaal zelf doen?

Met Momice Check-in kun je zelf aan de slag. Bekijk de handige tutorial video en de stap-voor-stap instructie handleiding voor een snelle start. We raden je aan om software en hardware voorafgaand aan het event te testen, zodat je goed voorbereid aan de slag kunt gaan. Je kunt ook zelf labels en badges bestellen of printers aanschaffen in het Do-it-Yourself center. 

 

Kan ik ook alleen deelnemers inchecken?

Jazeker! Als je een Momice licentie hebt, kun je met de Momice Check-in app bezoekers op het event inchecken, ook als je geen labels wilt  printen. Met een host/hostess of dmv self check-in: je kunt het inchecken naar eigen wens inrichten. De Momice Check-in app is gratis te downloaden in de Apple App Store en Google Play Store.

 

Kan ik ook alleen badges / labels printen?

Om labels te printen voor op de badge van jouw bezoeker, zul je de bezoeker eerst met de Momice Check-in app moeten inchecken. Het label wordt geprint op het moment dat een e-ticket wordt gescand of de bezoeker door de organisatie handmatig wordt ingecheckt.

 

Hoe gaan jullie om met privacy / GDPR?

Registratiegegevens uit de Momice Check-in app worden niet opgeslagen in het geheugen van een smartphone of tablet. Zodra het event is afgelopen is kun je de toegang voor dit event weer sluiten vanuit de Momice Ticket Module. De registratiegegevens zijn dan niet langer toegankelijk voor gebruikers van de app. Om de app te gebruiken moet worden ingelogd met de unieke event-ID.

 

Moet ik de software van Momice afnemen?

De Momice Check-in app werkt in combinatie met de Momice software. Je hoeft niet het registratieproces met Momice te laten plaatsvinden om van de Check-in app gebruik te kunnen maken. Wel moet het e-ticket via de Momice software worden aangemaakt en verzonden worden naar de deelnemers.

 

Kan ik mijn eigen registratiesoftware gebruiken i.c.m. deze badge oplossing?

Ja, je kunt jouw eigen registratiesoftware gebruiken en inchecken of badges printen met Momice. Hiervoor moeten de registratiegegevens van jouw genodigden overgezet worden in de Momice software, om jouw gasten een e-ticket toe te sturen. Op locatie kun je de QR-code op dit e-ticket met de Momice Check-in app scannen en labels printen voor op de badges.

 

Kan ik mijn eigen badges / lanyards gebruiken?

Ja, je kunt eigen badges en lanyards gebruiken. Stem het formaat label af op de badge van jouw keuze. Je kunt ook badges en lanyards bij Momice laten ontwerpen en bedrukken. Lees hier meer. 

 

Kan ik mijn eigen labels gebruiken?

Nee, je kunt geen eigen labels gebruiken. De Momice software is afgesteld op een specifiek type label, dat speciaal voor Momice wordt gemaakt. Je kunt de labels per rol van 1000 stuks bij Momice kopen.

 

Wat zijn de voordelen van kopen en huren?

Momice Check-in is een Do-it-Yourself oplossing voor on-site registratie. In eerste instantie kan het aantrekkelijk zijn om een printer-set te huren, maar met de aanschaf van eigen printers kun je op de lange termijn aanzienlijk kosten besparen. Uiteraard kun je er ook voor kiezen om zelf een aantal printers aan te schaffen, en voor grotere events printers bij te huren. Lees hier meer.

 

Wat kost inchecken?

De Check-in app is gratis te gebruiken voor Momice-klanten. Voor het inchecken zonder het printen van een persoonlijk label brengt Momice geen kosten in rekening. Je kunt tot en met vijf posities instellen om bezoekers in te checken - bijvoorbeeld bij de entree en verschillende workshops. Het toevoegen van extra posities (>5) kun je per event bij Momice aanvragen.

 

Is Check-in inbegrepen bij de Momice licentie?

Het inchecken van bezoekers met de Momice Check-in app is standaard inbegrepen bij een licentie van Momice - je betaalt hiervoor niets extra. Om labels te printen heb je print credits nodig, deze kun je op ieder moment bij Momice inkopen.

 

Wat kost badge printen?

Om labels te kunnen printen heb je Momice print credits nodig. De kosten van een print credit zijn € 1 p/s. Met 1 print credit kun je 1 bezoeker inchecken en het persoonlijke label printen. Neem contact op met Momice, laat weten hoeveel bezoekers je verwacht en dan stellen wij de print credits in op je account.

 

Kan ik mijn overgebleven print credits bewaren voor het volgende event?

Ja, de print credits die je bij het ene event overhoudt, kun je bij het volgende event weer inzetten. Print credits zijn niet gebonden aan een specifiek event, maar aan het saldo op je account. Per ingecheckte bezoeker wordt er één print credit van jouw saldo afgeschreven.

 

Wat kan ik op het label zetten?

Je kunt kiezen uit twee formaten: klein en groot.

• Klein: drie tekstregels: voornaam & achternaam en twee regels vrij in te delen. 
• Groot: drie tekstregels: voornaam & achternaam en twee regels vrij in te delen + QR-code.
  
  

Kan ik het programma op het label zetten?

In het 2e tekstveld kun je een enkele workshop of sessie tonen. Heeft jouw event meerdere workshops, dan kun je gebruik maken van de persoonlijke pagina; met het programma, de gekozen workshops en het e-ticket. Dit programma is volledig digitaal, zodat jij als organisator tot op de laatste minuut wijzigingen kunt doorvoeren - ook tijdens het event. De link naar de persoonlijke pagina kun je toevoegen aan de bevestigingsmail of een update mail naar je deelnemers.

 

Hoe gaat de Check-in app om met lange namen?

De Momice Check-in app past de grootte van de letters aan zodat de naam altijd volledig op het label geprint kan worden. Bij lange namen is het lettertype dus iets kleiner, maar nog steeds goed leesbaar.

 

Kan ik andere printers gebruiken?

De Momice Check-in app kun je enkel koppelen aan de Zebra ZD420D en ZD421D printer. Een printer van een ander merk of met andere eigenschappen is niet geschikt. Alle specificaties vind je terug in de Momice Check-in handleiding.

 

Werkt Momice Check-in op iedere tablet of smartphone?

De Momice Check-in app werkt met een groot aantal smartphones en tablets van diverse merken. We kunnen je helpen bij het selecteren van het juiste apparaat, maar in het kort zijn dit de belangrijkste criteria: een up-to-date besturingssysteem, goede verbindingsmogelijkheden (ondersteunt 4G en Bluetooth 5.0), een scherpe camera van minimaal 5 megapixels en een uitstekende batterijduur.

 

Kan ik meerdere devices aan 1 printer koppelen?

Per printer kun je maximaal één smartphone of tablet draadloos verbinden. Zo weet je exact uit welke printer het label komt rollen.